はじめに
今回は現在多くの企業が使用しているコピー機のカウンター料金とリース契約に関して説明をさせていただきます。
コピー機や複合機は企業になくてはならない機械ですが、その契約形態をあまり理解されていない方も多いのではないでしょうか？
コピー機の契約形態を知らずに契約してしまうと実は損をしてしまう可能性もあります。
そうならないためにもぜひこの記事を参考にして頂きたいです。
今回はカウンター料金とはどういう契約なのか、リース契約とはどう違うのかなどを解説させていただきますので、ぜひ最後までご覧ください。
それではまずはじめに一体どういう契約なのかについて具体的に説明をしていきますね。
カウンター料金とはどういう契約なのか？
コピー機では、リース契約や現金購入する際に「カウンター料金」というものが発生します。
カウンター料金とはコピー機・複合機を利用する際に紙を印刷したらカウントされる料金です。
印刷をするとコピー機内の機械が印刷を検知し「印刷１枚あたり」に金額が発生し月に請求が来るような仕組みになります。
つまり、コピー機を使用するたびに毎回カウンター料金が発生するという仕組みになります。
設定されているカウンター料金を気にせず印刷を多く行ってしまうと、１ヶ月に1回来る請求が予想以上の金額になる可能性があるため注意が必要です。
１枚に1文字印刷しても、びっしり印刷しても、ミスプリントを印刷しても印刷料金は同じく発生してしまうので、無駄のない利用を心がけましょう。
カウンター料金の一般的な金額として
・モノクロ・・・1.8円
・カラー・・・15~25円
・最低プリント料金・・・800円〜2000円
上記の料金が参考目安になります。
一方で、カウンター料金の中には「最低プリント料金」という設定料金が存在します。
モノクロ料金やカラー料金とは他に設定されている料金です。
「最低プリント料金」とは月に最低限発生する料金のことです。
例えば最低プリント料金が「1200円」という設定がされていて、モノクロ料金とカラー料金を合計すると「1100円」だったとします。
この場合は最低プリント料金より合計金額が低いためカウンター料金は「1200円」になります。
しかし、モノクロ料金とカラー料金を合計して「1500円」だった場合は「1500円」がカウンター料金として発生します。
以上が「最低プリント料金」の説明になります。
カウンター料金と併用してコピー機にはリース料金も発生します（リース契約で購入した企業のみ）。
月に２つの請求が上がって、心配になる企業も多いかもしれませんが、リース契約は本体の料金、カウンター料金は印刷するたびにかかる料金です。
コピー機をリース契約で使用する際は、「リース料金」と「カウンター料金」の２つの費用が発生するので覚えておきましょう。
それでは次のところではカウンター料金の保守契約について詳しく解説をしていきたいと思います。
カウンター料金の保守契約とは？
コピー機を購入する際には本体金額のリース契約とは別に、カウンター料金という料金が発生することは説明をしてきました。
またカウンター料金の中には修理や、アフターフォロー、メンテナンスも含まれているため、カウンター料金を支払っていれば保守契約を受けることができます。
カウンター料金には保守契約の他にトナー代も含まれており、トナー残量が残り少なくなれば機械が自動で検知してトナーを発送してくれるのです。
また、他の契約形態としてキット保守契約という別の契約形態も存在します。
あまり認知はされていない契約形態ですが、キット保守とはカウンター料金と修理費は発生しないですが、トナーが無くなるたびに購入する必要がある契約形態になります。
月の印刷枚数があまり多くない企業に向いている契約形態です。
一般的にはカウンター料金での保守契約が主流となりますが、次のところではカウンター料金のメリットとデメリットを話していきます。
カウンター保守契約のメリットとデメリット
一般的なコピー機や複合機を使用していると発生するカウンタ保守契約のメリットとデメリットを解説していきます。
メリット
- コピー機は精密機械のため故障などが起こる場合もあるが、突発的に発生した修理費などの費用はカウンター保守契約で対応できるため無償
- コピー機を交換する際に、月の印刷枚数が多ければカウンター料金が安くなる可能性がある
- トナー残量が少なくなってきたことをコピー機が自動検知し、無料で届けてくれる。トナー本体の料金も無料
- 月の印刷枚数はコピー機のメーカーが月ごとに集計しているため、次回の更新時などに最適な契約料金へ変更が可能
デメリット
- 印刷枚数を気にせず大量に印刷してしますと高額になってしまう
- 印刷枚数が少ない月でも「最低プリント料金」で設定していた金額が発生してしまう
- 印刷をする頻度や枚数が少ない企業だとカウンター料金の保守契約は損になってします可能性がある
コピー機は現在どこの企業でも使用されていますが、紙を印刷する頻度が極端に少ないところだとデメリットの方が多くなるようです。
印刷する枚数や、カウンター料金の金額を考慮してコピー機を使用することが大切です。
カウンター料金保守を契約する際の注意点とは
カウンター保守料金を検討する上で１番重要なことは料金です。
月に印刷する枚数が多ければ多いほどカウンター料金は高くなります。
しかし、月に印刷する枚数が少ないのにカウンター料金が高いと損をしている可能性が高いです。
その上で、料金だけに目を向けるのではなく保守の内容にも目を向けましょう。
カウンター料金が相場より大幅に安い場合はその後のフォロー体制に懸念がある可能性があります。
料金にだけ目を向けるのではなく、フォロー体制は問題ないか、メンテナンスなどのアフターケアは充実しているかなどをしっかり検討して契約しましょう。
終わりに
コピー機を使用しているお客様に必ず発生しているカウンター料金に関して説明させていただきました。
月に印刷する紙の枚数に応じて料金の変動がある契約形態ですが、その中で保守契約も結べるお得な契約形態だと思います。
しかし、その契約形態でも自身の会社での印刷枚数をしっかり把握しなければ損をする可能性があります。
今回の記事を参考にお得なプランを模索してみてください。
最後まで読んでいただきありがとうございます。
