はじめに
多くのオフィスではコピー機や複合機、またはプリンターのいずれかを使い分けていると思います。
ひょっとしたら3種類全部使って日々の業務に当たっているかもしれませんね。
ただこれらって何となく出来ることは似通っていて、どのタイプがどういったシーンには最適だという判断が難しいと思います。
そしてこれらには業務用だけではなく、家庭用の機種も存在しているので更に混乱をしてしまうかもしれません。
そんな人のためにも今回は3機種の違いと、更に加えて家庭用と業務用の違いについても解説をして行きますので最後まで読んでみて下さい。
それではまずはじめにコピー機、複合機、プリンターの違いについて解説をして行きます。
コピー機とは？
元々コピー（copy）は写し、複写をするといった意味となります。
昔は複写機とも呼ばれていましたが、今となってはコピー機と呼ばれることが普通です。
一般的なコピー機は、ガラス面（スキャナー）に原稿を置いてスイッチを「ポチッ」と押すと原稿と同じ書面が印刷されます。
要するに、原稿を画像として認識し、複写する機能を備えているのがコピー機の位置付けです。
プリンターとは？
プリンターは通常単独で使うことはなく、パソコンに接続して使う機械です。
簡単に言いますと、パソコン上で作成した文書や資料などのデータを転送し、紙に印刷する事務機器がプリンターとなる。
そしてパソコンだけではなく、タブレット、スマートフォンなどに保存されたデータを印刷することも出来ます。
一方で、プリンターに関しては構造がシンプルなため印刷速度が速いです。
その結果、印刷が込み合う時間帯の待ち時間が減り、オフィスでの業務効率を上げることが出来ます。
またプリンターには印刷する機能しか搭載されていないため、様々な機能が付いている複合機に比べるとかなり低価格です。
そのためスキャナーやFAXを使わないオフィスワーカーにとっては導入時の費用をグッと抑えることができます。
更に構造がシンプルなため、一般的に軽くてお手入れが簡単であることが理由で幅広い層の人に使われているのが現状です。
複合機とは？
複合機についてはコピー機とプリンター双方の機能が備えられていて、なおかつ業務で使用するにあたって便利な機能がついたOA機器です。
一般的ある機能はこんな感じです。
- コピー機能
- プリンター機能
- ファックス機能
- スキャナー機能
これら機能が一つにまとまっているから、それぞれを別に購入しなくてもよいため、オフィスのスペースを有効活用することができます。
更に複合機の機能はオフィスのニーズに対応し近年ますます機能が進化し続けている。
例えばスキャンした画像から文字を認識し、ドキュメントデータに変換できる機種も出て来ています。
一方で、複合機とコピー機の外見は似ていますが、オフィスではコピー機以上にスペックが優秀です。
しかしながら定義上は明確な違いがあるコピー機、プリンター、複合機ですが、一般的な認識は曖昧かもしれません。
複合機を指してコピー機という呼ぶオフィスもあれば、その逆もしかりでコピー機と呼んで複合機を指す人もいます。
そして結論ですが、何となくの認識としては「コピー機=複合機」と考えても問題はないと思います。
それでは次のところでは家庭用と業務用の違いについて説明をして行きますね。
家庭用と業務用の違いとは？
まずは初期コストについてですが、家庭用の方が業務用より機能が少ない分、初期コストの面では安くなります。
でもランニングコストを視野に入れてしまうと、業務用のほうが結果的にコスパが良くなるケースがあるため注意が必要です。
家庭用について
家庭用の小さなプリンターは多くの場合がインクジェット式となります。
インクジェット式の特徴としては、例えば写真をプリントしたい場合、インクジェット式の方が美しく綺麗に印刷できます。
この理由は家庭用のプリンターが写真を印刷することを目的として作られているからです。
またカラーコピーも家庭用のインクジェットの方が向いていると言えます。
ただし一点だけ注意点があり、家庭用のインクジェット式プリンターは、水に濡れるとインクが滲む、日光で色あせてしまうといったデメリットがあるので注意が必要。
反対に業務用はトナー(インク)を使用するレーザープリント式が一般的であり、滲みに強くどちらかというと写真ではなく書類を大量印刷する目的で作られています。
業務用について
業務用はレーザープリント式です。
特徴としましては、前述しましたが大量のビジネス文書の効率的なコピーに長けています。
スピードが速く、大容量に給紙出来たり、表裏プリントも自動ですることができますのでビジネスに向いている。
またコピーサイズも、家庭用はA4までしか印刷できないものが多いですが、業務用はA3サイズまで対応しています。
つまり、いかに効率的によりスピーディーに大量印刷ができるかが追求されているものがレーザープリント式です。
そのため業務用に関しては、家庭用とは比べ物にならないくらい頑強な作りになっています。
更に、ICカード式の本人確認認証システムや、拡大・縮小コピーする際に画面で事前に印刷の仕上がりを確認できるといった機能もついている機種があり便利です。
そしてこういった追加機能はこれからもどんどん進化をしていく流れとなっています。
それでは次のところでコスパについて見ていきます。
コスパについて
家庭用はインクジェット式なので、写真や画像を印刷する際にはインクも大量に使うことになります。
そのためインクの減りがものすごく早く、インクがなくなるごとにその都度インクのみを購入しなくてはならない。
一方で、業務用のレーザープリント式の場合はリース契約やレンタル契約をしてしまえば、保守契約にも加入するためトナー自体は無料で使い放題です。
そしてどんなに文字の多い文書でも、写真でも枚数に応じて同じ料金となります。
そのため月に印刷をする枚数が少なく、写真や画像をより美しく印刷したい場合は家庭用がお勧めです。
反対に1ヵ月に1000枚を超えるなど大量に印刷をする場合は業務用の方がコスパが良くなるのではないでしょうか。
終わりに
さてここまで、コピー機や複合機、プリンターの使い分け方と家庭用と業務用の違いをそれぞれ解説してきましたがいかがだったでしょうか？
コピー機や複合機については呼び方が曖昧で、複合機をコピー機と読んでいるケースが多いかもしれません。
ただプリンターについてはプリンターと正しく呼んでいるケースが多いみたいです。
また家庭用と業務用に関しては印刷枚数が多ければ業務用がお得で、少ないならば家庭用を使うことがベストです。
そのため自分たちがどれくらい月に印刷するかを念頭に置きながら、それぞれ使い分けると良いのではと感じます。
最終的にはコスパ良くコピー機や複合機、プリンターを使えれば良いと思いますので、まずは使用状況の把握に努めて頂けたら幸いです。
そんな中、コスパ良く使いたいのならばコピー機や複合機のレンタルサービスがお得かもしれません。
ここにコピー機や複合機レンタル上位3社をまとめておきましたので興味がある人は読んでみて下さい。
今回の記事が何かの参考になれば幸いです。
最後まで読んで頂きありがとうございました。
