はじめに
もはやどこのオフィスにも置いてあるコピー機や複合機の機能をご存知でしょうか？
「PCコンテンツをプリントアウトできる？？」
「印刷したいものを複写出来る？？」
それ以外にも実はあるのですが、あまり知らない人が多いようです。
そのような人たちの疑問を解消するために、今回はコピー機や複合機で出来る機能について徹底解説していきます。
今回の記事を読んで頂き、コピー機や複合機を最大限に利用しながら業務の効率化を計って頂けたら幸いです。
それでは早速はじめていきますが、まずはコピー機と複合機の区分についてから説明を致します。
コピー機＝複合機？？
あまりOA機器について詳しく知らない総務部以外の方は複合機をコピー機と読んでいます。
厳密に言いますと、複合機とはコピー（複写）機能、プリントアウト、FAX、スキャン機能を同時に持ち合わせている機械です。
これを複合機というのですが、あまり詳しくない人はコピー機と読んでいる人が多い。
すなわち、コピー機＝複合機と考えている人たちですね。
オフィスにもよりますが、大体７割ぐらいの社員がそう思い、知らず知らずに複合機をコピー機と思って使っている。
でもそれについては個人的には問題ないと思います。
大事なことは呼び方ではなく、複合機が持っている機能だからです。
そしてここからはそんなコピー機や複合機が持ち合わせている機能について詳しく解説をしていきます。
コピー（複写）機能
企画書や設計図、またはチラシなどの社内資料を複数枚複写する機能のことを指します。
このコピー機能については、プリント機能と同じくらい利用頻度の高い機能です。
他方で、コンビニなどにあるマルチ複合機で大量の印刷をしようとすると困ってしまうことがあります。
それは何度も何度も紙を入れ替えなければならないことです。
このような時は、ADF（自動紙送り機）というオプションをオフィスの複合機に付けるとベターかもしれない。
そうすることで、自動で紙を送ってくれた後にコピーをしてくれます。
このADF機能は大量にコピーをする際、紙をセットするだけで自動的にコピーをしてくれますのでぜひ活用をしてみて下さい。
プリントアウト機能
この機能の代表的なOA機器はプリンターです。
文字通り、紙に文字や写真をプリント(印刷)する機能を指しますが、一番利用頻度の高い機能かもしれません。
見積書や提案書などをお客様へ提出する資料はもちろんのこと、建築図面や写真などをプリントしてくれます。
ただ一点注意が必要なこととしては、コピー機や複合機のスペックにより印刷出来るスピードが変わってくることです。
これについては1分間に印刷出来るスピードが基準となっていて、印刷出来る枚数が多ければ多いほど本体料金が高くなる。
それゆえに印刷枚数があまり多くないオフィスは、そこら辺の兼ね合いも見定めて複合機を選ぶ必要が出てくるはずです。
スキャン機能
紙などをPCなどに電子データとして取り込める機能のことを指しますが、近年オフィスでの需要が高まっています。
なぜならばオンラインの時代になってきていて、印刷物を介してビジネスを行うことが少なくなってきているからです。
すなわち用紙に直接書き込んだ文字や押印したものをPCに取り込み、それをデータとして取り扱うことが主流となっている。
その結果、書類の電子化を後押しして、大量の印刷物をコンパクトにまとめる働きを担っているのです。
更にコピー機能と同じくADFのオプションを付けると、業務効率の向上に繋がりますので必要ならば試してみてください。
FAX機能
この機能については誰でもご存知だと思いますが、FAXの受信送信をする機能のことを指します。
メールでのやり取りが普及した現在でも注文書の送付などでFAXを利用されている会社は多いのではないでしょうか。
そんな中、受信したFAXを指定したメールアドレスに送信する「ペーパーレスFAX」という機能が注目されています。
この機能は外出先でもFAXを見ることができるためとても便利な機能です。
お客さんが注文書を会社にFAXしたという時に、ペーパーレスFAX機能があれば外出先からそれを確認することができます。
それをいち早く確認することで、発注の手配などに必要な社内フローを効率良くこなすことが出来るため注目されている。
こういった機能がコピー機や複合機に備わっているため、使わないという選択肢はないのではと感じています。
終わりに
さてここまで、オフィスにどうしても必要なコピー機や複合機の出来ることについて徹底解説してきましたがいかがだったでしょうか？
まとめると複合機には以下4つの機能があります。
- コピー（複写）機能
- プリントアウト機能
- スキャン機能
- FAX機能
これらの機能はどれも使用頻度が高く、オフィスでの業務効率化においては外せない機能となっています。
そのような機能をコピー機や複合機一つのユニットで完結出来てしまうため、非常に便利な時代だなと個人的には思っている。
一方で、一番大事なこととしてはこれらのOA機器を最高のコスパ状態で使うことだと思います。
コスパ良い状態で使うことの意味としては、月々の運用費を必要最低限に抑えることに尽きるのです。
それが達成できる最善の方法こそが、コピー機や複合機のレンタルサービスになるのではないでしょうか？
レンタルサービスならばなんと月々の料金が3000円から運用が可能なのです。
そんなコスパの良いレンタルサービスにつきましては下記の記事でまとめましたのでご参照ください。
今回の記事が何かの参考になれば幸いです。
最後まで読んで頂きありがとうございました。
