複合機を導入したいと思っているものの、機種も契約も多すぎてどうやって選べばいいかわからない！とお困りではありませんか？
今回はそんな複合機選びの際に考えるべき4つのポイントについてお話します。
一つずつ抑えていけば必要な複合機がきっと見えてきますので、是非最後まで確認してみてくださいね。
料金
みなさんが最も気になるものとしては、やはり料金ではないでしょうか。
複合機を導入する際、新規で購入するにしてもリースで借りる形にしてもある程度大きな予算が必要になります。
まずは複合機を導入する際に実際にどういったところにコストがかかるのかについて確認しておきましょう。
複合機にかかるコストとしては、ズバリ「本体料金」と「ランニングコスト」の2つがあげられます。
本体料金については新規購入や中古品購入のほか、レンタル契約やリース契約といった複合機を借り入れて月々支払うといった支払い方法があります。
ランニングコストには用紙やトナーなどの消耗品代、メンテナンス代が含まれますが、これはどういった保守契約を結ぶかによって変わります。
なぜなら、保守契約の形態によってはそういった消耗品代やメンテナンス代が月額料金に含まれていることがあるからです。
またこれらに加えて、購入や契約内容によっては設置設定費などの初期費用がかかる場合もあります。
複合機にかかるコストはよく携帯電話の料金にたとえられますが、まさに携帯電話の「本体料金」と「月額料金」の関係でイメージしていただくと良いでしょう。
複合機にかかるコストについてイメージが出来たところで、実際に機種を選んでいきます。
続けて以下に機種選びの際に考えるポイントをご紹介していきますので、一つずつ確認していきましょう。
印刷速度
機種選びの際にはじめに抑えておくべきポイントとしては、まずは印刷速度があげられます。
複合機はコピーだけでなくプリント、FAX、そしてスキャンと複数の機能を持ちますが、そのほとんどで印刷するという動作はついてきますから、どれだけ早く印刷出来るかという点が非常に重要になります。
とは言っても、特に初めて複合機を導入する際など必要な印刷速度がわからない場合があるかと思います。
そこで一度「月間の印刷枚数」を算出してみることをオススメします。
月間印刷枚数は「1日の印刷枚数×月の営業日数」で計算出来ます。
この時、繁忙期などで平常時よりも印刷枚数が急増する可能性がある場合は、その点も考慮して印刷枚数を算出するようにしましょう。
まずは月間印刷枚数から必要な印刷速度を割り出し、求めている性能を持つ機種の相場がどれくらいになるのかを確認しましょう。
画質やオプション機能
印刷速度から大体の機種が見えてきたら、今度はその他の性能をどこまで求めるのかについて考えましょう。
正直なところ文字を印刷するなど基本的な場面において現在の主要メーカーの間で画質にそこまで大きな差は見受けられませんが、富士ゼロックスが画質の良さでは定評があります。ただし性能が良い分料金も高くなりますので、その点は注意が必要です。
その他の機能面としては対応している用紙の種類やホチキス留めなど仕上げ機能、クラウド連携などがあげられます。
導入してから「必要な機能がなくて困った」「高い費用を払っているがこんな機能まで必要ない」とならないように、こちらは注意深く確認しましょう。
保守契約
ここまでの項目で「本体価格」について見えてきたら、「ランニングコスト」についても考えてみましょう。ランニングコストを決定づけるものは「保守契約」になります。
先ほどランニングコストには消耗品代やメンテナンス代が含まれるとお話しましたが、どういった保守契約を結ぶかによってこれらが月額料金に含まれるか都度必要になるのかが分かれます。
また使用頻度も高く精密機械である複合機は故障のリスクが高く、その際に保守契約によって「どれだけ早く」「どこまで見てくれるのか」が大きく変わります。
ランニングコストを考える上で重要であるのはもちろんのこと、トラブルの際にすぐ直してもらえず業務自体が止まってしまうということにならないよう、保守契約についても予算と相談しながら慎重に考える必要があるでしょう。
まとめ
今回は複合機選びの際に考えるべき4つのポイントについてお話しました。
まとめると以下のようになります。
1.まずは複合機にかかる料金を把握する(本体料金+ランニングコスト)
2.印刷速度に基づき、必要な機種の価格を確認する
3.その上でさらに必要な機能から機種を絞り込む
4.ランニングコストと保守範囲を考慮して保守契約を選ぶ
今回で複合機導入にかかるコストと複合機選びの際に考えるポイントについてイメージ出来たのではないかと思います。
メーカーも機種も多く理想の1台を見つけるのが難しい複合機ですが、これらのポイントのどこに重きを置くのか考えながら予算と用途に合った複合機を探してみてくださいね。
