コピー機には、さまざまな便利機能が用意されています。
その機種に標準で搭載されている機能もあれば、オプションを購入することで使用できるようになる機能もあります。
「こんな機能もあったのか！」と後になって知るよりも、導入前に知っておいたほうが機種選択もスムーズになり、便利に使えることでしょう。
また、標準装備で使える機能については、知らなかったものがあれば是非活用してみてください。業務に役立ちそうなオプションがあれば、導入を検討してみても良いかもしれませんね。
標準でもこんな機能がある
全ての機種ではありませんが、多くの機種では標準でもこうした機能を備えています。
コピーと印刷以外はあまり使ったことが無い、という方もいらっしゃるとは思いますが、もしも気になる機能があれば利用してみてください。
・集約原稿
複数の原稿を、1枚の用紙に集約して印刷する機能です。1枚の紙に印刷するので、サイズは縮小されますが、用紙の節約に役立ちます。
・混載原稿
Ａ４とＡ５など、サイズの異なる原稿を、一度にコピーすることができます。それぞれ元のサイズで印刷する、すべて同じサイズに印刷するなどの指定もできます。
・ソート機能
複数の資料を作る際に便利な機能です。従来は各ページをそれぞれ印刷しきってから次のページの印刷が始まりましたが、ソート機能を使えば、１ページ～最終ページの順に印刷して、終わったらまた1ページから最終ページを印刷します。印刷されたものを分ければ、そのまま配布用の資料になります。
・地紋印字印刷
地紋印字を設定して印刷すると、背景に隠れた文字が埋め込まれます。これをコピーすると地紋印字が浮かび上がるので、不正コピーの防止に役立ちます。
・インターネットＦＡＸ
インターネットからＦＡＸの送受信ができる機能です。機種によっては、ＦＡＸを自動でメールに転送してくれる機能がある物もあります。
・クラウド連携機能
最新の機種では、複合機とクラウドの連携機能を搭載した物があります。できることは機種によっても違いますが、オフィスにいなくてもクラウドを介して印刷できる、オフィスでスキャンしたデータを外出先から閲覧できるなど、さまざまです。
オプション追加で使えるようになる機能
オプションは、内部オプションと外部オプションのふたつに分けることができます。文字通り、内部オプションは本体内部に組み込むもの、外部オプションは外部に取り付けるものです。
オプションの追加には費用がかかりますので、自社に必要な機能であるかよく検討してから導入しましょう。
【外部オプション】
・フィニッシャー
自動でホチキス止めをして、製本作業をしてくれる機能です。資料を印刷して製本する、ということが多い場合には、導入がおすすめです。
・給紙カセット
コピー機・複合機にもともとついている給紙トレーは１つか２つですが、数種類の用紙を使う場合や、大量の用紙を使用する場合には、足りません。オプションの給紙カセットを導入することで、より多くの種類、量の用紙を備え付けておくことができます。
・ＩＣカードリーダー
ＩＣカードリーダーを導入することで、ＩＣカードによる認証ができるようになります。コピー機・複合機を特定の人間だけが使用できるように設定すれば、部外者が使用できなくなり、セキュリティ強化につながります。
・物理テンキー
最近では、多くのモデルの操作パネルでタッチパネルを採用していますが、タッチパネルだけでは操作がしにくい、という場合、物理テンキーを追加できる機種があります。
【内部オプション】
・メモリ増設
コピー機・複合機の処理能力が追い付かない場合には、メモリ増設ができます。大容量のデータも、よりパワフルに処理できるようになります。
・無線ＬＡＮ機能
事業所内のネットワークに無線で接続できるようになります。最近では、標準機能として搭載している機種も増えてきています。
・追加ソフトウェア
メーカーによっては、有料でソフトウェアの追加ができる機種があります。特定の業務に特化したソフト、さまざま機能追加ができます。
・ＯＣＲ
手書き文字を読み取って、デジタル文字にしてくれる機能です。手書き文字を打ち込むような作業がある場合、その手間を省くことができます。
まとめ
コピー機・複合機の便利な機能やオプションをご紹介しました。
ご紹介した機能・オプションは、すべてのコピー機・複合機にあるものではなく、どのような機能やオプションがあるかは、メーカーや機種によって異なります。
業務の内容によっては「こんな機能が欲しかった」という機能もあるかもしれません。
コピー機・複合機をすでに導入済みでしたら、現在お使いの機種の取扱説明書やカタログを確認してみてください。これまで使っていなかった、便利な機能を搭載しているかもしれません。
ただコピーや印刷をするだけではなく、搭載されているプラスアルファの機能を使いこなすことで、コピー機・複合機は、業務効率化のための更に力強い味方になってくれることでしょう。
