コピー機や複合機の認証装置(ICカードタイプ) は、ICカードを読取ることでユーザー認証を行うシステムのことです。
それにより登録されたICカードによる認証で、ログインやプリントジョブの印刷を行うことができます。
またセキュリティー強化などメリットも多く、近年このICカード認証機能は注目されています。
とはいえ、新しいシステムの為、どのようなものかわからないため不安になっている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そこで今回は、コピー機や複合機におけるICカード認証装置の解説を、２つのメリットと共にお伝えしていきます。
複合機のICカード認証装置がよくわからない、または検討をしてみた人がいたらぜひ最後までお読みになって下さい。
この記事のポイント
- ICカード認証装置の概要
- ICカード認証装置を搭載するメリット
ICカード認証装置って何？
仕組みはこうです。
PCから出力指示を出したデータがあるとします。
それを印刷する際に複合機にICカードをかざすことで初めて出力がなされ、印刷が実行されます。
つまりICカードが無いと、そのデータは印刷出来ない。という機能です。
多くの企業で使用される社員証などのICカードとほぼ同じような機能と考えてみて下さい。
ほとんどの複合機メーカーは、そのまま紐づけることが可能なため、新しくICカードを発行する必要がないかもしれません。
ICカード認証の設定は、サーバーにデータを共有しています。
そのため認証装置が搭載されているコピー機や複合機であれば、どの機器からでも出力が可能というわけです。
もし会議室にも認証装置が搭載された複合機があれば、そこから出力することで資料を持ち運ぶ手間を省けたりもします。
とはいえ、一般的な複合機にこのICカード認証装置は搭載されてません。
オプションとして扱われますので、複合機本体とは別に料金を支払い導入する必要があります。
ICカード認証装置のメリットを２つご紹介
複合機に搭載することで得られるメリットは、大きく分けて２つあります。
メリット１:情報漏洩を防ぐ
情報漏洩はPCからだけではありません。
実は紙媒体から、という事も少なくないのです。
PCから情報漏洩があれば、ログが残りますので原因や問題を突き止めて改善することも可能ですよね。
ところが、機密情報が印刷または記録された書類を紙の状態で社外に持ち出されたら、誰がいつ持ち出したのか、その追跡は非常に困難です。
また、ICカードはユーザーやカテゴリごとの制限をかけることもできます。
社員とアルバイトでは扱う情報も変わってきますよね。
ICカードの権限を設定すれば、コピーだけの利用、またはそれ以外の機能などに分けて制限できます。
内部データの出力を社員のみの権限にするなど、セキュリティを強化も可能です。
もちろん、ICカードを所持しない外部の人間による出力も防げますよね。
誰がどの機能を使用でき、どのデータを扱えるのか明確になりますので、情報漏洩の防止に役立つというわけです。
メリット２:用紙などコストの削減になる
ICカード認証を使えば、その都度カードをかざしての印刷になるので、放置や取り忘れを防止できます。
同時に、その場で確認することで出力指示のキャンセルも可能ですので、ミスが減少することでしょう。
さらに用紙のムダも無くなりますし、処理の手間やシュレッダー費用も抑えられるかと思います。
コピー機や複合機にICカード認証を搭載すれば、大切な時間とコストも削減できるというわけです。
情報漏洩の防止とコストの削減を実現！
情報の流出は近年、各業界で様々な問題として取り上げられています。
あってはならない事として、どの事業者様も取り組まれておられるのではないでしょうか。
お伝えした通り、紙の状態での流出は特に追跡が困難で、発覚が遅れるケースも多いと聞きます。
一方で、このICカード認証装置を導入することで、情報漏洩のみならず不要な印刷やミスが減り、コスト削減にも貢献します。
そのため重要な情報を扱う場面の多い複合機には、ぜひこのICカード認証装置を搭載して、強固なセキュリティ対策を取ってみてはいかがでしょうか？
最後に
ここまでコピー機や複合機のICカード認証装置について話して来ましたがいかがだったでしょうか。
またICカード認証装置の概要と、そのメリットについてもご理解いただけたかと思います。
今の時代では情報漏洩問題が社会現象となってしまっています。
そんな問題の対策のためのもコピー機や複合機のICカード認証装置はとても有効的です。
そのためまだこの機能を有効化していない事業者様はぜひ前向きに検討をしてみて下さい。
一方で、コピー機や複合機のICカード認証装機能以外にも充実したオプションはたくさんあります。
それに加えて複合機のコスパがMAXになる運用方法なども各事業者様向けに細かくご案内が可能です。
そういったコピー機や複合機のイロハを30分無料相談にてお伝えしていますのでぜひ試してみて下さい。
それでは最後までお読み頂き、ありがとうございました。
