- はじめに
- そもそもカウンター料金とは？？
- カウンター料金のメリットとデメリット
- カウンター料金は印刷枚数を把握した上で契約するべき
- 料金計算の違いと相場金額
- カウンター料金の定額・無料サービスの落とし穴とは
- 中古のコピー機や複合機のカウンター料金はどうなっている？
- 終わりに
はじめに
現在、ほとんどの企業がオフィスで使っているOA機器といえば何でしょう？
そうです、コピー機や複合機です笑。
でも、これらコピー機や複合機の契約に関しては、何となくしか知らない方も多いのではないでしょうか。
ポイントとして、コピー機や複合機を購入する際には、現金かリース契約を選択することができます。
その中で、複合機は主にリース契約で購入される方が圧倒的に多いです。
一方で、リース契約でコピー機や複合機を契約する際に、リース契約の他に別の契約も同時に発生することをご存知でしょうか？
それはリース契約とは別の契約であり「カウンター料金」という契約です。
家庭などで使用する一般的なプリンターにはカウンター料金は発生しません。
そのため、初めて聞く方も多いかもしれません。
でも、コピー機や複合機を契約する際は必ずカウンター料金が発生するため知識をつけておいて損はありません。
またそれを任意で変更することは不可能なため、いくつか気をつけるべきポイントが存在します。
今回はそんなカウンター料金の気になる点について詳しく説明していきます。
またリース契約の場合、「カウンター料金なしプラン」についても解説しますので最後まで読んでみて下さい。
そもそもカウンター料金とは？？？
カウンター料金とは、コピー機や複合機の印刷枚数に応じて、料金が発生する仕組みになります。
コピー機や複合機には印刷枚数を記憶しておく機能があるのです。
メーカーは月に印刷した枚数を計算してお客様にカウンター料金を請求しています。
それではどうしてカウンター料金という契約方式をとっているのでしょうか？
理由としては、カウンター料金を徴収する代わりに複合機に対する「修理費用」「メンテナンス」「トナー料金」が無料になるからです。
そしてその無料という点をリース契約を取る際のキャッチコピーとしているのです。
そしてカウンター料金の内訳は下記の通りとなります。
- モノクロ
- フルカラー
- 最低プリント料金
ちなみにモノクロとフルカラーはそれぞれ「１枚あたり〜円」といった形で料金が月毎に計算されていきます。
また最低プリント料金とは、一定の料金を決めてその料金以上の枚数を印刷しなければ最低限発生する金額です。
最低プリント料金を印刷枚数が上回った場合は最低プリント料金＋超過分印刷枚数の値段が発生する仕組みです。
例）
| モノクロ料金 | カラー料金 | 最低プリント料金 | 合計 | 請求金額 |
| 2円×400枚 | 18円×20枚 | 1200円 | 1160円 | 1200円 |
| 2円×400枚 | 18円×90枚 | 1200円 | 2420円 | 2420円 |
上記の表がカウンター契約をした際の料金計算方法になります。
以上がカウンター料金とはなんぞやの説明になりますがいかがだったでしょうか？
次のところではカウンター料金のメリットやデメリットについて話していきたいと思います。
カウンター料金のメリット・デメリット
コピー機や複合機を契約した際のカウンター料金はお客様へどういったメリットやデメリットがあるのでしょうか？
まずはメリットから説明をしていきますね。
メリット
最大のメリットとしては、カウンター料金を契約していると「修理料金」「トナー料金」「定期的なメンテナンス」が無料になるということです。
複合機をリース契約した際には、「カウンター料金」と「リース契約料金」以外の費用は基本的に発生しません。
複合機やコピー機を長年使用し続けていれば、どうしても劣化が発生して不具合が起こったりもします。
その度に修理をするのは費用がかかり過ぎてしまうじゃないですか。
そこで「カウンター料金」の制度によって、修理代を無料にすれば、使用しているお客様にとっても大変有益なのです。
印刷枚数の多い会社ですと、トナーの消費量も多くなりトナー代に関しても心配な部分です。
でも、カウンター料金の制度によりトナー代も無料となります。
定期的なメンテナンスもメーカーの人間が定期的に訪問し機械点検を行なってくれるためコピー機、複合機も問題なく使用出来るのです。
カウンター料金の契約を行うと、機械を長く使用する上でのメリットが多いことが分かって頂けたと思います。
それでは逆にデメリットについてはどんな点があるでしょうか？
デメリット
カウンター料金を契約した際のデメリットは、毎月必ず一定金額の料金が発生することです。
月に印刷する枚数が１枚だとしても設定していた最低プリント料金は必ず発生します。
そのためこういったケースが発生してしまいます。
「導入する前は月に印刷する枚数がある程度わかった上で最低プリント料金を計算したが、全然印刷しない月がたくさんあった。」
「その結果、思っていたよりもプリント料金が高くなってしまった！」
印刷する枚数が少ない場合は、必然的にトナー料金や機械の修理費用なども安くなってしまいます。
だからトナー料金無料や修理費無料のメリットは低減してしまいますよね。
カウンター料金にはこういったデメリットもありますので注意をしてみて下さい。
さて、ここまでメリットとデメリットに関して説明をさせていただきました。
印刷枚数に応じてカウンター料金を計算することは非常に大事です。
かといって無理やり印刷枚数を多く設定することは違います。
カウンター料金は印刷枚数を把握した上で、契約するべき
カウンター料金契約以外にも、複合機やコピー機に関して様々な契約があります。
しかし、長期的に使用することを考えた上でカウンター料金制の方がメリットは大きく、現在では主流の契約形態になりました。
そのため、コピー機や複合機を使用しているほとんどのお客様がカウンター料金性の契約形態です。
経営者や管理者は複合機に関して月にいくらコストがかかっているか、印刷枚数はどのくらいなのか管理する上で明確化したいはずです。
そのためにもカウンター料金制は最適と言えるでしょう。
ただしカウンター料金はコピー機や複合機を買い換えるまで変更することはできないことは注意をして下さい。
そのため最初の契約段階で自社の印刷枚数や相場などをしっかり把握した上で契約を模索するべきですね。
料金計算の違いと相場金額
カウンター料金の計算方法は会社が月に何枚くらい印刷するかでおおよその金額が決まります。
導入時に月の印刷枚数が不明であれば、おおよその金額でメーカーまたは代理店が金額を設定してくれます。
カウンター料金の相場計算方法
（月に印刷する枚数が4００枚程度の会社の場合）
- カラーの割合・・・100枚 １枚あたり15円
- モノクロの割合・・・300枚 １枚あたり2円
1500円(カラー)＋600円（モノクロ）＝2100円
最低プリント料金は月の平均枚数を参考に確定するため、およそ最低プリント料金は2100円になるかと思います。
月の印刷枚数に応じて変動するため一概には言えませんが、月に４００枚程度の会社の場合はこのくらいの金額が目安になるでしょう。
メーカーとの交渉後の値段
カウンター料金の設定方法や相場はある程度決まっていますが、交渉の余地はあります。
コピー機、複合機を購入する際に新規導入であれば、まずは自社の印刷枚数の把握や確認のために交渉するのは難しいです。
しかしながらもし機種の交換などであれば交渉は可能ですが、カウンター料金を下げる根拠も大事になってきます。
例えば以下の理由などが挙げられます。
- 印刷枚数が増えたから
- 印刷枚数が減ったから
- モノクロ、カラーの使用頻度の増減
カウンター料金に関して減額したい場合は、カラーとモノクロ、または最低プリント料金の値段を変更します。
例えばですが、カラーの使用頻度が少なくなりモノクロの使用頻度が多くなっているケースがあったとします。
そういう場合は、印刷枚数が少なくなったカラーの料金を増加し、印刷枚数の多くなったモノクロの値段を減少させる。
こういった方法も可能です。
また月の印刷枚数そのものが減少した場合は、最低プリント料金を減額してもらうよう交渉が可能かもしれません。
そのため自社の印刷枚数を把握した上でメーカーや代理店に交渉をしてみてください。
そんな中、以外な落とし穴もあるのでそれについてここからお話をしていきます。
カウンター料金の定額・無料サービスの落とし穴とは
ネットや提案プランの中に「カウンター料金が一定額！」もしくは「カウンター料金なし」と言った謳い文句のサービスがあります。
カウンター料金なしというサービスがあるなら、今まで説明させていただいたことが全て無になってしまいますよね。
カウンター料金なしのサービスはメーカーや代理店にとってもメリットでないとそういう提案はしません。
しっかりデメリットとメリットを把握した上で契約しなければ思わぬ落とし穴に落ちてしまいます。
それゆえに、下記に気をつけるべき点を記載したので参考にしてください。
業者によって提案プランが細かいため、しっかり詳細を確認しましょう
カウンター料金なしの記載を確認したら、商品の内容や契約事項をしっかりチェックしてみて下さい。
カウンター料金は基本必ず発生する契約です。
メーカーが代理店に請求している以上、別の形でカウンター料金を支払っているということになります。
もしカウンター料金が定額であるならメーカーと代理店は定額を超えた場合は別のところから利益を獲得していることになりますよね。
しかし、お客様にとってランニングコストが変動しないのならメリットになるかもしれません。
ケース１
カウンター料金を無料にする代わりにリース料金に上乗せされているケースがあります。
この方法でお客様に提案し、一定額までカウンター料金を無料にするという方法も存在します。
メーカーも代理店も一定額を超えなければその分利益を確保でき、一定額を超えた場合はその分お客様から徴収するのでマイナスにはならない仕組みです。
お客様にとって毎月のカウンター料金が定額を超えない場合はメリットになるかもしれません。
ケース２
トナー購入方式で契約するという方法があります。
カウンター料金を無料にする代わりにトナーを購入させる方式です。
印刷枚数があまり多くない会社は得をするかもしれませんが、印刷枚数の多い会社だとトナーの減少具合も大きいので損をしてしまいます。
単価で計算してもカウンター料金よりも高くなってしまうため、長期的に換算すると損をしてしまうことでしょう。
ケース３
リース契約で複合機を使用するのではなく、レンタルや一括購入もプランに入れた提案をする会社もあります。
リース契約は審査を通過しないと契約できないため、審査を通過できなかった会社はリース契約をすることができません。
しかしながら、レンタルや一括購入であれば使用できます。
その場合に、事前にカウンター料金を本体金額にプラスして購入いただく手法を取っている代理店やメーカーも存在するそうです。
レンタルや現金購入であれば個人事業主の方でも利用することができ、メリットはあるかもしれません。
結局のところ、リース契約においてカウンター料金が無料はありえません。
カウンター料金は紙を印刷するたびに必ず発生する費用です。
仮にお客様側に無料と案内されても別のところでカウンター料金分の費用は徴収されています。
ですので「カウンター料金なし」という契約は基本的に存在しないと考えていいでしょう。
それでは中古の機械はどうなっているのでしょうか？
中古のコピー機や複合機のカウンター料金はどうなっている？
基本的に複合機を使用しているお客様は新品での購入またはリース契約をしています。
中古の複合機やコピー機をリース契約すること基本的にはできないです。
しかし、中古の複合機やコピー機でもカウンター料金は必ず発生します。
中古の複合機やコピー機を使用する上でも「本体の金額＋カウンター料金」という計算で費用が発生します。
カウンター料金の算出に関しては新品の複合機を印刷する場合とあまり変わらないので、月の自社の印刷枚数を把握した上で契約しましょう。
終わりに
コピー機、複合機の「カウンター料金なし」という落とし穴に関して説明させていただきました。
基本的にカウンター料金はコピー機や複合機をリース契約する際には必ず発生する費用です。
そんな中、メリットも大きくカウンター料金の費用の中には「トナー料金」「メンテナンス料金」「修理料金」が含まれています。
この便利な「カウンター料金なし」と記載た提案はどこかで必ず料金を徴収されている可能性があるので注意が必要です。
一方で、コピー機や複合機のレンタルならば、カウンター料金なしというサービスはよくある話です。
そのためもしも興味がある人はこのコピー機、複合機レンタルサービス会社3選を読んでみて下さい。
2021年最新コピー機、複合機レンタル取扱会社ランキング上位3社（神奈川県調べ）
またコピー機や複合機関連の運用について、何かわからないことがあれば30分無料相談サービスもやっていますので気軽にお問い合わせください。
最後まで読んで頂きありがとうございました。
