コピー機（複合機）の導入を検討しているとき保守契約という言葉を耳にしたことはありませんか？
コピー機は、契約して設置したら終わりではなく、導入後も長く使い続ける機械です。
そのため、購入やレンタルの費用だけでなく、
- 故障したときの対応
- トナーが切れたときの補充
- 部品交換や定期点検
- 突然印刷できなくなったときのサポート
といったアフターフォローの万全さも重視されるポイントです。
特に業務で日常的に使う企業では、コピー機が止まると
- 請求書が出せない
- 契約書が印刷できない
- 会議資料が用意できない
など、業務が大きくストップしてしまう可能性もあります。
そこで重要になるのが【保守契約】です。
この記事では、保守契約の基本から種類の違いと選び方までわかりやすく解説します。
保守契約には4種類ある？
コピー機（複合機）の保守契約は主に次の4種類があります。
- カウンター保守
- スポット保守
- キット保守
- 年間保守
それぞれ支払い方法や含まれるサービスが異なるため、自社に合った契約を理解することが大切です。
それぞれの特徴を順番に紹介します。
① カウンター保守（最も一般的）
カウンター保守とは、印刷した枚数に応じて料金が発生する仕組みです。
コピー機には印刷枚数をカウントする機能があり、月末にそのカウント数をもとに請求が発生します。
例えば、
- モノクロ1枚：2〜3円
- カラー1枚：15〜2.5円
といった単価で計算されます。
この料金の中には
- トナー代
- 部品交換費
- 出張作業費
などが含まれています。
保守契約中は基本的に修理費やトナー代が別途かからないため、多くの企業で採用されています。
メリット
- 急な修理費が発生しにくい
- トナー代込みで安心
デメリット
- 月ごとの費用が変動する
- 印刷しない月でも基本料金が発生する場合がある
- 印刷量が多いとコストが上がる
② スポット保守（都度払い）
スポット保守は、故障したときだけ費用を支払って修理する方式です。
毎月の保守料金はかからず、必要なときにだけ実費で対応します。
メリット
- 月額固定費がかからない
- 印刷枚数が少ない企業にはコストを抑えやすい
デメリット
- 故障時の修理費が高額になることもある
- 長期的には割高になる可能性も
実際にスポット修理では、
- 出張費：1〜2万円
- 修理費：2〜5万円
- 部品代：数万円
となり、1回の故障で10万円近くになるケースもあります。
③ キット保守（トナー購入型）
キット保守は、専用トナーを購入している間、保守サービスが無料になる契約です。
つまり、
- 保守料金は0円
- 代わりにトナー購入が必須
という仕組みです。
トナー購入が必須で、1本あたり3万〜4万円程度が相場となります。
メリット
- トナー代だけで保守サービスが受けられる
- 印刷量が少ない場合はトナー購入頻度も少ない
デメリット
- 印刷量が多いとトナー代が増える
- トナー価格は会社ごとに差があるため比較が必要
④ 年間保守（定額契約）
年間保守は、メーカーや販売店と1年単位で契約する方式です。
- 点検
- 故障対応
- 部品交換
をまとめて行う契約方式です。
メリット
- 毎年の費用が固定され予算管理がしやすい
- 定期点検が含まれることが多い
デメリット
- 印刷が少なくても費用が発生
- 契約金額が販売店ごとに異なる
保守契約は自由に選べるの？
結論から言うと、4種類から自由に選べるわけではありません。
実際には、コピー機の導入方法（リースかレンタルか）によって保守契約が決まります。
リースの場合
リース契約で導入する場合、基本的にカウンター保守がセットになります。
コピー機の所有権はリース会社にあるため、
メーカーや販売店が保守を一括管理する仕組みです。
そのため、スポット保守やキット保守は選択できないケースがほとんどです。
中古購入・レンタルの場合
中古で購入した場合やレンタル契約の場合は、
- スポット保守
- キット保守
などを選べる可能性があります。
ただし販売店によって内容が異なるため契約条件は必ず確認が必要です。
どの保守契約が向いている？
ここで簡単に整理すると…
- 印刷量が多い会社 → カウンター保守
- 印刷量が少ない会社 → キット保守
- とにかく固定費をなくしたい → スポット保守
- 予算管理重視 → 年間保守
という傾向があります。
保守契約は企業の印刷量や使い方によって最適解が変わります。
その中でも、印刷枚数が月によってバラつく企業にはキット保守が合いやすい傾向があります。
印刷が少ない月に基本料金がかからず、無駄なコストが発生しにくいのが魅力です。
キット保守の注意点
ただし、トナーの印刷可能枚数はあくまで目安です。
メーカーが提示する枚数は国際規格（ISO）やJIS規格に基づき印字率5％の条件で算出されています。
写真やベタ塗り印刷が多い場合は、想定より早くトナーが切れることもあります。
キット保守でレンタルできるサービスも登場
最近では、従来のリース契約だけでなくレンタルで柔軟に導入できるサービスも増えています。
例えば【ゼロコピ】では、
- 契約期間の縛りなし
- 審査なし
- キット保守型プランも選べる
といった特徴があるそうです。
印刷量や運用スタイルに合わせてプランを提案してもらえるため、気になる方は相談してみてもよいでしょう。
まとめ
コピー機の保守契約は、導入後の安心を支える重要な仕組みです。
- リース契約 → カウンター保守が基本
- 中古購入・レンタル → スポットやキット保守も選べる場合あり
導入方法によって選べる契約が変わるため、
「保守はどれが得か？」ではなく
「自社の使い方に合うか？」で考えることが大切です。
自社の印刷量や運用状況に合わせて、無駄のない契約を選びましょう。
コピー機導入をご検討中の方の参考になれば幸いです。
