はじめに
企業のオフィスには複合機と呼ばれる機器がありますが、一体どんなものかご存じでしょうか？
複合機はコピー機と混同されてしまうことがありますが、実は明確な違いがあるのです。
ここからは、複合機とは具体的にどんな機器なのか、またはプリンターとの違いやメリットについて解説していきます。
その前に、まずはじめにそもそも複合機って何という話から聞いて頂けたらと思います。
そもそも複合機とはなんでしょう？
複合機とは、コピーやプリントだけではなく、スキャン機能やFAX機能など、オフィス業務に便利なさまざまな機能が1台に集約された機器のことです。
一般的に複合機と呼ばれる機器は、コピー、プリンター、FAX、スキャナーの4種類の機能が搭載されている機器の事を言います。
反対に、プリンターにはレーザープリンターやインクジェットプリンターなど多くの種類があります。
これらは主に、パソコンなどのデータをプリントアウトするための機器です。
またプリンターメーカーによっては、印刷する機能だけではなく、コピーやスキャナー機能がついたものもあります。
しかしながら、複合機と比べると使える機能には限りがあります。
そんな中ですが、定義上では明確な違いのある複合機とコピー機ですが、一般的にははっきりと区別されているわけではありません。
そのような理由もあり、複合機のことをコピー機と読んでいるケースも多くあるのですが、次のところでは代表的な機能について話していきます。
複合機の代表的な機能とは？？
複合機には、印刷やコピー、スキャンだけではなく、様々な便利機能が搭載されています。
例えば、パソコンから直接、取引先などにFAXを送信することができます。
反対に複合機を使って、受信したFAXのデータを変換し、パソコンに転送するということも可能です。
そのほかにも、合成印刷やデータの暗号化、印刷物を製本する機能もあります。
また、複合機にハードディスクを搭載すれば、多くのデータを本体に保存することが可能になったりもするのです。
このように複合機にはとても便利な機能がたくさんあるのですが、次のところでは様々なメリットについて解説をしていきます。
複合機の様々なメリットとは？？
複合機のメリットとしてこれら5つが挙げられます。
- ペーパーレス化に役立っている
- 大きいA3サイズにも対応している
- 経費削減のメリットにもなる
- 場所を取らずに1台で完結してしまう
- 誰でも簡単に操作ができる
ペーパレス化に役立っている
複合機のスキャン機能では、取り込んだデータをPDF化することが出来ます。
またこの機能により会社のデータを紙に印刷して保存していた場合は、PDFで管理することでペーパーレス化できます。
その結果、紙やトナーの使用量も減るため、経費の削減はもちろんのこと、環境保護の視点から見てもメリットがあるのです。
大きいA3サイズにも対応している
プリンターやコピー機ではA3サイズに対応した機種は思いの外限られています。
しかし、複合機の場合はほぼ全ての機種でA3サイズのプリントやコピーに対応しています。
そのためプレゼンや掲示板の作成でA3サイズが必要になった時でも、複合機であれば不便を感じることはありません。
経費削減のメリットにもなる
複合機には会社の経費削減に役立つ、便利な機能があります。
例えば、コピー用紙の削減につながる両面印刷の使用や、社外用の印刷物にはフルカラープリント、社内で使う印刷物にはモノクロ印刷使用するなどの使い分けが可能という機能が挙げられます。
複合機を使用しないときにはスリープモードにしたり、深夜時間帯は自動で電源をオフにするタイプを使用したりすることで、電気代もカットすることができるのです。
一方で、皆さんには複合機の修理費用は高いイメージがあるのではないでしょうか。
しかし、複合機をレンタルをすることで修理費用は0円になるという裏技があるので覚えておいて頂けたらと思います。
場所を取らずに1台で完結してしまう
複合機は1台でFAXやスキャナーなどの様々な機能を使うことができるため、オフィスの省スペース化に役立ちます。
以前は、FAXやスキャナー、プリンターなどのそれぞれの機器が必要で設置スペースも確保する必要がありました。
さらに、それぞれの機器にパソコンを接続させるなど、個別の設定作業も大変だったと思います。
しかし、複合機を使うことで、それらを改善し、1台分のスペースでいろいろなことができるようになったのです。
また、機器ごとに設定し直す必要もないため、業務の効率も改善されました。
そのためWiｰFi対応の複合機であれば、配線類の邪魔になることもなく、オフィスもスッキリして誰でもストレスなく使うことが出来るようになったのです。
誰でも操作ができる
複合機には多くの機能が搭載されています。
そのため、操作が難しいと考えている人もいるのではないでしょうか？
でもそんな心配はいりません。
誰でも簡単に使用できるように作られています。
複合機にタッチパネル式の液晶操作盤が付いているので、誰でもシンプルに操作することができるのです。
画面に表示されるアイコンは感覚的に理解できるようになっており、画面の指示に従って操作することで、目的の機能を使うことができます。
また、通常よりも精細な印刷や、トナーの使用量を抑えた印刷など、目的に合わせた設定にすることもできる点もメリットと言えます。
複合機の便利な追加機能とは？？
複合機は本体の機能だけでも魅力的な機能が多いのですが、機能を追加することでさらに便利に使いやすくすることができます。
ここからは、具体的にどんなオプション機能があるか紹介していきますが挙げられるのは下記3点です。
- フィニッシャー機能
- クラウドサービスとの連携
- ICカードリーダー
フィニッシャー機能
フィニッシャー機能は、印刷物をまとめてホチキス留めすることができる機能です。
オフィスでは、会議資料やパンフレットを作成する機会が多くありますが、それらをまとめてホチキスで留める作業は手間がかかります。
しかし、フィニッシャー機能を追加することで、資料作成を自動化することができます。
そのため、ホチキス留めをする手間を無くし効率化を図ることができるのです。
クラウドサービスとの連携
インターネット上のデータの保管場所であるクラウドサービスと複合機を連携させることができます。
その結果、複合機でスキャンしたデータをクラウドに保存し、複数のタブレットなどで情報共有をすることができるのです。
反対にスマートフォンやタブレットのデータを、複合機で印刷出来る機能もあったりします。
ICカードリーダー
複合機には一般的に、不正利用防止のためにユーザー認証機能が付いています。
しかし、従来の複合機ではIDやパスワードが必要になり、業務の妨げになることもあります。
そこでおすすめなのが、ICカードリーダーを使うことです。
ICカードを利用すれば、不正な利用がされないように一定のセキュリティを保ちつつ、パスワード入力の手間を省くことが出来るので非常に便利です。
終わりに
ここでは、オフィスで使用される複合機の基本知識とプリンターとの違い、様々なメリットや追加機能について解説してきましたがいかがだったでしょうか。
複合機の導入を検討している方は、上述した複合機の機能やメリットを参考に、オフィスに合った複合機を選んでみてください。
そんな中、今の時代は複合機リースよりもレンタルの方がコスパも良く便利なのでぜひ検討して頂けたらと思います。
ここまで最後まで読んで頂きありがとうございました。
