はじめに
コピー機や複合機をオフィスで導入するにあたり直接購入、レンタル、リース契約の3択となるはずです。
もしも100万円一括で支払うことが出来れば、直接購入をしても良いかもしれません。
ただそのような事業資金が潤沢な会社は今の時代では中々ないのかなと思ってしまう。
なのでレンタルやリース契約を結ぼうかなと思っている人が多いのではないでしょうか。
その際に必要になることとして、保守契約と呼ばれるメンテナンス契約です。
この契約を結んだ方がトラブル防止のために良いのですが、どの保守契約を結べば良いかわからない人もいるはず。
そのような人のために今回の記事では、リース契約やレンタルの豆知識として保守契約について徹底解説をしていきます。
どの保守契約を結べば良いかわかると思いますので最後まで読んでみて下さい。
それではまずはじめにコピー機や複合機のレンタルとリース契約についての違いについて解説をしていきます。
レンタルとリースの違い
リースとレンタルそれぞれの特徴を下記表にまとめましたのでご確認下さい。
| 項目 | リース | レンタル |
|---|---|---|
| 機種の選定 | 最新機種を自由に選定可能 | レンタル会社の在庫（中古品）から |
| 契約期間 | 通常5年～7年 | 最短1日～10年間 |
| 機種の所有権 | リース会社にあり | レンタル会社にあり |
| 減価償却 | リース会社にあり | レンタル会社にあり |
| 損金処理 | リース料全額が発生 | レンタル料全額となる |
| 中途解約 | 原則不可となる | いつでも可能 |
| 月額料金 | 3万円程度 | 1万円以下 |
| 期間満了後の扱い | リース会社に返却or再リース契約で延長利用 | レンタル会社に返却or延長レンタル |
上記の特徴から、短期間、長期間に関わらずコスパで言うとレンタルにメリットがあります。
ただレンタルのデメリットとしては、コピー機や複合機が新品ではなく中古品となってしまうことです。
新品の最新機種を使いたいという場合は、リース契約でないと対応できないことは覚えておいて下さい。
それでは次のところで本題の保守契約の話に入っていきたいと思います。
保守契約とは？？
保守契約とは別名メンテナンス契約とも言います。
コピー機や複合機の故障やトラブルの際、パーツ交換や修理など行うための契約となります。
コピー機や複合機は精密機械であるため、長く利用していると紙詰まりが頻繁に起こることが予想される。
それに加えて、インクの出力が悪く印刷時に色がにじんだり、黒い線が入ったりする場合もあるのです。
さらにはもっともっと深刻なトラブルが起きてしまうことも十分に考えれられる。
そのような時に、ユーザーがトラブルで業務に支障をきたさないようにするためのサービスが保証契約と言われるもの。
現場にプロのサービスマンを派遣して、迅速かつ柔軟にトラブル対応するためのサービスとなります。
それでは次に保守契約についてどのようなものがあるかについて解説をしていきますね。
保守契約の種類
保守契約の種類としては大まかに分けると4種類あります。
- カウンター契約
- コピーキット契約
- スポット契約
- 年間保守契約
一般的にはカウンター契約やコピーキット契約が主流とされていますが、その他として2種類がある。
ここからはそれらの保守契約について詳しく解説をしていきたいと思います。
カウンター契約
カウンター契約とはコピー機や複合機の定期点検を実施する契約です。
また複合機を最良の品質に維持することを目的とした契約と言えるのではないでしょうか。
カウンター契約の仕組みとしては、コピー機や複合機の内部に「カウンター」と呼ばれる印刷枚数をカウントする機器を付けます。
そのカウンターが毎月の印刷枚数をカウントして月々の支払額を決めることになる。
そんな中、カウンター料金には感光体と呼ばれる印刷品質を保つ重要な機器と現像剤の使用料が含まれています。
もちろん部品交換や修理などの保守サービス費用やトナー代もこのカウンター料金に含まれているのです。
そういったことを考慮すると、下記ユーザーに対してカウンター契約が有効なのではないかと予想されます。
- 毎月500～1,000枚は確実に印刷するオフィス
- 毎分25枚の印刷速度を導入検討されているオフィス
- 定期メンテナンスを実施したいオフィス
それでは続いてコピーキット契約について解説をしていきます。
コピーキット契約
コピーキット契約はトナーキットと呼ばれる機器を購入することで発生する契約体系です。
言い換えると5年間故障の際、修理やパーツ交換、トナーキット、消耗品などを提供する契約となります。
5年を過ぎると、再度コピーキットを購入する必要があるためその点については注意が必要です。
料金は機種の種類や購入するトナーの印刷枚数によって変わって来る。
結論から言うと、月に多く印刷することがない場合や年に数回まとまってしか印刷しない場合にメリットがある契約です。
- 毎月500枚程度までしか印刷しないオフィス
- 年に数回まとめてしか印刷しないオフィス
さて、続いてはスポット契約に移りますね。
スポット契約
スポット契約とはコピー機や複合機が故障した際に発生する契約です。
修理や機器部品の交換、消耗品の提供などをユーザーがその都度料金を支払う契約となります。
他の契約に比べると、機器部品交換の料金やサービスマンの出張費など基本的には割高となることが特徴です。
それゆえに、スポット契約を推奨していない業者もあったり、また中古のコピー機購入でしかこの契約を受けれない業者もあります。
そういったデメリット的な要素が強いスポット契約ですが、本当にごく稀な印刷しかしないオフィスにとってはメリットがあるかもしれません。
続いては年間保守契約の話をしていきます。
年間保守契約
年間保守契約とは、コピー機や複合機の保守を1年間契約することを意味します。
契約の際の保守費用については、故障した際の機器修理費用やサービスマンの派遣費用など全て含むものです。
コピーキット契約の場合は、トナーや機器部品が料金として契約に含まれていましたよね。
年間保守契約はトナーについてユーザーが自ら購入して、保守契約だけは毎年別に契約する形となることを覚えておいて下さい。
終わりに
さてここまで、コピー機や複合機のリース契約やレンタルの保守契約について徹底解説をしてきましたがいかがだったでしょうか？
コピー機や複合機をオフィスで運用するにあたって今回ご紹介をした4種類どれかの保守契約が必要です。
どの保守契約が良いかについてはオフィスの塩梅によりますが、カウンター契約がスタンダードな気がしてしまいます。
そのためどの保守契約にするかを迷ったら、カウンター契約を候補に挙げて頂けたらと思います。
他方で、もしもコピー機や複合機のリース契約かレンタルに迷ってしまったならばレンタルがお勧めです。
その理由として、コピー機や複合機リースよりもレンタルの方がダントツでコスパが良いからですね。
出来るだけ経費削減をしなさいとどこのオフィスでも言われていますよね。
そのような状況だからこそ、レンタルがお勧めなので下記の記事を参考にしてみて下さい。
今回の記事が何かのお役に立てれば幸いです。
最後まで読んで頂きありがとうございました。
