はじめに
オフィスに新しく複合機・コピー機を導入する際に耳にする言葉がカウンター料金です。
カウンター料金をご存知でしょうか？
カウンター料金は、複合機・コピー機のランニングコストに関係する重要な料金になります。
失敗しないためにも、複合機・コピー機を導入する前に、カウンター料金をしっかりと理解する必要があるのです。
この記事では、カウンター料金とは何か、保守契約時の注意点などについて解説していきます。
それでは早速カウンター料金について説明をさせて下さい。
カウンター料金とは？？
カウンター料金は、毎月印刷した枚数に応じて課される料金の事をいいます。
リース契約をした複合機・コピー機の場合、印刷した枚数を数え、毎月の印刷合計枚数に応じて料金の請求が行われます。
印刷した枚数で料金が決定されるため、間違えてコピーした分も料金が発生してしまうのです。
そのため、印刷する前に間違いがないか注意する必要があります。
一方で、複合機・コピー機をリース契約する時、多くの場合は本体の契約とは別に、修理やメンテナンスに関する保守契約が結ばれます。
このようにカウンター保守契約を結び、毎月カウンター料金を支払うことで、修理やトナー交換などのメンテナンスを無料で受けられるようになるのです。
このカウンター保守契約は、ほとんどの複合機・コピー機で契約を結ぶことができますが一つ例外があります。
それはコピー機をリースではなくレンタルをした場合、保守契約なしで無償保守を受けることが可能です。
こういった裏技があるのですがこれについてはまた別の記事でお話をしたいと思います。
それでは次のところでカウンター料金の相場と特徴についてご説明します。
カウンター料金の特徴について
カウンター料金の特徴について6つほど挙げられます。
- 基本料金があります
- 印刷枚数に応じた料金設定がある
- モノクロ印刷の方が安いです
- トナー代がかかりません
- 修理やメンテナンスが無料です
基本料金があります
カウンター料金には、基本料金が設定されています。
そのため、仮に1枚も印刷しなかったとしても最低限の基本料金が請求されることが特徴です。
1枚も印刷しなかったのになぜ請求書が来ているのとなってしまわないように注意して下さい。
印刷枚数に応じた料金設定がある
カウンター料金は基本料金とは別に、印刷した枚数に応じて毎月の料金が決められ請求されます。
それは文字数やコピー用紙のサイズに関係ありません。
印刷した枚数によって料金が決められますのでこの点についてはわかりやすいのではないでしょうか。
モノクロ印刷の方が安いです
カウンター料金では印刷枚数以外にも、モノクロ印刷かカラー印刷かによって料金が変わります。
料金はカラー印刷の方がモノクロ印刷の方よりも高めに設定されています。
これについてはコンビニなどで印刷をする際も同じなので、なんとなくイメージが湧くかもしれません。
トナー代がかかりません
カウンター保守契約を結ぶと、消耗品であるトナー代が無料になります。
複合機・コピー機の種類によっては、トナーがなくなる前に機器が検知し、自動でトナーの発注を行ってくれる複合機・コピー機も存在します。
そのため、トナーがなくなってからないことに気づくというミスをなくすことができますので、個人的には便利な機能ではないかと思っています。
修理やメンテナンスが無料です
複合機・コピー機が故障してしまっても、カウンター保守契約を結んでいれば安心です。
なぜなら、修理費用はもちろんのこと、出張する人員の費用や交換する部品の代金も全てカウンター保守契約に含まれているため、無料で修理を行ってもらえるからです。
そのためコピー機を使いまくってもケアーについては心配入りません。
以上がカウンター料金の特徴についてでしたが、次のところでは相場について説明をしていきます。
カウンター料金の相場について
毎月請求されるため、どうしても気になってしまうカウンター料金の相場は、印刷の方法がカラーかモノクロかによって大きく変わります。
- モノクロ印刷：1枚1~3円
- 2色カラー印刷：1枚5~10円
- フルカラー印刷：1枚15~25円
上述した価格よりも安い料金設定をしている所もあります。
しかし、保守契約にトナー代が含まれていないなど、別の部分に費用がかかる場合もあるので注意が必要になります。
そのため、契約内容を事前にしっかりと確認し、印刷代だけで判断しないようにしましょう。
カウンター料金を抑えるためには、なるべくカラー印刷を行わないようにすることが大切です。
一方で、印刷料金を抑えるために片面印刷よりも両面印刷を使う方が費用を少なくできると思っている方もいらっしゃるのではないでしょうか？
その考えは間違った考え方になってしまいます。
なぜなら、両面印刷の場合、コピー用紙の費用は削減されますが、印刷の回数は2回としてカウントされてしまうからです。
この点はよくある間違いなので注意が必要になります。
さてここまでがカウンター料金の相場のお話でしたが、次のところでは保守契約の種類について話していきます。
カウンター保守契約の種類
複合機・コピー機の保守契約は、カウンター保守契約とキット保守契約の2種類があります。
カウンター保守契約では、カウンター料金が請求されますが、トナー代やメンテナンス費用は無料になるという特徴があります。
一方、キット保守契約の場合は、カウンター料金と修理費用が無料になりますが、トナー代がかかってしまう契約になるのです。
そのため毎月の印刷枚数があまり多くない場合は、キット保守契約が向いているかもしれません。
しかし、一般的なオフィスだとカウンター保守契約が契約の大半を占めているケースが多いようです。
カウンター保守契約時の注意点
契約時の注意点は、複合機・コピー機のカウンター保守契約を結ぶ際に、印刷コストばかりを重視しないようにすることです。
確かに、カウンター料金は複合機・コピー機のランニングコストに大きな影響を及ぼします。
しかし、ランニングコストばかりに目を向けていると作業効率が悪くなってしまう可能性があるのです。
またカウンター料金が安く設定されている場合は、「故障時の対応が遅い」「アフターフォローが十分ではない」などのトラブルが発生する可能性が高まるというリスクがあります。
故障した際の修理の対応が遅くなると、その分、複合機・コピー機を使用できない期間が延びるということになりますので、業務に支障が出る可能性があります。
リースを行っているメーカーごとに、サービス内容やアフターフォローの迅速さなどの違いがあるため、契約時は利用料金だけではなく、サービスの内容にも目を通して、事前に確認するようにしましょう。
料金の安さだけではなく、修理時の対応やサービス内容を確認してから契約を結ぶことでトラブルが起こる可能性を減らすことができます。
終わりに
ここでは、複合機・コピー機のカウンター料金の種類や特徴、料金の相場や保守契約時の注意点について解説しましたがいかがだったでしょうか？
複合機・コピー機のランニングコストを下げるには、無駄なミスプリントやカラープリントをしすぎないように注意しましょう。
また、月の印刷枚数やトナーの交換回数を考慮し、オフィスに合わせた保守契約を結んで複合機を使うことも大切になります。
そういったことを考えると、コピー機リースってちょっと面倒だなと思ってしまうかもしれません。
もしもそんな人がいたらコスパも良く、リースのように煩わしさもないコピー機レンタルを検討してみるのも良いかもしれません。
自分のオフィスにフィットしたコピー機プランを検討して頂けたらと思います。
最後まで読んで頂きありがとうございました。
