はじめに
ここ最近では複合機やコピー機は新しいオプションが次々に追加され、より便利になっています。
そしてそんな便利機能はコピー機や複合機リースやレンタルをする際も使うことができるのです。
しかしそのオプションは具体的にどのように便利なものか？費用はいくらなのか？
それらをしっかりと把握している人はあまりいないのではないでしょうか。
ホチキス止めやパンチの穴を開けたりする手間を省いたり、用紙の種類ごとにわざわざトレイから紙を入れ替えたりなんて機能があります。
ご存知だったでしょうか？？
要するに、面倒なことを一気に解消出来るオプションを知っているか知っていないかで大きく違いが出てきてしまうのです。
オプションとひとえに言ってもOCRや無線LANといった複合機内に収まる、いわゆる内部オプションと呼ばれるものだけではありません。
フィニッシャーや給紙カセットなどの外付けタイプのものなどタイプは様々なんです。
またそれらの費用もメーカーや機種、内容ごとに異なります。
そしてこの記事では複合機・コピー機のオプションについて疑問を一つ一つ説明していきますので、リースやレンタルをする際、選定のポイントとして頂けたらとても嬉しく思います。
それではまずはじめにメモリ増設機能について話してきます。
メモリ増設機能
メモリについてはパソコンに搭載されていることはご存知かと思いますが、実は複合機やコピー機にも搭載されているんです。
これについてはリースやレンタルをする際にも大事なことになりますので覚えておいて下さい。
オプションでメモリを増設すると処理時間が短縮されプリントまでの時間を短くすることが可能となります。
そのため忙しい時にプリントアウトに時間がかかると思ってしまったら、コストはかかりますがメモリ増設をすることをお勧めします。
プリントアウトが遅いせいで仕事がスムーズに進まないことの方が大問題だからです。
メーカーによってはメモリ増設できるできないがあるので複合機・コピー機のレンタル先かリース販売代理店に確認してみて下さい。
それでは次のところではICカードについてご説明をしていきます。
ICカードリーダー機能
みなさんが通っていた学校で複合機やコピー機を利用する時に『ICカード』を通してコピーやプリントアウトをした経験はありませんか？
大きい会社などでも複合機にICカードを導入しているところがあるかもしれません。
ICカードを持っていないと複合機を利用できないようにすることで、紙による情報漏洩を防ぐ役割を果たします。
費用はだいたい10万前後になりますのでそこまで高くはない価格設定ですよね。
今もそうですがこれからは益々情報漏洩にうるさい時代になって行くことが予想されます。
そのためこのコピー機、複合機のICカードリーダーの需要は益々大きくなっていきますのでリースやレンタルをする際にもぜひ試してみて下さい。
それでは次のところでフィニッシャー機能について説明をしていきます。
フィニッシャー機能
複合機やコピー機でプリント用紙を部数ごとに仕分けたり、ホチキス止めなど面倒な作業をしてくれるのがフィニッシャーというオプションです。
中綴じやZ折り、三つ折りなども対応できて、会議資料作成の強い味方です。
メーカーによってはパンチ穴を開けられるものもありますが、フィニッシャーに加えてパンチユニットを別途必要になる場合もあります。
そして大きさについては複合機の半分程度で、しかも複合機本体に付属するので設置場所を広く確保する必要があるものもあります。
そのため場所をとってしまうため設置場所についてはデメリットかもしれません。
また費用は10万から高いもので数十万と他のオプションと比較して高めなのです。
ただし作業効率は確実にUPしますので必要に応じて使ってみてはいかがでしょうか。
それでは次に給紙トレイについて話していきます。
給紙トレイ機能
複合機やコピー機をオプション無しで導入した場合、給紙トレイは1つもしくは2つであることがほとんどです。
A4を1種類しか印刷しない、もしくはA3も必要だけどたまに数枚印刷する程度だから手差しで充分などのライトユーザーなら給紙トレイは不要かもしれません。
ところがトレイの数以上の用紙種類をお使いになったり、なおかつ大量に印刷をする方は給紙トレイを増設することをおすすめします。
ちなみにこれは給紙カセットなどとも呼ばれていて、価格は数万から十数万以上するものもあるので必要に応じて各レンタルメーカーやリース業社に問い合わせてみて下さい。
さて、次のところではOCRについて説明をいたします。
OCR機能
OCR(Optical Character Reader)とは紙面を複合機のスキャナで読み込み、読み込んだ画像の文字にあたる部分を自動認識しテキストデータに変換する技術のことです。
複合機を使ったペーパーレス化に役立つオプションと覚えておいて欲しいです。
変換したテキストデータをインプットファイルとしてシステム上にインポートすることにより、システムと連携をして事務処理を自動化することができます。
どこの会社も人材不足でシステム導入による省力化が叫ばれていますよね？
その際に紙面の情報を複合機のOCRでデータ化することにより省力化が実現できる。
これって非常に合理的じゃないですか？？
複合機って印刷だけじゃない、実は人材不足にも一役買ってるんですね。
価格については5、6万円からの場合が多いので手が出しやすいかもしれませんので、省力化を実現してみたい方はぜひご検討ください。
それでは最後に無線LAN機能について説明をしていきます。
無線LAN機能
最近の複合機・コピー機はオプションとして無線LAN機能を追加できるモデルが増えてきました。
有線で複合機やコピー機を利用する場合、例えばHUBや壁にあるLANのモジュラージャック（LANケーブルをさすところ）まで距離があるとLANケーブルを用意しなければなりません。
またケーブルを床に這わせるのにモールと呼ばれるプラスチック製の格納カバーが必要(でないと足を引っ掛けてしまう)になります。
このモールというのが、3年4年もすると経年劣化や『椅子や人間の足などで踏んでしまう』といった大きな負荷がかかることで割れてしまう可能性があるのです。
さらに見た目にも悪くなるなどのデメリットがあるから大変です。
そのようなことを避けるためにも無線LANのオプションはお勧めで、価格はどのメーカーも10万以下くらいで提供していますのでぜひ使ってみて下さい。
終わりに
ここまでコピー機や複合機の最新オプション機能について話してきましたがいかがだったでしょうか？
オプション機能は日々進化していて、便利に感じるものもたくさんあるはずです。
そのため、コピー機や複合機リースやレンタルをする際には今回ご紹介したオプション機能があるかどうかを確認してみた方がベストです。
確認しないで無駄になってしまう機種を選択してしまっては元も子もありませんので確実に確認をするようにして下さい。
そして最後となりますが、今回お話をしたコピー機、複合機オプションの話やレンタル、リースのメリットなどわからないことがあるかもしれません。
そんな時は、今なら30分無料相談サービスを実施中なのでお気軽にお問い合わせ下さい。
私たちの知識がきっとお役に立てると思いますのでぜひ相談をしてみて下さい。
最後まで読んで頂きありがとうございました。
