はじめに
会社のオフィスにコピー機や複合機を設置している企業がほとんどだと思います。
そんな中、業務用のコピー機や複合機をどのような方法で運用するか悩んでしまうかもしれません。
「直接購入すれば初期費用がとても大変！？」
「リース契約をしてしまうと5年、7年と長期契約になってしまう。。。」
これらのように様々な問題が発生してきてしまいます。
そしてこのような問題を抱えている人にこそ、今回の記事を参考にして頂きたいです。
直接購入、リース、レンタルのメリットとデメリットを考察しながら、何が一番ベストな選択肢なのかを解説して行きます。
特に今のコロナ禍では間違った選択をしてしまうと後々面倒なことになってしまうかもしれません。
そうならないためにも今回の記事を参考にして頂きベストな方法でコピー機や複合機を運用してみて下さい。
それでは始めて行きますが、そもそも家庭用と業務用のコピー機や複合機では何が違うのかについてまずは解説して行きます。
業務用と家庭用の違いとは？？
家庭用コピー機や複合機と業務用のコピー機と複合機の大きな違いはずばり印刷方法です。
家庭用の小さなコピー機や複合機は、ほとんどの場合インクジェット式であり、業務用の場合はトナー方式となります。
トナー方式を通称レーザープリント式と呼ぶのが一般的です。
家庭用コピー機や複合機に主に使われているインクジェット式のメリットはこんな感じになります。
- 写真印刷がとても綺麗
- 写真のコピーも色鮮やか
- カラーコピーもきれいに出来る
そんなメリットがある一方で、家庭用のインクジェット式は水に濡れるとインクが滲みやすく、日光で色あせてしまうといったデメリットがある。
そのため、その点に関しては注意が必要となってくると思います。
反対に、業務用コピー機・複合機に主に使われているレーザープリント式のメリットは、大量印刷を短時間で行える点です。
それに加えて、紙を束でコピー機にセットしておくことや表裏プリントも自動で印刷することができます。
更にコピーできる用紙のサイズも家庭用コピー機・複合機が基本的がA4サイズまでしか対応していないことに対して、業務用コピー機・複合機はA3サイズまで対応している。
また家庭用コピー機や複合機と比べると、壊れにくく頑丈にできているため突然の故障リスクは低いと思います。
その他にも業務用コピー機や複合機では、オフィス運用に必要な様々なオプション機能がついているため、仕事の効率化にはもってこいの仕様となっていることが特徴です。
それでは次のところで具体的に業務用コピー機や複合機を直接購入するメリットやデメリットについて話して行きますね。
直接購入のメリットとデメリット
ある程度景気の良い会社についてはオフィスに新しくコピー機や複合機を導入する場合、直接購入を考えるかもしれません。
つまりメーカーや販売店などから直接コピー機や複合機を購入するというやり方です。
それについてのメリットとデメリットをここからお話しています。
メリット
コピー機や複合機を直接購入した場合、それらは会社が完全に自己所有することになります。
そのため、メーカーや代理店との取引が成立した後は、それら所有するコピー機などを転売したり、他の人や企業に譲渡したりすることが自由に出来る。
また、それらコピー機や複合機を資産として計上することも可能ですし、リース料金やレンタル料金を定期的に支払う必要がありません。
これらの料金には保険料などの諸費用も含まれるため、長い目で見れば経費を大幅に削減することができます。
なおローンによる分割購入で導入した場合、金利が上乗せされるので一括購入よりも経費は高くついてしまいます。
それでも、リース料金やレンタル料金と比べればトータルコストは安く済むケースがほとんどです。
一方で、デメリットももちろんあります。
デメリット
まず一つ目のデメリットとしては、固定資産税の支払いや、それにともなう減価償却の手続きを行わなければなりません。
金銭的に不利になるわけではないのですが、事務面での業務が増えてしまうかもしれません。
そしてもう一点ですが、一度購入をして自己所有となったコピー機は、最後まで自分たちで面倒を見なければなりません。
つまり、もしも壊れてしまって使い物にならなくなった時は有料で処分する必要があるのです。
反対に、レンタルやリースであれば故障をすればサービスマンがメンテナンスしてくれます。
それに加えて、契約期間が終われば返却すれば良いだけなので煩わしさは少ないです。
そういったことを考えると直接購入をする場合はアフターケアーが大変になってしまうかもしれません。
それでは次のところではリースの場合のメリットとデメリットです。
リース契約のメリットとデメリット
リース契約とは企業がコピー機や複合機を直接購入するのではなく、リース業者から借りて利用するという方法です。
メリット
リース契約のメリットは、まとまった資金がなくてもコピー機や複合機をオフィスに導入できることです。
つまりリース料金を3年や5年といった長期間で支払っていくやり方となります。
またリース料金の支払いを経費として計上できたり、減価償却手続きなどの事務作業が不要といったところもメリットとして挙げられる。
一方で、リース契約の場合は使いたい機種の指定ができるという点もメリットとして挙げられます。
リース契約では企業側がコピー機の機種を指定し、それをリース業者が購入して貸し出すという流れです。
その結果、最新機種や新品のコピー機を低コストで導入できるということですね。
また中古品ではないため故障率も極めて低く、メンテナンス費用も節約できる可能性が高いという点もメリットかもしれません。
デメリット
そんな中、デメリットとしてはトータルの支払総額が高くなりがちという点があります。
最新機種を指定した場合、必然的に本体価格が高くなるためリース料金もガクンと上がってしまう。
その上、リース料金には本体価格以外にもかかってしまう費用があります。
それは金利や税金、保険料や手数料などさまざまな諸費用であり、機種そのものを購入した場合より高くつくことがあるのです。
そのためリース契約を検討する際は、表面的な料金だけでなく内訳までしっかりを確認して、どれくらい割高になるかをしっかりと把握するべき。
それ以外のデメリットとして、リース契約では契約期間中の途中解約が出来ません。
その理由としては、リースの契約では固定金利が適用されることが多いためです。
契約時に定められた固定金利の年数で支払いをしていくため、期間中の解約はできないのです。
そういった背景があるために、事業規模が縮小したり経費削減しなくてはならい時でも、1度契約したリース料金は長期間に渡って支払い続けなければならなくなります。
どうしても解約したい場合は、残債を一括支払いをしなくてはならないので注意をして下さい。
そしてもう一点、リース契約ではそもそも審査に通らないという可能性もあります。
コピー機や複合機のリース契約が長期間に及ぶリースでは、契約を結ぶ前に支払い能力がしっかりあるかどうかが審査される。
もちろん審査に通らなければリースを組むことができないです。
そんな審査対策として、与信審査を受けて問題なく契約できそうか確認したほうが良いかもしれません。
ちなみに審査の基準や審査の通りやすさなどは各リース業者で異なってきますので、一つのリース業者ではなくいくつか複数の業者に審査申し込みをしていた方が良いでしょう。
それでは次のところでレンタルについて解説して行きます。
レンタルのメリットとデメリット
レンタル契約とはレンタル業者が所有しているコピー機や複合機を必要な期間だけ借りる方法です。
契約期間が終了すれば、借りていたコピー機などはレンタル業者へと返却され、また新しい借り主のところへ貸し出されます。
つまり、レンタルで借りられるコピー機や複合機はほとんどが中古品ということを前提に使うかどうか検討する必要があるのですが、まずはメリットをご説明します。
メリット
レンタルのメリットとして、リース契約と同じなのですが企業が自分でコピー機や複合機を購入する必要がないという点です。
レンタル業者が定めた料金で毎月レンタルするため、まとまった購入資金がなくてもコピー機を導入できます。
また、企業の自己所有にはならないため、不要になったときに処分費用を負担する必要もありません。
そしてなんといってもコピー機や複合機のレンタルはコスパがものすごく良いです。
リース契約は平均するとカウンター料金込みで月々3万円が相場なのですが、レンタルは大体1万円程度となります。
それに加えてレンタルの場合は、コピー機の所有権はあくまでもレンタル業者にある。
そのため減価償却手続きや固定資産税の支払いといった面倒な事務作業も借りている側は行わずに済みます。
このほかにも契約に縛りがないというメリットがあるのです。
つまりリースのように3年契約とか5年契約といった縛りがないため気軽に申し込みが出来ます。
契約期間は最短で1日から申し込めるレンタル業者が多いため、イベントで１日だけ使用したい場合や、短期間だけの出張オフィス用として使いたい場合など、さまざまな用途で対応が可能なのです。
更に、リースではデメリットとして取り上げた審査がレンタルにはないのです。
審査がありませんから、個人事業主や起業したてのまだ経営実績がない方、もしくはフリーランスの方々にはレンタル契約は持ってこいかもしれません。
デメリット
一方でデメリットとしては中古品を使わなくてはならないことです。
レンタルを申し込むと、基本的にはレンタル業者の元に在庫として残っている機種の中から要望に合ったものを選定されます。
ただそんな中古品ですが、コピー機や複合機としての基本的な機能は全て備わっているため新品に拘らない方には特に問題にならないのではと思う。
あともう一点、コピー機や複合機レンタルのデメリットとしては初期費用がかかることです。
コピー機の機種やレンタル業者などにもよりますが、搬入費用などで5万円程度の初期費用を請求されることがあります。
ただこれについては分割払いが適用される業者もありますので、その点は各レンタル会社に問い合わせをしてみて下さい。
終わりに
さて、ここまで業務用のコピー機や複合機の運用はどれがメリットあるか、直接購入、リース、レンタルを比べてきましたがいかがだったででしょうか？
潤沢な資金がある会社ならば、好きな最新機種を選べる直接購入も良いかもしれません。
実際に大手企業の中では、コピー機や複合機の直接購入をしている会社がたくさんあります。
一方で、毎月の支払いを一定にして大事にコピー機や複合機を使って行きたいというならばリース契約です。
ただリース契約の場合は厳しい審査があったり、途中で解約することができないという点は頭の片隅に入れておいて欲しいと思う。
そんな中、短期でも長期でもコピー機や複合機を運用できる方法がレンタル契約です。
またレンタル契約はコスパがものすごく良いということが特徴に挙げられます。
そんなコスパの良いレンタル会社を3社ピックアップしてみましたのでご覧ください。
今回の記事が今後のコピー機や複合機運用のお役に立てれば幸いです。
最後まで読んで頂きありがとうございました。
