はじめに
オフィスで当たり前のように運用しているコピー機や複合機はとても複雑な機能を持っています。
そのため保守やメンテナンスが欠かせないことは多くの人が知っているところですよね。
もしもコピー機や複合機にトラブルがあれば、業務が止まってしまうこともある。
その結果、仕事をいつも通りにこなすことが困難となり、売上も落ちてしまうことすらあります。
そうならないようにするために、コピー機や複合機を導入するにあたり、多くの企業がリース契約やレンタルで導入していることが多いです。
そんな中、リースの場合だと契約と同時に保守契約を結ぶことがほとんどだと思います。
そうすることによりリース期間中にコピー機や複合機にトラブルが発生しても消耗部品交換、修理、出張費まで含んだメンテナンスをしれくれるからです。
そのような保守契約の内訳として主にカウンター保守方式とキット保守方式があります。
そして今回の記事ではこれらの保守契約のメリットとデメリットについて詳しく解説をしていきます。
どの保守契約を結べばベストなのかがわかって頂けると思いますので最後まで読んでみて下さい。
それではまずはじめに保守契約についておさらいをしておきます。
保守契約の種類とは？
保守契約の種類としては厳密に以下の4つがあります。
- カウンター保守方式
- キット保守方式
- 年間保守方式
- スポット保守方式
年間保守方式については保険のようなものです。
年間の保守料金を一括で支払い、トラブル時に保守対応をして貰うタイプとなります。
一方で、スポット保守方式はトラブル時にその都度、保守を要請するスタイルです。
この2つはリース契約をする時に殆ど選ばれないためここでは取り上げることはしません。
今回は、カウンター保守方式とキット保守方式について解説をしていきます。
キット方式とは？？
キット方式とは保守契約付きトナーを必要な時にメーカーから購入する保守契約です。
購入するトナーをコピーキットと呼ぶため、キット方式というふうに呼ばれていますが、期間は5年間に設定されている場合が多い。
カウンター方式と大きく違うところは、トナーの消費をしなければ最低料金も発生しないところです。
つまりトナーが残っている間は料金が発生しない保守契約ということです。
極端な話をすると、殆どプリントアウトをしないでトナーを交換しなければ、5年間は修理保守料金が無料ということになります。
一方で注意点としては、契約している保守契約付きトナーではないリサイクルトナー等を使うと、保守契約は打ち切りになってしまいます。
トナーの入れ替えは自前で行うのではなく、業者が行いそこでチェックされてしまうからバレてしまうのです。
また保守契約付きコピーキット（トナー）の価格は、契約の状況によって変わってくるし、機種による違いもあるので一概には言えません。
参考までにNTT西日本がキット方式の価格を公表しているので参考にしてみてください。
- 交換目安3,000枚で26,400円
- 交換目安5,000枚で40,700円
それでは次のところではカウンター方式についてです。
カウンター方式とは？？
コピー機や複合機のリース契約時に、最も多く結ばれている保守契約はこのカウンター方式です。
カウンター方式は1枚あたりの料金をリース料とは別に支払うことで受けることができる保守契約となっている。
ただここで1枚あたりの料金を支払わないといけないのかと思ってしまうかもしれませんが、別途料金を支払うための理由があります。
その理由としては、カウンター方式保守の場合はトナー代や消耗部品は基本的には全て無料です。
また使っていれば補充や交換が必要なパーツ代や技術料、出張料も無料。故障時にも別途料金は一切かかりません。
つまり、オフィスで紙だけを手配すれば良いタイプの保守契約なのです。
そのためトナーの在庫が切れて印刷出来ないというトラブルも未然に防ぐことが出来ます。
そんな中、料金に関しては使う枚数によって随時変動してしまい、ミスプリントも1枚に数えられてしまう。
反対に全く出力プリントをしなかった場合は0円かというと、そうではないのです。
つまり最低料金というものが設定されているので必ず毎月の支払いが発生してしまいます。
またこのカウンター料金はモノクロとカラー印刷で料金が変わってくるところもポイントです。
リース会社によって料金は異なりますが、目安になるのはモノクロ1枚1〜3円程度でカラーは1枚15〜25円程度です。
それでは結局のところキット方式とカウンター方式ではどちらを使えば良いのでしょうか？
どちらを使えば良いのか？？
ポイントは、印刷する枚数と印刷する内容で決めることがベストだと思います。
枚数で考えた場合、1日あたりの印刷枚数が20枚程度で月に換算すると500枚程度だとします。
その場合はカウンター契約ではなくキット契約の方が割安になる可能性が大です。
反対に、印刷枚数が増えれば増えるほどキット料金は割高になるので不利と言えます。
また印刷枚数が増えれば増えるだけ、トナーも多く必要になってきますがカウンター方式なら無料で交換できるのです。
それに加えて、カウンター方式の場合はトラブル時にサービスマンが無料で対応をしてくれます。
印刷枚数が増えれば増えるだけ、コピー機や複合機のトラブルの可能性も大きくなるのでその点は心強いですよね。
そういったことを考えてしまうと、キット方式とカウンター方式は印刷枚数ありきで決めるのがベストだとわかって頂けるはずです。
終わりに
さてここまで、コピー機や複合機のカウンター方式とキット方式の違いについて解説してきましたがいかがだったでしょうか？
結局のところカウンター方式とキット方式どちらもメリットがあります。
そしてそれらメリットは毎月の印刷枚数によって判断をするべきです。
少人数でそこまで印刷枚数がないオフィスはキット方式、反対に忙しくてコピー機や複合機稼働率が高いオフィスはカウンター方式がお勧めです。
こんな感じでカウンター方式とキット方式を使い分けて欲しいのですが、コスパを考えるとリース契約ではくレンタルという選択肢もあります。
例えば忙しいオフィスの場合だとコピー機や複合機のリース料金とカウンター料金を合わせると3万円近くかかることもあります。
月々3万円だとすると1年間で36万円、そして5年間のリース契約の場合は200万円近くかかってしまうのです。
一方で、コピー機や複合機のレンタルの場合は月々1万円が相場なので5年間でも60万円程度に抑えることが出来ます。
このようにレンタルに関してはコスパがかなり良いです。
そしてここではコピー機や複合機レンタルの人気3社をまとめてみました。
1ヶ月の運用費がなんと3000円という会社もありますので、興味がある方は下記の記事を参考にしてみて下さい。
今回の記事が何かの参考になれば幸いです。
最後まで読んで頂きありがとうございました。
