はじめに
いまやオフィスにおいて欠かせないOA機器のコピー機や複合機ですが、他の家電製品とは異なっています。
例えば感光体ユニットや定着ユニットなど一定量使用すると交換をしなくてはならないのです。
そしてこういった部品消耗が原因で、コピーや印刷がうまく出来ないケースがある。
この場合は部品を交換することで元通り使えるようになりますが、当然部品代がかかってしまうのです。
また、一般家電品と比べると使用頻度が多いため、故障や修理対応を余儀なくされるのがコピー機や複合機となります。
こうした問題が起きてしまった時に便利なサービスが定期保守契約です。
そして今回の記事ではこうしたコピー機や複合機の保守契約やメンテナンスについて詳しく解説していきます。
この記事を読めばどのような保守契約を選べば良いかがはっきりと分かりますので最後まで読んでみて下さい。
それではまずはじめに保守契約に入るメリットについて簡単に解説をしていきます。
保守契約に加入するメリット
まず前提ですが、コピー機が突然動かなくなったとします。
そんな時は、自分で修理をしようとしてはいけません。
正しい知識がないままコピー機や複合機を分解してしまうと、新たな故障を引き起こしてしまうかもしれないからです。
コピー機や複合機が故障してしまった場合は業者に修理を依頼することがベストです。
コピー機や複合機について知識豊富なプロが迅速に対応すれば、すぐに故障の問題が解決してしまうからですね。
また出張訪問してくれた際に、コピー機や複合機の使い方でわからない事も聞くこともできます。
そのためコピー機や複合機を購入する際に保守契約を結ぶメリットはトラブル発生時に迅速に問題解決できることと言えます。
そして次のところではそんな保守契約にはどのような種類があるかについて解説をしていきます。
保守契約の種類とは？？
年間保守契約
これについて基本的には故障が発生した際に修理を行う契約です。
契約内容によっては年に数回の定期メンテナンスが入ることもありますが、保守料金は年単位での支払いとなります。
ただ注意点としましては、この年間保守料金には部品代や技術料、出張料が含まれますが消耗品は含まれません。
つまりトナーなどは実費負担となってしまうことは注意をしておいて下さい。
スポット保守契約
スポット保守は故障や不具合が起きた場合にその都度有料で修理をするものです。
そのため契約というよりは、基本的に中古のコピー機や複合機のメンテナンス契約に近いかもしれません。
一方で、費用がかかるのは故障時のみであり、継続して支払う保守料金ではないことが特徴です。
またトナーなどの消耗品は自己負担となります。
毎月の支払いがなく一見お得なように見えますが、修理費には部品代や技術料、出張料が含まれます。
そのため新しいコピー機や複合機に買い換えた方が安くなってしまうようなケースもあるため注意が必要です。
キット保守契約
専用のトナーキットを購入すると料金に感光体・現像剤の使用料や出張料、部品代、技術料などの保守費用が含まれています。
またトナーが切れるまで保守点検が受けられるという方式がキット契約です。
キット保守契約が適用されるのは基本的にモノクロの機種に限られます。
そしてトナーを使用している期間は部品代、出張料を含む修理費は一切かからないためご安心ください。
そして契約期間については、キットのトナーがなくなるまで、もしくは最長5年間適用されます。
もしもトナーが切れた場合、月の途中でも保守点検が受けられなくなるのですが、またトナーキットを購入すれば保守点検を継続可能です。
このキット保守契約はコピー機や複合機の利用頻度が少ない小企業向けに作られたメンテナンス契約と言えます。
そのためコピー枚数やプリントをする量が多いオフィスにはあまりメリットがない契約ですね。
カウンター保守契約
カウンター保守契約は、コピー機や複合機のメンテナンスにおいて最も一般的な契約かもしれません。
この保守契約は1枚あたりのコピー単価が決まっていて、本体に内蔵されているカウンターがその枚数をカウントします。
カウント数に応じて毎月、モノクロ／カラーごとにコピーした枚数分の使用料が基本料金に加算されるのです。
たとえば、月々の基本料金と単価が下記のように設定されていたとします。
- 基本料金：1万円
- コピー単価：10円
月に1万枚コピーした場合には1万円＋〔10円×1万枚〕で11万円が請求されることになります。
また、基本料金の中では「月に○○枚までの料金」という契約もある。
その場合はスマホのパケ代のように、月々の決められた枚数を超過した分の費用が加算されます。
一方で、カウンター保守契約のメリットですが基本料金にこれら全ての料金が含まれます。
- 感光体、現像剤の使用料
- 出張料
- トナー及び部品代
- 技術料
要するに、故障の際に発生する修理および定期的なメンテナンス料金は全て無料になるのです。
そんな中、新品のコピー機や複合機はカウンター保守契約への加入がほぼ必須で、中古の場合は任意加入となっています。
カウンター料金はコピー機の初回リース契約時に決めるのですが、販売店や時期など契約内容によって金額は変わって来る。
そのためコピー機や複合機本体のリース料金以外にもこのカウンター保守料金も気しなくてはならない。
リース契約自体は安かったけれど、カウンター保守料金がべらぼうに高かったなんてこともあるから注意をして下さい。
そのようなことにならないためにも、カウンター保守は慎重に契約を進めた方が無難だと思います。
それではここまで4種類の保守契約をご紹介してきましたが、保守契約の中で一体何を選べば良いのでしょうか？
どの保守契約を選べば良いのか？
まず下記保守契約は前述した通り、レアケースの保守契約です。
- 年間保守契約
- スポット保守契約
そのため通常の保守契約ならばキット保守契約かカウンター保守契約の2択となります。
キット保守契約ではトナーキットを購入した時だけ費用がかかるのです。
例えばですが、ほとんどコピーはしないが年度末にだけプリントアウトが必要になるといったオフィスには向いています。
また大学や高校など夏休みや冬休みといった長期の休みがあるところではキット保守契約が有利になるかもしれない。
キット保守契約
- コピー枚数にバラツキがある施設が望ましい
- 500枚以下のコピー枚数の月が多い場合
- 低速機(毎分15枚コピー程度以上)を導入する場合
反対にカウンター保守契約はコピー枚数によって月々の保守点検料が決まってきます。
そしてトナーを大量に消費する黒一色の書類や、彩り豊かなカラーコピーをしても費用は全て同じです。
そのため、毎月ある程度のコピーや印刷が発生するオフィスの場合には、カウンター保守契約を選択するのが得策だと思います。
カウンター契約
- 毎月500～1000枚以上をコピーするオフィス
- 中/高速機(毎分25枚コピー程度以上)を導入する場合
終わりに
さてここまで、コピー機や複合機のメンテナンスと保守契約についても解説をしてきましたがいかがだったでしょうか？
保守契約に関しては4種類ありますが、やはり一般的なものはカウンター保守契約です。
カウンター保守契約を結んでおけばコストは割高ですが、コピー機や複合機が壊れたり調子が悪い時はサービスマンがすぐに来てくれます。
またトナーなども使い放題で、メンテナンス費用が一切かかりません。
ただコピー機や複合機のリース料金と合わせると費用が数万円かかってしまうことがデメリットです。
月々3万円のリース料金を普通と捉えることができるでしょうか？
もしもその3万円がデメリットかもしれないと思ってしまう場合には、コピー機レンタルがお勧めかもしれません。
コピー機や複合機レンタルならば月々のコストが1万円以下が普通です。
念のため参考程度にコピー機や複合機レンタルの人気3社を掲載しておきます。
本日の記事が何かの参考になれば幸いです。
最後まで読んで頂きありがとうございました。
