2005年のe-文書法施行により、重要書類を電子化保存することができるようになりました。
電子化するとデータ改ざんのリスクが減る一方で、さらにタイムスタンプ搭載のコピー機や複合機を使えばリスクをもっと抑えることができます。
そんな中、コピー機や複合機のタイムスタンプの活用方法がわからない人も多いです。
また、そもそもタイムスタンプなんて知らないという事業者様も多いかもしれません。
そこで当記事では、複合機のタイムスタンプとは何か、またその活用方法について、わかりやすく説明していきますので最後まで読んでみて下さい。
複合機のタイムスタンプとは何か？
コピー機や複合機に搭載されているタイムスタンプとは、電子文書に時刻証明を付与することで、その時刻以前からその文書は存在し、かつその時刻以来その文書は改変されていないことを証明するものです。
もちろん自分で勝手にタイムスタンプを押していては意味がありませんので、一般財団法人日本データ通信協会が認定した第三者機関に付与してもらうことになります。
そんな中、コピー機や複合機の中には、その機能が搭載されているものもあるので非常に便利です。
機種によってはPDFファイルにもタイムスタンプを付与することができます。
また「タイムスタンプ機能付きの複合機がほしい！」と思っていて複合機を新しいモデルにチェンジしようとしたとします。
でも実は今使っている複合機にタイムスタンプ機能が付いていた、という事例もありますので、一度確認してみると良いでしょう。
タイムスタンプの付与手順
タイムスタンプ機能を搭載したコピー機や複合機では、以下の手順で簡単にタイムスタンプを取得することができます。
- 署名や必要事項を記載した重要書類を作成
- 書類を複合機でスキャン
- タッチパネルやパソコン上から『タイムスタンプを付与する』を選択
- タイムスタンプの付与を確認してPDFデータ化
複合機によって微妙な違いはありますが、基本的な流れは以上です。
複合機のタイムスタンプ活用方法
タイムスタンプが必要とされるのは、『国税関係帳簿書類』と呼ばれる重要書類で、企業が扱う金銭に関わる文書です。
例えば決算書や財務関連書類などがそれに当たります。
参照：電子帳簿保存.com
https://www.denshichoubohozon.com/chobo_digitization.html
複合機に搭載されているタイムスタンプ機能が特に活躍するのは、日常的によく発行される領収書や請求書でしょう。
コピー機や複合機でスキャンしてタイムスタンプを付与できるだけでなく、そのままメールで送る機能を持つものもありますので、業務の効率化に役立ちます。
電子文書の改ざんの有無を確認するためのタイムスタンプアプリもありますので、これを使えば効率的に文書のチェックもできます。
つまり、タイムスタンプ機能付きの複合機は、セキュリティだけでなく、業務の効率化も可能にするということです。
それって素晴らしいことではないですか？
そのためぜひタイムスタンプ機能を持ち合わせたコピー機や複合機を使ってみることをお勧めいたします。
複合機のタイムスタンプ機能によってデータ改ざんリスクを軽減
さて、ここまでタイムスタンプとは何かという説明から付与手順、日常業務での活用方法などを見てきました。
文書をデータ管理することが増えたためコピーも容易になったことで、原本性を示すためのタイムスタンプは重要性が高まっています。
結局のところタイムスタンプ機能は多くのビジネスシーンで必要になるものです。
また文書のスキャンとともにタイムスタンプ付与まで複合機が行ってくれるなら、業務効率がアップすることは間違いないでしょう。
ただし、タイムスタンプ機能が搭載されていない複合機もありますのでその点は注意が必要です。
そしてコピー機や複合機のタイムスタンプ機能で迷った際は、複合機レンタルサービスを利用してみてはいかがでしょうか？
レンタルはリース契約よりもコスパが良い上に、ほとんどのコピー機や複合機レンタル会社がタイムスタンプ機能搭載モデルをラインナップとして揃えています。
そのため興味がある人はこの記事で人気のコピー機レンタル会社をまとめてみましたので読んでみて下さい。
2021年最新コピー機、複合機レンタル取扱会社ランキング上位3社（神奈川県調べ）
ここまで読んで頂きあがとうごいました。
