あらゆるビジネスの現場において、複合機は欠かせない存在と言えます。それだけに、その選び方を間違うと業務にとってマイナスとなることもあり得ます。
そこで今回は、複合機を選ぶうえで必要なポイントを４つ解説します。失敗しない機種選びをする為に、あらかじめ情報を整理しておきましょう。
これから複合機の設置をお考えの方や、どうやって選べばよいのか迷っておられる事業者様に読んでいただき、お役に立てられたらと思います。
チェックすべき４つのポイント
複合機の導入には、それなりに時間と費用がかかります。業務において適切な機種でなかったら、多くの手間と費用がムダになってしまいますよね。
使いたい機能が無かったり、逆に機能が多すぎたりして使いこなせないなどのミスマッチを回避する為にも、機種を選定する前にしっかりポイントを押さえておきましょう。
ポイント１，予算はどのくらい必要か
まず大事なポイントとして、複合機の導入には２つのコストがかかります。それは、①初期費用と②ランニングコストです。
はじめは初期費用に捉われがちですが、やはり長期に使うものなのでランニングコストについてもしっかり抑えるべきです。
これら２つの観点に分けて、どのくらいの費用であれば運用可能なのか考えてみましょう。
予算次第で機種の選び方も変わりますし、契約形態の選定もおのずと絞られてきます。
また、実際に業者の相談した際、提示された見積もりが最適なものかの判断も難しくなるでしょう。
そうならない為にも、おおまかで結構ですので予算をあらかじめ決めておくことをおすすめします。
ポイント２，印刷枚数は毎月どれくらいか
２つ目のポイントは毎月の印刷枚数の算定です。
複合機は機種によって印刷能力が違います。やはり大量の印刷を行うなら印刷速度の速い機種が必要ですし、その逆の場合にはハイグレードの機種は持て余してしまいます。
その為にも、業務にどの程度の月間印刷枚数が想定されるかは目星を付けておきましょう。
１日の印刷枚数に稼働日数をかけ合わせると、月間の印刷枚数が計算できます。
当然ながら、ファクスの受信やPCやデータ出力からの印刷も含まれますので、その辺りも考慮して算出しましょう。
もし複合機を運用中であれば、保守料金の請求書からどの程度の印刷枚数なのか確認するのも良いかと思います。
注意点として、時期により印刷枚数が大幅に増減する業種の方はそちらも計算に含める必要があります。
年度末に大量の資料や書類作成をする、月末だけ請求書の発行に追われる、会議の多い時期だけ印刷が増える、などのケースも考えられますよね。通常時は少なくても、やはり最も多い時期の印刷枚数は大事なポイントです。
複合機が多く稼働する時期のことも想定して、月間印刷枚数を算出しましょう。
ポイント３，定形外の用紙を運用する可能性があるか
次は用紙のサイズについて解説します。一般的なオフィスではA4・B5サイズの用紙を扱うケースが多いかと思います。中にはA3を含む大きな用紙を使用される業種もありますよね。
複合機の機種によっては大きなサイズ（大判）の印刷に対応していないものもあります。そうした場合に、扱う用紙のサイズに応じた機種の選定が大事なポイントになってきます。
ポスターの印刷など大判の用紙を頻繁に扱う業種の方は、業務に最適な機種を選ぶようにしましょう。
また、スキャン機能にも注意が必要です。
たとえば雑誌やパンフレットなどを見開きでPDF化する場合には、対応するスキャナーが必要になります。
大判の印刷はしない場合でも、スキャン機能を使う可能性があるようでしたら考慮に入れておく必要があります。
機種選定の際には、取り扱う用紙のサイズや業務内容に応じた適切な判断をするようにしましょう。
ポイント４，業務に必要な機能はなにか
一般的な複合機には、①印刷②ファクスの送受信③スキャンの３つの機能が備わっていますが、カラーの印刷やスキャンに対応していないものあります。
４つ目のポイントは、自社の業務に必要な複合機の機能を見極めることです。
例えば、白黒の文字だけの印刷しか使用しないのであればモノクロ対応の機種を選べば良いという事になりますよね。わざわざカラー印刷が可能な、値段の高い機種を選定すればムダになってしまいます。
ただし、複合機の便利な機能は新しく追加されていきますし、業務環境も変化していきます。やはり長く使用するものなので、将来的に考慮すべき機能についても考慮するのも良いかも知れません。
印刷やスキャンなど基本的な機能以外には以下のようなものが挙げられます。
複合機の機能一覧
- ADF（自動的に原稿を送る）機能
- 割り込みコピー
- 連続読み込み
- 両面コピー
- 倍率変更
- 自動用紙選択
- 人感センサー
- 原稿枠けし
- 濃度調整
- ファックス転送
- ファックスタイマー送信
これらはもちろん、ほんの一部ですが便利な機能を装備した複合機を選べばグレードに応じて高額になりますし、使いこなすのは大変です。
まずは自社の業務内容に合った、最低限必要な機能を見極めて機種を選ぶのが良いでしょう。
４つのポイントを整理して、業務に最適な複合機を選びましょう！
いかがだったでしょうか。複合機を選ぶ際に、あらかじめ押さえておくべき４つのポイントを解説させていただきました。
複合機には様々な機能があり、機種によってグレードや値段も違いがあります。自社の業務にピッタリな機種を選定するのは大変ですが、失敗しない為には重要な作業となります。
専門業者に相談する前に、あらかじめ情報を整理しておくことでスムーズに機種を選ぶことが出来るかと思います。
この記事が、これから複合機の導入をお考えの方の参考になれたら幸いに思います。
それでは最後までお読みいただき、ありがとうございました。
