コピー機(複合機)を運用する上で重要なポイントであるリース業者の選定。
高価なオフィス機器であるコピー機(複合機)は5～7年のリース契約を締結して運用することが一般的ですが、リース契約をする業者次第でトータルでかかるコストやトラブル時の対応が大きく変わるためリース業者選定は非常に重要になります。
そこで今回はリース業者選びに失敗しないためのポイントを2つご紹介します。
コピー機(複合機)運用の質を大きく左右するリース業者は慎重に選定する必要があるため、できるだけ納得した形で複合機を運用したいという方はぜひ最後までご覧ください。
リース業者選びのポイントはこの2つ！
複合機のリース業者を選ぶ際のポイントは以下の2点になります。
○保守契約・ランニングコストの明確さ
○定期メンテナンスなどアフターサービスの充実度
リース契約では3～5年ほどの長期契約の内容を締結時に決め、基本的に途中で変更されることはありません。
このため契約内容が明確になっているかどうか、運用時のサポートは充実しているかといったことが重要になります。
それぞれの詳しい内容について、以下で見ていきましょう。
保守契約・ランニングコストの明確さ
まずは保守契約内容や料金・ランニングコストが明確になっているかという点から見ていきましょう。
複合機のランニングコストとしては、基本的に複合機の本体価格にリース料率を掛け合わせた「リース料金」とカウンター保守に代表される「保守料金」が月々掛かります。
これらを正確に把握しておくことで複合機の運用コストを算出することが可能になりますが、リース業者によっては見積もり時に保守料金を記載していない場合がある点には注意が必要です。
複合機メーカーが様々な保守やサポートを用意していることからもわかるように、精密機器である複合機にはメンテナンスが必須になります。
一見安く見えるリース料金で契約を締結し、後になってからメンテナンスで想定外の出費がかさむという事態を避けるためにも、保守契約内容やランニングコストをしっかりと明示してくれるリース業者を選ぶようにしましょう。
定期メンテナンスなどアフターサービスの充実度
メンテナンスが必須となる複合機の運用においては、どれだけアフターサービス・サポートが充実しているかという点が重要になります。
複合機の代表的なトラブルとしては紙詰まりや印字不良があげられますが、ローラーの摩耗やドラムの汚れが原因となって引き起っていることが一般的です。
定期的なメンテナンスを行っていればこれらのトラブルを最小限に抑えることができるため、定期メンテナンスが用意されているかどうかという点は確認するようにしましょう。
またトラブル時に迅速な対応をしてくれるかどうかも重要な点になります。
電話連絡でのサポートがすぐに繋がり対応が良いかどうか、訪問対応をすぐに行ってくれるかといった点も確認しておくとよいでしょう。
ここでメンテナンスに関して少し詳しいお話をすると、リース会社専属の保守員がいるかどうかもポイントと言えます。
保守員には①リース会社専属保守員と②メーカー保守員の2パターンがありますが、リース会社専属保守員の場合はリース契約内容について詳しく把握しているため適切かつ時に柔軟な対応をしてくれます。
またリース会社専属となるため迅速な対応が期待できる点もメリットと言えるでしょう。
まとめ
今回は複合機のリース業者選定で失敗しないためのポイントを2つご紹介しました。
リースの締結時には、期間中にかかるコストを明確にすることはもちろん運用中のサポート体制についてもしっかりと把握することが重要です。
リース業者とはどうしても長期的な付き合いとなるため、今回ご紹介したポイントを押さえて最適な業者を選定するようにしましょう。
