月々かかるコピー機や複合機のリース料金、少しでも安くしたいですよね？
業務用コピー機の利用では避けて通れない月々の支払いですが、いくつかのポイントを押さえることで安くできる可能性は十分にあります！
今回はそんなリース契約でのコストを抑える方法について、「どこにコストがかかって」「どこを抑えられるのか」、そして「コストを抑える交渉術」についてまで解説していきます。
5年などの長期契約となるリースにおいて月々の支払額は非常に重要になりますので、少しでも安くしたいという方はぜひ最後までご覧ください。
こうして決まる！リース料金の内容と相場
はじめにリース料金がどのように決まるのかについて確認しておきましょう。
リース料金は以下のようにして決定します。
月額リース料金 ＝ 本体価格 × リース料率
リース料率とはコピー機利用にかかる金利のようなもので、共通のリース料率が定められているわけではなくそれぞれのリース会社によって決定されています。
相場としては、リース契約の基本である5年リースの場合で約1.9％、短期のリース契約である3年リースで約3.1％、長期の7年リースで約1.3％と、長期契約になるほど安くなる傾向があります。
例えば本体価格100万円のコピー機を5年リースで借りる場合、
100万円 × 0.019 ＝ 19,000円
となります。
これを5年間（60ヶ月）支払い続けるためリース料金の総支払額は114万円となり、本体価格との差分である14万円がリース会社の利益となります。
リース料金だけじゃない 月々の支払いには保守料金も必要
リース契約でかかる月々の費用については、一般的に上記のリース料に「カウンター料金（保守料金）」が加わり決定します。
カウンター料金とは月間で印刷した枚数に従って課金される利用料のようなもので、相場としては白黒1枚1円以上、カラー1枚10円以上はかかると言われています。
このためリース契約で最終的にかかる費用としては以下のようになります。
リース契約での月額費用 ＝ リース料金 ＋ カウンター料金(保守料金)
リース契約においては、これらをいかに抑えられるかというところがポイントになります。
リース料金とカウンター料金を抑える方法について、以下で詳しく見ていきましょう。
コピー機の本体価格を抑える
まずはリース料金を抑える方法ですが、本体価格を抑えるアプローチとリース料率を抑えるアプローチがあります。
リース料率を抑えることについては後ほどご説明しますので、ここでは本体価格を抑えることについてお話します。
計算式から分かるように、本体価格を抑えるとリース料金は安くなります。
これは当然のことかと思われるかもしれませんが、用途に合った最適のコピー機を選ぶということは意外と多くの方ができていないことでもあります。
オーバースペックの機種を選んでいる場合は本体価格が不必要に高くなりますが、スペックが不足している状態で無理に動かしている場合でも保守料金など別のところでコストが発生する可能性があります。
リース契約での料金を少しでも抑えるためには、ご自身の用途や環境に合った最適の機種が選べているかどうか慎重に確認する必要があります。
カウンター料金を抑える
リース料金と一緒にかかるカウンター料金を抑えることも効果的です。
カウンター料金を抑える方法としてはカラー印刷を極力減らすといった日常での対処法もありますが、メーカーによってカウンター料金の相場に違いがあるということも覚えておくと良いでしょう。
カウンター料金が安い代表的なメーカーとしては京セラがあげられますが、先ほど触れたように一般的にはモノクロ1円カラー10円以上はかかると言われているところ、京セラの場合はなんと最安でモノクロ0.4円カラー4円とも言われています。
月々の利用に伴って必ずかかってくるカウンター料金を抑えることはランニングコストを抑える上で非常に重要になりますので、リース契約での利用料を抑える際にはリース料金だけでなくカウンター料金も考量することが必要です。
またカウンター料金だけでなく、保守料金全般について考えることも重要になります。
保守の中にも対応範囲によってさまざまな種類があり、土日祝や深夜の対応があるかどうかなどで料金が変わってきます。
過不足なく適切な保守内容になっているかどうかという点も慎重に検討するようにしましょう。
リース料金を抑えるための『交渉』のポイント
ここまでリース契約でコストを抑えるために気を付けるべきポイントについてお話しましたが、実は『交渉』によってコストを抑えることも可能です。
ここでは交渉のポイントについて、以下2点をご紹介します。
〇リース料率を交渉する
先ほどお話したようにリース料率はそれぞれのリース会社によって決められています。
すでにお話した契約期間での違いのほか、機種の違いによってもリース料率を交渉する余地はあります。
〇カウンター料金を交渉する
またカウンター料金についても共通で定められているものではなく交渉の余地があります。
一般的に月間の印刷枚数が多いほど1枚あたりのカウンター料金は安くなる傾向があるため、印刷枚数に基づきカウンター料金を交渉すると良いでしょう。
まとめ
今回はリース契約でのコストを抑える方法について解説しました。
リース契約では基本のリース料金に加えて、カウンター料金を代表とする保守料金が月々かかります。
それらのコストを抑える方法として、機種やメーカー・保守契約を最適化するといったことから、リース料率やカウンター料金を交渉するといったことまでご紹介しました。
ただやはり最適化や交渉となると知識が必要であったり一人ではご不安であったりといったことも多いかと思います。
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