はじめに
コピー機や複合機をリースする際にカウンター料金というものがあることをご存知でしょうか？
これの存在を知らずにコピー機や複合機のリース契約をしてしまうとパニックになってしまうかもしれない。
なぜならば思いの外、カウンター料金が高かったりするからです。
カウンター料金はコピー機や複合機本体のリース料金とは別に支払う必要があります。
そして今回の記事ではカウンター料金の概要や仕組み、相場など経理に必要な仕分け時の勘定科目も含めて解説しますので読んでみて下さい。
それではまずはじめにカウンター料金のメリットから解説をしていきます。
カウンター料金の仕組みとメリットとは？
カウントしているものは印刷枚数
リース会社は、リース機器に内蔵されたカウンターで、総使用枚数を数えて契約者への請求金額をはじき出します。
そのためサービスマンは定期的に会社にやって来て、カウンターをチェックしていきます。
一方で、機器の購入とは違い、リース契約ではトナー代や修理費用が契約内容に含まれていて、その都度支払う必要がありません。
これについてはなぜでしょうか？
それは契約の内容に秘密があります。
リース契約の期間は5年以上と決まっています。総じて７年程度で、この間は解約できません。
このためリース会社側は、審査をして貸し手を選別します。
そして借り手は、せっかく審査に通って借りられた機器を、無駄なく使いたいと願うものです。
そこで、カウンター料金として使用枚数分の料金は発生するけれど、その他のトナー代や修理費用を無料にしてお得感を出しているのです。
多くの業者が、このような理由でカウンター料金を設けているのが現状となります。
修理代・トナー代の支払い【都度払いにならない】
リースでカウンター契約をすると、使用枚数でカウンター料金が発生します。
また、もしもトナー切れや修理が必要になったときに、すぐにサービスマンが現場に来てくれます。
これらの費用がカウンター料金に含まれているため、心配ごとが一つ減るのです。
突然の修理といった急な費用がないため、経営者にも優しいといえます。
コピー機・複合機が一度壊れれば業務が停止してしまう可能性だってありますよね。
そういったリスクのある中で、予算や時間を気にせず修理を依頼できるのはカウンター制度の大きな利点です。
使用枚数の違いで料金が違う！たくさん使うほうがお得？
最大印刷枚数が機種によって違い、これが多いほうのカウンター料金が安いのです。
これについては不思議ですね。
この理由として、大量に使う借り手ばかりが膨大な出費にならないように、不平等を緩和するための価格設定なのです。
これにより自社の印刷枚数がそれなりの数なら、より最大印刷枚数の多い機種をリースした方がお得となります。
しかしながら、印刷枚数の少ない会社は、割高になってしまう点は注意が必要です。
リース料金は毎月の支払いとなる。
また長期に渡る契約ですし、無駄な費用が積みあがる原因にもなってしまいます。
ですので、あらかじめコストを計算しておくのが得策です。
たとえば現在の使用頻度は、コピー機のディスプレイを操作すればわかります。
初期設定画面を出し、メニューで「カウンター/総使用枚数表示/機器情報」などの項目を見つければ確認することができるのです。
コピーボタン長押しで見られる機種もあるので、取説を確認してみてください。
リース契約を選ぶ前に、こういった現状を把握しておくことが大切です。
カウンター料金の相場を知るには？？
カウンター料金の特徴が終わりましたので、次は料金相場について解説をしていきます。
一般的に相場を決めていると言われるのは「印刷枚数」であり、カウンター料金の相場の要素の一つは印刷枚数です。
ただし、「数多く印刷する機種ほど料金が安い」という逆相関になっています。
ということはですね、性能の高い機種ほど安い傾向があるといえるのです。
では、印刷枚数での相場です。
遅め（分速15～20枚）
印刷速度が遅く、１分間に15～20枚の機種となります。
月換算で1,000～3,000枚ですので、カウンター料金の相場は【白黒1.5円以上/カラー15円以上】です。
モノクロで２円という例もありますが、現状では減っているようですね。
標準（分速30～40枚）
印刷速度は標準的な機種で、1分間に30～40枚となります。
月換算で3,000～10,000枚です。
この速さは、業務用としてもストレスなく使えます。
カウンター料金は【白黒1.3円以上/カラー14円以上】が相場です。
こちらも地域差などで、モノクロが少し高くなることがあるようですね。
早め（分速50枚）
1分間に50枚だと、そうとう速い機種です。
月換算では、20,000枚で、特別に印刷回数の多いオフィスに向きます。
カウンター料金の相場は【モノクロ1.2円以上/カラー12円以上】です。
標準速度の機種よりも１枚当たりは安くなっています。
【最近の傾向】価格差が狭くなっている！価格交渉のコツは？
相場を決めるほかの要素に「業者側の方針」があります。
つまり、業者によって見積金額の出し方が違うのです。
相場感を無視して、利益ばかりを求めて見積もりを出すところがあるということですね。
最近では、ネットで簡単に相場がわかるため、業者間の価格差は狭まっています。
それでも高い業者はあるのです。
自社で機器の用途などがまとまったら、必ず相見積もりを取り、面倒がらずに料金交渉をすることが重要です。
一方で、カウンター料金定額や無料サービスは非常に魅力的に映りますよね。
しかし、以下のような落とし穴もあるので、見積もりの内容をしっかり確認するようにしましょう。
- 無料になる印刷枚数に制限がある
- トナーは別料金
一言で言いますと、細かいところで料金が発生してしまう仕組みです。
こういった罠にはまるのを防ぐためにも、
- 同様サービスの見積もりと別に取る
- 公式サイトの注意書きをプリントして担当者に見せながら質問する
こういったことをしながら、正しい料金情報を入手することに努めてみて下さい。
カウンター料金の経費計上ってどうする？
リース料金は、会社にとって経費となります。
では、カウンター料金の勘定科目はどうなっているのでしょうか？
経理の人もすぐには答えられないことのあるこの科目について、考え方を解説します。
カウンター料金は、使用量に応じて変わる変動費である
カウンター料金は、使用量で金額が変わりますので変動費になります。
そのため、勘定科目は「費用」グループに入ります。
ただし科目の解釈が分かれてしまっていて、これが混乱を招きます。
会社によって、以下の科目である可能性があります。
- 事務用品費
- 消耗品費
- 修繕費
- 雑費
- 印刷文具費
なぜこうなるかというと、カウンター料金に含まれるトナー料金やメンテナンス料のせいです。
別々には請求できませんから、トナーの「消耗品」を取るかメンテナンス料の「修繕」を取るかと悩んでしまいます。
リース料は別の仕分けになるので、リース料にも入れることができないのです。
選ぶ基準を作るには
結論をいうと、正解はありません。
会社ごとに重点を置くものが違うからです。
それでもなんらかの基準を決めたいなら、「税務署や国税局にその勘定科目にした理由を聞かれた場合に明確に説明できればいい」とします。
そのかわり初めての処理の際、今後の事を考えて科目を決めるようにしましょう。
妥当なところでは、事務用品費か消耗品費です。トナーや部品が定期的に間違いなく交換されるからです。
サービスマンが来るけど、修繕費じゃダメなの？
しかし、勘定科目は「修繕費」ではだめなのかと疑問が出てきますね。
修理要請に対してサービスマンが来てくれる故障への対応は、「イレギュラー対応」の側面が強いです。
定期的にするものではないことから、やはり定期的な費用となる「消耗品費」等がふさわしいと考えられるのです。
終わりに
さてここまで、コピー機や複合機のカウンター料金の仕組みや相場について解説してきましたがいかがだったでしょうか？
リース契約についてはカウンター料金というものが常についてきてしまいます。
そのため月々の支払いがコピー機や複合機のリース料金2万とカウンター料金1万円など、これら二つの合計となってしまう。
その点を考慮しながらオフィスでどのコピー機や複合機を使うかを検討する必要があります。
そんな中、リース契約をするにあたり月々数万円かかってしまうのではコスパが悪いと感じるかもしれません。
そのような人に向いているのがコピー機や複合機のレンタルかもしれません。
レンタルの場合は月々のコストが1万円以下で運用できることがポイントです。
また何か問題があった時には、業者の方がすぐに駆けつけてくれますのでそういったところもメリットだと思います。
下記にコピー機レンタル業者上位3社を載せておきますので興味がある人は読んでみて下さい。
今回の記事が何かの参考になればとても嬉しいです。
最後まで読んで頂きありがとうございました。
