コピー機や複合機の導入をお考え中のみなさん！
導入費用や利用料を出来るだけ抑えたいとお考えではありませんか？
機種によっては本体価格が数百万円であったり印刷代やトナー代が継続的にかかったりと、色々とコストがかかるイメージのあるコピー機ですが、いくつかのポイントを押さえることで大きくコストを削減できる可能性があります！
そこで今回はコピー機のコストを削減する方法について、主にコピー機を導入する際に気を付けるべきポイントに焦点を当てて解説していこうと思います。
これからコピー機を導入しようという方はもちろん、現在の利用料の見直しを行いたいとお考えの方もぜひ最後までチェックしてみてくださいね。
まずはコピー機にかかるコストをチェック！
コスト削減の具体的なポイントに入る前に、まず前提としてコピー機運用に際してどのようなコストが発生するのか確認しておきましょう。
コピー機にかかるコストは以下のように考えられます。
コピー機にかかるコスト ＝ 本体料金 ＋ ランニングコスト
本体料金はコピー機の性能によって決まり、ランニングコストはカウンター料金や保守料金などによって決まります。
コピー機の導入には購入・リース・レンタルという選択肢がありますが、いずれの選択肢にしてもこの2点に基づいてコストが変動します。
コピー機のコスト削減のためには、この「本体料金」と「ランニングコスト」をどれだけ抑えられるかが重要になります。
コストを削減するための3つのポイント
これらのコストを削減する上でポイントとなるのは、どれだけご自身の利用状況に合った機種や契約内容を選べるかという点になります。
具体的には以下の3点を意識して機種や契約内容を選ぶようにしましょう。
〇用途に合った性能の機種を選ぶ
〇利用状況に合った保守契約を選ぶ
〇カウンター料金を抑える
ほかにもコピー機を運用する際に用紙やトナーの使用量を抑えることでコストを削減することもできますが、今回は本体料金や保守料金などコピー機を利用する上で避けて通れない、ベースとなる費用の削減方法に焦点を当ててお話します。
以下で詳しくご説明しますので1つずつチェックしていきましょう。
用途に合った性能の機種を選ぶ
コピー機のコストについて考える際、ご自身の用途に合った適切な性能のコピー機を選ぶことは非常に重要になります。
なぜなら本体料金はコピー機の性能によって決定する上、性能の合っていないコピー機を利用することは本体料金以外のコストを発生させる原因にもなり得るからです。
必要のない機能を備えたオーバースペックの機器を選んでリース料などの本体料金が高額になったり、逆に性能に見合っていない量の印刷を行い修理に費用がかかってしまったりといった事態は避けたいですよね。
どのようにコピー機を利用したいか用途をしっかりと把握し、必要十分な性能を持ったコピー機を選択することで、本体料金を抑えつつ無駄なランニングコストが発生するリスクも回避するようにしましょう。
自身の環境に合った契約を選ぶ
次に、利用状況に合った保守契約を選ぶということもランニングコストを考える上で非常に重要になります。
利用頻度も高く精密機械であるコピー機を運用する際、どうしても紙詰まりや印字不良といったトラブルに直面する機会が多くなります。
そのためコピー機を導入する際は一緒に保守契約を締結することが一般的ですが、一口に保守契約と言っても様々な種類が存在し、定期メンテナンスを行ってもらえるかどうかや土日祝も修理のために訪問対応してもらえるかなど、契約によって保守内容が大きく異なります。
ご自身の利用状況に合わせて適切な保守契約を締結することで、不必要なサポートが含まれた高額な保守契約を締結したりサポートが不十分で損失を発生させてしまったりといったリスクを回避するようにしましょう。
カウンター料金を抑える
最後にランニングコストを考える上で避けて通れないカウンター料金についてお話します。
カウンター料金とはリースやレンタルで「カウンター保守」と呼ばれる保守契約を締結した際にかかるもので、モノクロやカラーで1枚印刷するごとにかかる料金のことです。
例えばモノクロ1枚1円、カラー1枚10円など、料金は契約によって異なります。
カウンター料金の差は1枚あたりでみると数円の差になりますが、1日に何百枚何千枚といった印刷を行うためにコピー機を導入することを考えると、カウンター料金の差がランニングコストに大きく影響することは言うまでもありません。
そのため、カウンター料金を可能な限り抑えるということもランニングコストを削減する上での重要なポイントと言えます。
まとめ
今回はコピー機の費用を削減する方法として、特にコピー機の導入時にできることに焦点を当ててお話しました。
ポイントとしては、やはりどれだけご自身の利用状況に合った機種や契約を選べるかという点になります。
ただし初めてコピー機を導入する際などは、コピー機の利用用途が定まっていなかったり、どのような契約を選べば良いか分からなかったりといったことがあるかと思います。
そのような場合は、ぜひ一度ZEROコピにご相談ください！
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