複合機を設置するにはいくつかの方法がありますが、中でもリース契約は多くの事業所で受け入れやすい選択のようです。それは、初期費用が掛からず月額料金も安く抑えられるからです。
と言っても、導入後にかかる毎月のランニングコストは気になるところですよね。
そこで本記事は、複合機リース契約の月額料金を安くする３つの方法をご紹介したいと思います。毎月のコストを少しでも安く抑えたい方は、どうぞ最後までご覧ください。
月額料金の内訳を把握しましょう
まずは前提として、月額料金がどれくらいかかっているのか把握しましょう。
複合機のリース契約のコストを抑えるために、まずは現在かかっている月額費用をキチンと確認することが大切です。
基本的にリース契約は、①リース料金②保守料金③カウンター料金の３つの要素から構成されています。
リース料金
リース料金とは、複合機の機器本体を借りる料金のことです。
定額の月額料金となり、本体価格にリース料率をかけ合わせて計算されます。
リース料率と本体価格は、リース先の業者によって変わってきます。
保守料金
保守料金とは、メンテナンスや故障の際の修理、消耗品の交換にかかる費用などの総合的なサポート範囲を取り決めた契約を結ぶことに対する料金のことです。保守契約に対する料金、と言い換えてもよいでしょう。
こちらも定額の月額料金がかかりますが、その金額やサポート範囲などはリース先の業者によって変わってきます。
カウンター料金
カウンター料金とは、毎月の印刷枚数に応じた金額に対して請求が行われる料金体系です。
故障時の修理やメンテナンス、トナーなど消耗品の補充や交換にかかる費用が無料となり、使った分だけカウンターで加算されていく契約に対する料金です。
リース契約をしている事業所の約８割がカウンター契約を結んでいると言われています。
リース契約の月額料金を安く抑える３つの方法
現在かかっている費用の把握ができたところで、実際に毎月のコストを抑える取り組みを始めましょう。
ここからは、リース契約の月額料金を安く抑える３つの方法をご紹介します。
方法１，ペーパーレス化することでカウンター料金を抑える
１つ目の方法は、クラウドを活用して情報を共有することです。
例えば、社内での文書の共有にクラウドを利用すればカウンター料金を大幅に削減できます。印刷枚数が減ることで、カウンター加算が抑えられるからです。
つまり、ペーパーレス化を進めて印刷を減らす仕組みを作ることで、カウンター料金を節約できるのです。
また、ファクス送信する際にペーパーレスFAXを使うのも良いでしょう。
これまではPCで文書を作成して、紙に印刷したのちファクスする流れだったと思います。この作業をペーパーレスにすれば、印刷枚数はかなり減らせることが可能です。
ちなみにペーパーレスFAXは文書を印刷することなく、そのままデータとしてファクスする機能です。
方法２，新規の複合機を検討する
２つ目の方法は、新しい機種の導入を検討するというものです。これには前提として、残りのリース契約を加味することを含めます。
複合機の本体価格は、技術革新によって日々下がってきています。また、保守料金についても業界での競争により下降傾向が顕著だと言われています。
つまり、新規の複合機を導入するメリットがかなり見込めるというわけです。
通常、リース契約の解約は出来ないことになっていますが、残り期間の月額料金を支払うことで可能となります。この際の残債と、新規の複合機にかかるコストとメリットを照らし合わせ、検討してみるのが良いでしょう。
安い費用で新しく高機能の複合機に入れ替えられますし、場合によっては同じ業者と交渉することで残債も安く抑えられる可能性もあります。ここはしっかり押さえておきましょう。
方法３，月額料金が安い業者に乗り換える
３つ目の方法は、月額料金が安い業者に乗り換えるというものです。
リース契約更新のタイミングはチャンスです。継続して同じ業者にするのではなく、各社から相見積もりを取ってみましょう。
一般的に、同等ランクの複合機であればほぼ同じような料金となりますが、各社に契約を打診することで有利に進めることも可能です。
メーカーや機種による違いも知ることができ、きっと多くのメリットを得られることでしょう。
契約更新のタイミングには選択肢として、この乗り換えについて考慮することをおすすめします。
まずはペーパーレス化から始めましょう
今回は、複合機のリース契約を安く抑える方法を３つご紹介しました。
まずはペーパーレス化から取り組み、時期を見て新規のリース契約を検討する、更新のタイミングで各社から相見積もりを取り比較検討する。
これらの方法を実行することで、コストの削減はかなり見込めます。ぜひ参考にしてみて下さい。
この記事が、リース契約の月額料金を安く抑えたい事業者様のお役に立てたら幸いに思います。
それでは最後までお読みいただき、ありがとうございました。
