複合機を導入しようと考えているものの、どういった費用がかかるのかイマイチ分からずお困りではないでしょうか？
今回はそんな複合機導入の際の費用の考え方について解説していきます。
「どこに・どのように」お金がかかるのかお話していきますので、初めて複合機を導入される方はもちろん、すでに複合機を使われている方も今一度費用や予算について確認してみてくださいね。
複合機導入でかかる費用は大きくこの2つ！
まずは複合機導入にかかるコストを大まかにイメージしておきましょう。
実は複合機のコストは、大きく分けると以下の２つだけになります。
「本体料金」 + 「ランニングコスト」
実際は内訳や支払い方法がいくつかあるのですが、以下でそれぞれ詳しく確認していきますのでご安心ください。
ここではまず、複合機にかかるコストは携帯電話や車のように「本体料金」と「ランニングコスト」がかかるということをおさえておきましょう。
本体料金
まずは本体料金について詳しく見ていきましょう。
新品のカラー複合機を購入するとなると120万円〜400万円ほどになるなど非常に高額な商品である複合機ですが、ここではどのような要因で価格が変わるのか、またどういった支払い方法があるのかについて解説します。
価格を決定づける最も大きな要因としては印刷速度があげられます。
複合機は機種によって印刷速度が異なり、同じメーカーでも1分間に15枚印刷できるものから75枚印刷できるものまで様々な機種があります。
まずはこれらの印刷速度の違いによって、複合機の価格帯がある程度決定づけられます。
印刷速度以外の要因としてはその他の機能がどれほど充実しているかという点もあげられます。
例えばA3以上の印刷に対応しているかどうかやADFが搭載されているかどうか、またクラウド連携があるかなどによって同一の印刷速度をもつ機器の中でも価格が変動します。
まずは印刷速度から複合機の価格帯を確認し、その中でそれぞれの個別の機能にどこまで費用がかかるのか・かけられるのかを確認すると良いでしょう。
これらの要因で決まる本体料金ですが、大きく分けて以下の3つの支払い方法があります。
・購入
新品または中古品を購入する方法。
メリットとしては自社で所有権を持つため自由に譲渡や売却ができるほか、リースと比べて支払総額では安くなるといった点があげられます。
デメリットとしては自社所有のために固定資産税などの管理が必要になることや、やはり初期費用が大きくかかってしまうといった点があげられます。
・リース
一般的に3年～5年ほどの契約期間で、月額料金を支払うことで複合機を借り入れる方法。
メリットとしては購入の場合と異なり固定資産税などの管理が不要であることや初期費用がおさえられることがあげられ、実際にリース契約が最も一般的な支払い方法になります。
デメリットとしては途中解約ができないことや契約に審査が必要なことなど契約のハードルがやや高い点があげられます。
・レンタル
一般的に短期間、月額料金を支払うことで複合機を借り入れる方法。
メリットとしては最短1日からなどの短期間での借り入れが可能なほか、リースと異なり途中解約が可能、また審査も不要である点があげられます。
デメリットとしては毎月の支払額でみると最も割高になることや、選択できる機種が限られているといった点があげられます。
先ほど触れたようにリース契約で支払いが行われることが一般的ですが、それぞれメリットとデメリットがありますのでご自身の状況にあった支払い方法を選ぶようにしましょう。
ランニングコスト
本体料金の内容について確認したら、次はランニングコストについて確認しましょう。
ランニングコストの内容としては以下の2つがあげられます。
・メンテナンス代
メンテナンス代にはトナー代や修理代、部品代が含まれます。
・消耗品代
消耗品代には用紙代やホチキス代が含まれます。
これらのうちランニングコストとして大きくなるのはメンテナンス代ですが、支払い方法としては保守契約によって処理するのが一般的です。
なぜなら、保守契約を結ばずに複合機を修理しようとすると1度の修理で10万円を超えるケースも十分にあり得る上、保守契約の種類によってはメンテナンスや修理のサービスに加えて部品交換やトナー交換も無料になるからです。
ここでは最も主流のカウンター保守契約について確認しておきましょう。
カウンター保守とは、複合機でカウントされた印刷枚数に応じて課金される仕組みの事で、白黒とカラーでそれぞれ1枚当たりのカウンター料金というものが設定されています。
相場としてはモノクロで1枚1円程度、カラーで1枚10円程度であり、その他に月2,000円程度の最低利用料金がかかります。
またカウンター保守では先ほどお話したように部品交換やトナー交換が無料になります。
このように料金が見えている分、トナーなどの購入や修理にかかるコストを都度処理せずに済み、ランニングコストの見通しが楽になるといったメリットもあります。
こういった理由から、ランニングコストを考える上で要となるのは保守契約であると言えます。
保守契約を中心に、月々どれほどの費用が必要になるのか考えてみましょう。
まとめ
今回は複合機導入にかかる費用の考え方について解説しました。
「本体料金+ランニングコスト」が費用として考えられ、それぞれどういった内訳と支払い方法があるのかについてお分かりいただけたかと思います。
今回の内容をご参考に、どこにどれだけ予算をかけるのか一度考えてみてくださいね。
