はじめに
コピー機や複合機を使うにあたって大量印刷問題というのがあるのではないでしょうか。
「部長に『これ数えておいて！』と言われたけど、枚数が多すぎて気持ちが落ちる」
「せっかく大量の印刷枚数を数えたのに、忘れてまた数えなければいけない」
「用紙を自動的に数えてくれる機械があればいいのにな」
コピー機、複合機で大量の印刷用紙を数える場合、多くの悩みを抱えることは往々にしてあることでしょう。
自分で数えるのも気が滅入るし、数えたところで途中で忘れたりカウントを間違えたりしますよね。
このように、大量の印刷用紙を自力で計算することはミスも多く、なにより非効率だと思いませんか？
そこでおすすめなのはコピー機、複合機の「印刷枚数カウント機能」になります。
印刷枚数カウント機能は自分達で手動で大量の用紙を数える必要がなく、コピー機で自動的に素早くカウントしてくれる大変優れた機能です。
印刷枚数カウント機能を使うことで、間違えることなく業務効率を大幅に上げることができ、なによりコピー機、複合機のボタンひとつで出来てしまうのもポイントですね。
今回はそんな「印刷枚数カウント機能」について、メリットや設定方法をメインに紹介していきます。
是非最後まで読んでもらい、印刷枚数カウント機能がいかに有能か気づいてもらえれば幸いです。
印刷枚数カウント機能を使う3つのメリット
まずはコピー機、複合機の印刷枚数カウント機能を使う3つのメリットとしては以下の通りです。
- 自分で数える手間がない
- 数え間違いがなくなる
- 自分で数えるよりも断然早い
自分で数える手間がない
印刷枚数カウント機能を使う最大のメリットは「自分で数える手間がない」ことです。
忙しいときに限って、社内のお偉いさんから「悪いけど、今日の会議資料の枚数かぞえておいて」と言われることはありますよね。
自分で受けた仕事を他の人に頼んでもいいですが、簡単すぎる仕事だけに頼みづらかったりします。
そこで印刷枚数カウント機能を使えば、自分の代わりにコピー機や複合機が印刷枚数を数えてくれるので、業務負荷は少なくなるのです。
その結果、業務に集中することができますし、他の人の手をわずらわせることもありません。
こういったことの繰り返しが社内コミュニケーション良好の秘訣となっていきます。
誰もが働きやすい環境をつくりたいですよね？
そういった良き環境を創るためにもコピー機や複合機印刷物は自分で数えるのではなく、コピー機、複合機の印刷枚数カウント機能を使って下さい。
数え間違えがなくなる
「ひつじが一匹..ひつじが二匹..」人間は数を数えるときには、必ずと言っていいほど間違いが発生します。
間違えたことはたいてい自分では気付きませんので、後から発覚して大惨事を招くことになりますね。
「今日の会議で資料が一部足りなかったぞ！どうしてくれるんだ！！」と部長に怒られるCMや映画のシーンをよく見かけるでしょう。
数え間違えを無くすための一番の対策は機械に頼ることです。
銀行などではよくお札を自動で数える機械が存在しますが、それと同様にコピー機、複合機の印刷枚数カウント機能を使えば数え間違えが無くなります。
数え間違えがなくなることで誰かを責めることがなくなり、結果的にストレスなく業務に取りかかれる点がメリットですね。
自分で数えるより断然早い
コピー機、複合機の大量に積まれた印刷用紙の山を見ると「これは数えきるまでに一体何十時間かかるんだ？」と目を疑いたくなりますよね。
実際、自分たちの手で印刷枚数をカウントすると、途中で忘れたり間違えたりで軽く1時間以上はかかります。
そこで、印刷枚数カウント機能を取り入れれば数分、場合によっては1分もかからずに数えてくれるのです。
今まで数えるために消費していた何時間の労力を、コピー機が数分でやってくれるなんてこんな頼りになる機能はありません。
自分の時間を有効に使うためにも印刷枚数カウント機能は大変おすすめです。
印刷枚数カウント機能を使用する手順
印刷枚数カウント機能を使用する手順はとても簡単で、メーカーや機種に関係なく以下の方法を行えば、だれでも手軽にできてしまいます。
- コピー機、複合機の上についている※オートドキュメントフィーダに、カウントさせたい用紙をセット
- 機能メニューで「FAX」を選択
- 画面に電話番号入力を求められるので、適当に「0000」や「1111」などを入力
- 「スタート」ボタンを押す
- カウントがはじまるので、終了するまで待機
- 最後に「中止」ボタンを押して終了
※コピー機で、自動で複数枚の原稿の紙送りを行い、まとめて読み取ることができる装置。
印刷枚数カウント機能を使用する際の注意点
印刷枚数カウント機能は非常に便利な機能であるということはわかって頂けたと思います。
ただその便利な機能を上手に使うためにやるべきことがある。
それは番号入力の際は確実に存在しない番号を入力しなくてはならないということ。
印刷枚数カウント機能を使用するためには前述のとおり、なにかしらの「番号」を入力する必要があります。
その際、間違えて取引先の番号を入力してしまったらどうなってしまうでしょうか。
またFAXを使用する感覚で行っていると誤入力が発生することも十分に考えられます。
もしもそのような事態になってしまうと会社情報が流出してしまうかもしれません。
そんな大惨事にならないようにするためにも、厳重な注意が必要であることを覚えておいて下さい。
まとめ
ここまで「印刷枚数カウント機能」大量の紙をコピー機、複合機で数える裏ワザについて話してきましたがいかがでしたでしょうか？
大量の紙をコピー機で数えるメリットや使用手順について紹介してきました。
印刷枚数カウント機能を使うことで、数え間違えがなくなることや業務効率化につながります。
そもため是非この機会に印刷枚数カウント機能の便利さに気付いてもらえれば幸いです。
またコピー機や複合機について何かお悩みのことがあれば「30分無料相談サービス」を行っていますので気軽にお問い合わせください。
最後まで読んで頂きありがとうございました。
