あなたのオフィスでは複合機でどんな業務をしていますか？
コピーやデータの印刷、FAXや書類のスキャンなどを活用されているかと思います。
ところが複合機には、他にも便利な機能がたくさんあります。
そこで、この記事では『複合機の便利な機能６選』と題して、代表的な６つの機能をご紹介したいと思います。
事業者様をはじめ担当者様にお読み下さり、業務改善にご活用して頂けたら幸いです。
今回の記事のポイント
◇複合機の便利な６つの機能
◇６つの機能とその使い方
複合機の便利な機能6選を解説
こんな機能があったの？と職場がザワつくかも！？
以下の６つになります。１つずつ、順を追って解説させて頂きますね。
- E-mail送信スキャン
- フィニッシャー
- OCR
- ペーパーレスファクス
- 迷惑ファクス防止
- ペーパーセキュリティ
E-mail送信スキャン
１つ目はE-mail送信スキャン。紙の文書や資料をスキャンして、複合機上でダイレクトに特定のアドレス宛のメールを送ることができます。
通常でしたら紙の文書をPDFデータにまず変換して、メールに添付する際にデータをPCに入れなおさないとダメですよね。
ところがE-mail送信スキャン機能だと、スキャンしたデータを設定しておいたアドレスにそのまま送る事が可能ですので、いくつもの手順を省略できます。
じつはこの機能。割と最近の機種でも、搭載されていないタイプのものがあります。
E-mail送信スキャン機能をご利用になりたい方は、この機能が搭載されているか、あらかじめ確認されると良いですね。
フィニッシャー
２つ目の機能フィニッシャーとはなんでしょう。あまり聞きなれない言葉ですよね。
こちらは、印刷物を色んな形式で仕上げられる機能となります。
フィニッシャーにはいくつかのグレードがあって、そのグレードごとに便利な機能が増えるようになってます。業務内容や環境に応じ、選択して使用できます。
フィニッシャーのグレードによって、利用できる機能は以下の通り。これは一般的な例です。
- ステープル（ホチキス留め）
- ホチキス針を使わないステープル
- 穴あけパンチ
- 中折り
- 中綴じ
- Z折り
- 三つ折り
- サドルステッチ
- 50枚～100枚の大量製本
各メーカーの複合機によって異なりますが、このようなあらゆる形式で印刷物を作製することが可能なんです。
基本的にフィニッシャーはオプション機能となります。
もし気になる機能がありましたら、その機能が備わったフィニッシャーを、複合機事業者に用意してもらうと良いでしょう。
OCR
３つ目の機能はOCR（オーシーアール）です。
こちらは『Optical Character Recognition』の略称で、紙面に印刷された文字や手書きの文字を読み取り、デジタルへ変換する機能。PCなどで文字コードとして扱えるようになります。
OCR機能の最大の特徴。それは『文書検索』が可能となることです。
山のようにある文書の中から特定の単語だけを抽出したり、文字を検索したい事ってありますよね？こんなとき、手書きだったり印刷された文字ですと、時間をかけて読みながら探すしかありません。
デジタルの文字コードに変換できるOCR機能なら、お目当ての文字や単語にひとっ飛び。大幅に時間が短縮できます。
紙の本など、デジタルじゃない文献を扱うお仕事をされる方でしたら、この機能の素晴らしさがお分かり頂けるんじゃないでしょうか。
当然ながら、ご自身またはどなたかが手書きした文字も変換できるわけですから、そうした文書やメモ類のデータ化にも貢献できますね。
今まで文書を読みながらその都度、パソコンに入力していた手間と時間はもう不要になります。複合機に搭載されている機能の中でも、特に便利なのがこのOCRだと思います。
ペーパーレスファクス
４つ目はペーパーレスファクス。送信されたファクスをデータ化する機能です。読んで字のごとく、紙に印刷せずそのままデータとして保存可能な機能です。
しかもこの機能が便利なのは、特定の電話番号ことに選別して振り分けが出来る点です。
まず用紙の節約が出来ます。さらに、雑多なファクスの中からご自身だけに必要な文書のみをデータ化できます。もう探す手間は不要になりますね。
保存したファクスのデータはWebブラウザ上で確認できますので、お手元のモニターで閲覧可能。しかもそのままご自身のパソコンに保存できます。これもうれしいポイントですよね。
迷惑ファクス防止
５つ目は迷惑ファクス防止機能。
ダイレクトメールファクスの受信を拒否できます。電話番号を登録したり、非通知設定のファクスを拒否する設定をすれば無駄なファクスの受信を防止できます。
不要な送信を印刷することによるコストや、それを処分する手間暇が全て削減されます。こちらも非常に便利な機能ですね。
ペーパーセキュリティ
最後の６つ目はペーパーセキュリティ機能。
不正なコピーを防止する機能のことです。
隠し文字や複製制限コードを埋め込み、紙からのコピーやスキャン、ファクスによる情報漏洩を防せぐことができます。
重要な文書にはしっかりガードを付けたいですよね。どうぞこのペーパーセキュリティー機能をご活用ください。
まとめ
業務効率UPとコストダウンに複合機は大活躍！
複合機の便利な機能を６つ、解説させて頂きました。さまざまな便利機能を、ご理解いただけましたでしょうか。
複合機の機能をご活用いただく事で、大幅なコストダウンと業務効率の向上が期待できます。
印刷やコピーだけではない、たくさんの便利な機能。日常の業務の改善に、是非お役立て下さいませ。
最後になりますが、メーカーや機種によっては今回ご紹介した便利な機能の全てが備わっているわけではありません。
複合機を購入される際は、必要な機能が付加されているかチェックしてみて下さい。
ここまでお読み頂き、ありがとうございました。またどこかの記事でお会いしましょう。
