昨今の地球環境や社会情勢を鑑み、またCSR活動の一環としてペーパーレス化を推進されている事業者様も多いかと存じます。
そんな中、複合機に搭載されているペーパーレスファックス機能が各界で注目されています。
こちらの記事ではペーパーレスファックス機能の説明と、そのメリットを２つ挙げて解説させて頂きたいと思います。
事業者様の日頃の業務の一助として、ぜひ最後までお読み頂けるとうれしいです。
この記事のポイント
- ペーパレス機能とは
- 利用するメリット
『ペーパーレスファックス機能』とは
複合機におけるペーパーレスファックス機能とは、ファクス受信したデータを用紙にプリントせず、複合機本体にダイレクトに保存できる機能のことです。
送信元の電話番号（相手先）ごとにフォルダに振り分けたり、指定した宛先に転送することも出来ます。用紙に印刷しないので、ペーパーレス化に貢献できますよね。CSR活動を進めている企業にとって価値のある、注目されている機能なんです。
ただ、このペーパーレス機能は標準装備というわけではありません。機種によっては標準装備されてなかったり、そもそも古い機種ですと導入さえ出来ない場合があります。比較的、新しい機能だからなんですね。
すでに複合機をお持ちでしたら、ソフトをインストールすればこのペーパーレス機能を追加できるかもしれません。専門のエンジニアに相談してみましょう。
また、これから新しい複合機の導入をお考えの場合でしたら、このペーパーレス機能が付いているか確認されることを強くお勧めします。
『ペーパーレスファックス機能』２つのメリットを解説
まず挙げられるのは紙の節約ですね。印刷をしないので用紙代とインク代が安く抑えられます。その他にも以下のメリットがあります。
メリット１、業務の効率化
１つ目は業務効率化を図れるというメリットです。
小規模の事業主や商店の場合、IT化が進んでおらずファクスでの受発注も少なくありません。そんな取引先からのファクスをデータとして保存できますので、わざわざ紙の文書をスキャンしたりコピーする必要は無くなります。。
また、データ管理も容易になります。電話番号や顧客ごとにデータをフォルダに振り分けられますので、業務効率は向上するでしょう。
特定の担当者のフォルダを指定して保存したり、メールを設定して転送することも可能です。とても便利で効率的ですよね。
メリット２、ファクス文書の紛失防止
２つ目は、ファクス文書の紛失を防止できるというメリットです。
必要なファクス文書を誤ってシュレッダーにかけてしまったら？たまにはありますよね。でも
ペーパーレスファックス機能が装備された複合機なら、受信したファクスのデータは本体に保存され続けるので安心です。再び印刷すれば良いだけですからね。
ただし、本体に保存されたデータを誤って消したりするなどのリスクは常にあります。バックアップを定期的に行うなど、セキュリティ意識の向上には力を入れたほうが良いでしょう。
『ペーパーレスファックス機能』の有無をチェック！
まとめ
いかがだったでしょうか。
複合機のペーパーレス機能は、紙の節約だけでなく業務の効率化や文書やデータの紛失防止にも役立つ、とても便利な機能だとご理解頂けたかと思います。
これから複合機を新規で導入されたり、入れ替えをご検討中の事業者様は、ぜひペーパーレス機能が装備されている機種をチェックして選んでみましょう。
それでは最後までお読みいただき、ありがとうございました。
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