はじめに
今日ではどこのオフィスへ行ってもコピー機や複合機を運用していないところはないです。
そんなコピー機や複合機について保守形態も多種多様であるということをご存知でしょうか？
どの保守契約を選ぶかによって、非常に便利に使えて、なおかつコスパを上げる方法もある。
しかしながら最適な保守契約の運用方法が今の時代はっきりと見えてこないという問題点もあります。
そのような問題を解決するために、今回はベストな保守形態を提案させて頂きます。
今回の記事がコピー機や複合機選びの助けになってくれたらとても幸いです。
それでは早速始めていきますが、まずはじめにコピー機や複合機のリース契約について簡単に解説をしていきます。
リース契約とは？？
リース契約とは企業がコピー機や複合機を購入する契約ではありません。
各企業が選定したコピー機や複合機をリース会社が代わりに購入して、その企業に対して長期間貸し出す契約を指します。
具体的なコピー機や複合機の貸し出し期間としては5年、7年間が相場となる。
そのような中、リース契約と似たような言葉としてレンタル契約があります。
レンタルは中古品として流通しているコピー機や複合機を貸し出す運用方法であり、リース契約と並んで人気があるようです。
それではレンタル契約のメリットはどのようなところでしょうか？
レンタルのメリットとは？？
レンタルを選択するメリットの一つとして、数日から1週間といった超短期間のレンタルが可能な点です。
使い方としてはセミナーやイベント会場での運用、または株主総会向けなど様々な使い方がある。
反対に3年〜5年間、またはそれ以上といった中長期間のレンタルも可能です。
こういった契約をいつでもどこでも解約することができてしまう点はリース契約にはないところかもしれない。
トータル的なメリットとしては、契約審査もなく手軽に利用できるということが挙げられます。
逆にデメリットとしては、初期費用がかかってしまう点です。
レンタルでの導入をする際、搬入搬出費という初期費用が別途必要となるケースがほとんど。
それに加えてレンタル会社が指定するコピー機や複合機しか使えないため、最新機種を選ぶことはできません。
その点については留意をして頂けたらと思います。
さて、それでは次のところで本題である保守契約の形態について解説をしていきます。
保守契約の種類
カウンター保守契約
カウンター方式とも呼ばれ、印刷1枚あたり数円～数十円の保守単価を予め設定し毎月支払います。
基本的にカウンター料金についてはコピー機や複合機を使うにあたって必要になる消耗品費用などが含まれている。
- トナー代
- ドラムなどの消耗部品
- 故障時の出張や修理の費用
もしもコピー機や複合機が壊れてしまった時に無償対応をしてくれることは大きいですよね。
たとえ紙詰まりが起きてしまっても、技術スタッフが電話サポートで問題解決に努めてくれます。
また突然壊れた時、明日には必要なプレゼン資料を印刷しなくてはならない場合でも、出張対応をしてくれるのです。
そのように便利なカウンター保守契約ですが、印刷枚数によって月々の保守料金が上下します。
ただし前述した通り、大きな修理があっても突発的な出費はなく、予算の見通しが立てやすいです。
それゆえ、保守契約の中でこのカウンター保守契約が一番人気があると言われています。
キット保守料金
前もって3,000～10,000枚程度の消耗部品とトナーを購入する方式となります。
そのあらかじめ購入した部品代に保守代金が含まれているのですが、印刷枚数が少ない方にお勧めかもしれません。
逆に印刷枚数が多いオフィスがキット保守料金を選択してしまうと損をしてしまいます。
そうならないようにするためにも、業者にカウンター保守とキット保守どちらを選択した方が良いのかを聞いてみて下さい。
スポット保守
トナーやドラム、その他消耗品または修理費用を全てその都度支払う方式です。
保守というよりはほぼ自己管理に近いため、シンプルでわかりやすいことが特徴かもしれません。
ただ印刷枚数の多い忙しいオフィスでこのスポット保守を契約してしまったら大変です。
カウンター保守契約と比べて数倍以上のコストがかかってしまうし、手間も多いにかかってしまう。
逆にコピー機や複合機の稼働率が極端に低い場合、このスポット保守を視野に入れるべきだと感じます。
それでは結局のところ、どの保守形態を選べば良いのでしょうか？
どのサービスを選べばいいの？
現在主流なサービスはカウンター保守契約であり私どももそれを勧めています。
なんといってもトナーやドラム交換、その他の修理がいつでも無料でやってもらえるため安心感がある。
反対に、修理代の見積もりを取ったり、それを社内稟議に回したりなどの手間がかかる。
また上司にお金がかかるならそのまま使いなさいなどと言われ、結局調子の悪いコピー機を使い続けなくてはならないなんてこともなくなる。
こういった悪循環から解放されて、いつでも絶好調のコピー機や複合機を使うことで業務効率の改善化も進みます。
しかしながら気を付けて欲しい点が1点ある。
契約時に保守範囲がどこまでなのかしっかり確認しなくてはならないということです。
カウンター単価がとても安いため契約しても、実はトナー代や修理費は別だったというケースもあるため注意をして下さい。
終わりに
さてここまで、コピー機や複合機の保守形態について解説をしてきましたがいかがだったでしょうか？
保守形態でメジャーなものはやはりカウンター保守契約となります。
これに入っていればどのようなトラブルにも臨機応変対応できるためお勧めです。
しかも全て無料でサービスマンが対応をしてくれるためコスパの面でも最高と言えるでしょう。
あとはコピー機や複合機のレンタルで月々の運用費を1万円以下に抑えながらオフィスの経費削減に努めてみて下さい。
コピー機や複合機レンタルのお勧め業者に関してはこちらの記事を参考にして頂けたら嬉しく思います。
本日の記事が何かの参考になれば幸いです。
最後まで読んで頂きありがとうございました。
