はじめに
複合機業者が作成する見積もりの内訳は、おおまかに分けて以下の6項目と言われています。
- 機器の本体価格
- 設置する際の諸経費
- 保守契約
- オプション内容
- リース期間（リース契約をする場合）
- カウンター料金（リース契約をする場合）
複合機（コピー機）の見積もりは、最初に機種の選定をします。
その後、契約方法別に細やかに金額が設定されていくこととなるのです。
複合機（コピー機）は本体そのものが高額なので、初期費用を抑えるためリース契約をする場合が圧倒的に多くなります。
さらに、機器メーカーごとに加入できる保守契約を設定しているので、どうしてもこの保守契約は必須の料金項目となり、避けることはまずできません。
そんな中、納得が出来る妥当な見積もりを出してもらうことは必須となります。
正確な見積もりを出してもらうコツ
見積もりを依頼した際、複合機の業者によって内容は様々だと言えます。
大雑把であったり、逆に詳細な項目まで記載されていたりもするでしょう。
より細かく詳細な見積書は、実際に掛かる費用と大差のない把握が可能ですので、なるべく正確な見積書を作成してもらうことが大切になってきます。
そのためには、自社の要望や使用する環境などを詳しく業者に説明することも必要になるかもしれません。
複合機業者から求められる情報としては、おおむね以下のようなものが考えられます。
- どのような理由で複合機を導入するのか（故障やリース期間満了のタイミングなど）
- 希望している導入方法（リースor購入orレンタル）
- 検討している機種やメーカーなど
- 想定予算はどのくらいなのか
- 中古の複合機導入も考えているのか
- 期間はどの程度を目安としているか
- ひと月の印刷枚数はどのくらいなのか
その他にも、設置する際の場所や環境なども気になるところだと思います。
できればこのような細かい要望などを伝えておくことで、最適な機種の選定まで一緒に考えてくれ、正確な見積もりを出してもらえるのです。
複合機（コピー機）の機種選びは大変なものです。
種類が多くてよく分からないという場合は、思い切って業者に相談してみるのも良いと思います。
そしてポイントとしてはいかに見積もりを安くしてもらえるかです。
見積もりを安くするためのポイント
ここでは複合機業者の見積もりを安くするためのポイントを3つお伝えします。
ポイント１ 月間印刷枚数を多めに申告する
複合機（コピー機）の月間印刷枚数とは、ひと月に印刷するおよその用紙枚数であり、カウンター料金にダイレクトに反映されるものです。
カウンター料金はどの業者も基本的に、印刷枚数が多いほど安くなる傾向があります。
そのことから、実際の月間印刷枚数より多く申告することで、ある程度の値引きになるかもしれません。
とはいえ、カウンター料金には印刷枚数とカウンターごとの単価によって変動する、基本料金というものが設定されています。
基本料金は月間印刷枚数を参考にするものであるため、極端に多く申告すると逆に損してしまうこともあるので注意しましょう。
また、モノクロよりカラーの方がカウンター料金は高くなります。
そのため、カラー印刷を多く行う業種であれば、これも事前に伝えておくことで積極的に値引き交渉をしやすくなるのではないでしょうか。
ポイント２ 必ず相見積もりを行う
複合機（コピー機）の導入に限った話ではありませんが、1社だけに頼らず必ず複数の業者に相見積もりを依頼しましょう。
その理由は、相見積もりを行うことで業者間による価格競争が生まれ、結果として値引きに応じてもらいやすくなるからです。
さらに言えば、メーカーではなく代理店や販売店であれば、割とあっさり値段を下げてもらえる可能性も見えてきます。
また相見積もりをすることで相場も把握できますので、有利に交渉を進められるうえ、悪徳業者であれば見抜くことができるかもしれません。
ポイント３ 要らないオプション機能を見極める
複合機には、追加できるオプション機能というものがあります。
複合機業者の中には、見積もり段階であらかじめオプション機能を含めている場合もあるので、見積書の内訳をよく確認して不要であればオプションは削除しましょう。
要らないオプション機能を除外することで、見積もり金額を抑えることができるかもしれません。
仮に、導入した後でオプション機能が必要になった場合は、後付けできるものもあるので複合機業者に相談してみると良いでしょう。
終わりに
ここまで複合機の見積もりを安くするための話をしてきましたがいかがだったでしょうか。
複合機業者が行う見積もりの内訳と、安くするためのポイントを3点お伝えしました。
複合機の見積もりを正確に提示してもらうには、設置環境や要望などをキチンと伝えることが大切です。
さらに複数の業者へ相見積もりを取り、要らないオプション機能などを除外することで見積金額を安くできるでしょう。
この記事を参考に、ぜひ上手に複合機（コピー機）を導入なさってください。
それでは最後までお読みいただき、ありがとうございました。
