はじめに
コピー機や複合機の運用方法は大きく分けて3つあります。
それはレンタルと一括購入、そしてリース契約です。
そのためどのサービスを使うか経営者の方々は頭を悩ますところだと思います。
実際にコピー機や複合機を一括購入するとなると、それなりの価格になってしまう。
一方で、レンタルやリース契約はどうでしょうか？
これらは月々の支払いが数万円となるためお得に思えるかもしれません。
そして今回の記事では一括購入やリース契約、またはレンタルのメリット、デメリットという視点からお伝えします。
最後まで読んで頂ければどの方法でコピー機や複合機を運用すれば良いかが見えてくるはずなので読んでみて下さい。
それではまずはじめにコピー機や複合機の一括購入のメリットについて話していきます。
一括購入のメリットとは？？
いつでも購入することができる
現金一括購入の最大のメリットは、リース契約などのように煩わしい契約をする必要がないことです。
また自分が欲しい型番を手に入れることができることもポイントです。
例えば、リース契約の場合はメーカー機種によっては限定をされてしまうケースがあります。
一方で、現金購入に関してはそういうデメリットがないので好きな製品を選ぶことが出来るのです。
それに加えてリース契約のように、リース会社に伺いを立てる必要もなく、誰にも気兼ねなく使用できるのは、精神的にとても楽かもしれません。
お金はすでに全額支払っているのですから、どのように使おうとその会社の自由なのです。
そういった自由さが一括購入にはあるのがポイントかもしれません。
経費としての計上が出来る
自社でコピー機や複合機を購入した場合は、経理上は減価償却で費用計上をすることが可能です。
また10万円は超えますから、費用を一括で計上するか、数年にわたって計上するかを選べます。
当然、新品で高額になれば、その分金額も継続して費用計上できる期間も長くなってくるでしょう。
経費処理の選択の幅が広いのは、償却資産として認められる一括購入ならではの嬉しい悩みと言えると思います。
それでは次に一括購入のデメリットについてです。
一括購入のデメリットとは？
まとまったお金が必要
確かに性能を重視するのであれば、現金一括購入はお勧めです。
ただ普通のオフィスで使用を考えると、どうしても100～150万円という出費が一度に必要になります。
つまりまとまったお金が用意できなければ、新品の一括購入は難しいです。
またそのためにお金を借りるであればリース契約やレンタルを利用した方が賢いと思います。
そのため本当にコピー機に対して今投資が必要かどうかは、経営者の方を含めて考えてみる必要があるはずです。
カウンター保守料金が必要になる
リース契約の場合は、カウンター保守契約も同時に結び、総合動産保険はリース会社持ちです。
しかし、現金一括購入であれば、別途カウンター保守契約を保守業者と結ばなければなりません。
そのほか、動産保険にも入っておく必要があるため、仮に現金一括購入でコピー機を手に入れたとしてもお金が出て行ってしまいます。
要するに、一括購入の場合はランニングコストがゼロのままコピー機や複合機を使うことはできないのです。
また、リースと同時契約に比べると保守契約なども単独の場合はプランなどの割引きがない可能性が高いです。
そのためこのカウンター料金の問題は頭を悩ますものかもしれませんね。
処分に困ってしまう
リース契約の場合は、基本的に契約が満了した段階でリース会社が本体を回収します。
またレンタルの場合同じで、レンタル会社がコピー機や複合機を引き取ってくれるのです。
しかしながら、自分で購入した場合はコピー機や複合機を最後まで面倒を見なければなりません。
多くの場合は自治体が決めたルールに基づいて処分することになります。
ただもしも状態が良ければ中古品として売ってしまうという選択肢もありです。
それに関してはコピー機や複合機の状態を見ながら判断をしてみてください。
それでは次のところではコピー機や複合機リースもメリットについてです。
リース契約のメリット
新品コピー機が割安で使える
コピー機や複合機のリース契約は、基本的に新品のものが対象になります。
その代わり、本体価格とは別にリース料率分をリース料として支払うことになるのです。
つまり総額としてみれば、新品を一度に購入するよりもリース料率分は高くなってしまっていますが、月額での負担額は月3万円程度です。
そのため新品を一括で購入するよりも圧倒的に安いため、まとまった出費を抑えたい方にとっては有利な選択肢の一つとなっています。
無料保守が受けられる
コピー機や複合機のリース契約を結ぶ場合、必ずカウンター保守契約も結ぶことになります。
保守契約は印刷枚数に応じた料金が定期的に請求され、ランニングコストとなる点はリース料金と同じです。
支払いの期間や料金が決まっているため経営者目線で見ると大きなメリットとなります。
またリース契約の時点で同時に契約を締結することがほとんどですから、手間もそれほどかかりません。
それに加えて、もしもコピー機や複合機が故障したり、何かしらの問題が発生したらサービスマンがすぐに来てくれます。
そのためアフターケアという意味でもメリットがあるのではないでしょうか。
それでは次のところではリース契約のデメリットについてです。
リース契約のデメリット
解約が出来ない
リース契約は一度契約をすると基本的には解約が出来ません。
そのためもしも途中で複合機が必要なくなったとしても、契約満了まで料金を支払い続けなくてはならないのです。
つまり最悪の場合は7年間とかの長期間、料金を払い続けなくてはならない。
一方で、レンタル契約の場合は電話一本ですぐに即日解約が可能です。
また違約金なども一切発生しませんので、そういったリスクを避けるためにはもってこいかもしれません。
審査が厳しい
リース契約はかなり審査が厳しいです。
厳しいため、契約者の借金の状況やクレジットカードの未払といった理由から、契約を結べないこともある。
また新規開業者だけではなく、個人事業主やフリーランスなどは審査に落ちてしまった例がたくさんあります。
そんな中、審査にかなりゆるいサービスがレンタルサービスです。
レンタルは審査というものがなく、誰でも気軽にサービスを受けることができます。
そういった背景があるため、高校受験を控えた学生さんや大学受験を目指している方などは気軽にレンタルサービスを使っているのです。
所有はあくまでもリース会社
リース契約という形態はあくまでも所有者はリース会社です。
そのため事務所の移動はもちろん、場合によっては階数の移動などについても、リース会社への報告が必要になります。
つまり100％自分の好きにコピー機を使用できないということです。
また中途解約には違約金を支払う必要があり、コピー機や複合機に飽きても途中交換は出来ません。
実際に期間満了前に乗り換えることを検討するユーザーは多いのですが、違約金を払いたくないため渋々使い続けているユーザーがほとんどです。
終わりに
さて、コピー機や複合機の一括購入とリース契約のメリットとデメリットを解説してきましたがいかがだったでしょうか？
結局のところどちらもメリットとデメリットがありますが、個人的にはリース契約の方が安心かなと感じています。
ただリース契約の大きなデメリットは、月々のお支払い料金がカウンター料金を含めて3万円近くかかってしまうことです。
一方で、コピー機や複合機レンタルの場合は月々1万円以下のところが多いようです。
安いところではなんと3000円といったサービスもあるから驚いてしまいます。
そのようなコストパフォーマンスが高い上位3位のレンタルサービス会社をまとめてみましたので比べてみてください。
最後まで読んで頂きありがとうございました。
今回の記事が何かの参考になれば幸いです。
