はじめに
コピー機や複合機のトラブルはいつも突然起こってしまうものです。
そしてもしもトラブルを起こした場合、業務が滞りストレスを感じてしまうのではないでしょうか？
そのようなトラブルを回避するために大事なことは、日頃からセルフメンテナンスを行うことにあります。
今回の記事ではメンテナンスの重要性について解説をして行きます。
またトラブルが起きた際の対処法やサポートを呼ぶ際の注意点についてもご紹介しますので最後まで読んでみて下さい。
それではまずはじめに日頃のメンテナンスについてから解説をして行きます。
日頃のメンテナンス方法
コピー機や複合機にトラブルが生じた場合、作業効率のロスに繋がったり修理費用が発生してしまいます。
急なトラブルの代表は主に紙詰まりや用紙切れ、印刷の乱れなど様々です。
しかしながら、それらの症状は日頃のメンテナンスで大きく軽減することができる。
ここではよく起こるトラブルを項目ごとに分け、オフィスで行えるメンテナンス方法やコツをご紹介して行きますね。
用紙の補充
「急いでいる時に限って用紙がない！」
「ストックもどこにあるか分からない！」
こういった事態に陥らないためにも、日頃から補充を行いストックの場所も定位置を決めておくことをお勧めします。
コピー機や複合機のモニターには用紙のインジケーターが付いているので残り枚数を確認できますよね。
頻繫に確認する癖をつけ、用紙の残りが半分以下にならないようにするなどの対策をとってみて下さい。
また用紙を補充する場合はパンパンに用紙を入れると紙詰まり等の原因になります。
そのような状態にならないためにも、枚数は常に8割くらいを目安に入れておくことを覚えておいて下さい。
トナー交換
トナーは用紙ほど交換頻度が高くはないです。
そのため「気が付いたらトナーが切れていた」「いざ交換しようとしても交換方法がよく分からない！」
こういった事態がよく起きてしまうようです。
また間違った入れ方をして故障に繋がることもあるため注意が必要。
例えばですが、入れ方を誤り機械の中でトナーが散らばってしまい大惨事となってしまうこともある。
そうならないためにも、余裕を持ってトナー交換を行うことで時間のロスや故障回避に繋がります。
トナーは交換時期が近づくとモニターにお知らせが出るため、取扱説明書を確認の上早めの交換を心掛けてみて下さい。
コピー機の清掃
コピー機や複合機の清掃を行うことで、印刷物に余計な汚れが付いてしまったりなど様々なトラブルを防げます。
それゆえに、印刷物の品質を下げないようにするためにコピー機や複合機の清掃はとても大切なのです。
そんな中、注意点としてコピー機や複合機の清掃を行う前には、必ず本体の電源を切るようにして下さい。
以下に自分でできる清掃を挙げておきますね。
コピー機の外部拭き取り
汚れやほこりを取るため、本体の外側は水拭きしましょう。
あまりに水分量が多いと故障の原因になってしまうため、よく絞り仕上げは乾拭きをしてあげることがベストです。
原稿読み取りガラス・フィルム
印刷の際に生じるラインの汚れは原稿読み取りガラスに汚れが付着し、その汚れが写ってしまっていることがほとんどです。
それを防ぐために、読み取りガラスを水拭きしてあげて下さい。
それでも汚れが取れない場合は、中性洗剤を水で薄め強く絞ったタオルやティッシュでゴシゴシとこすってみることをお勧めします。
また同様に、読み取りガラスと接するフィルム部分も拭き取りを行ってあげて下さい。
タッチパネル
タッチパネルはコピー機の中でも一番触れる部分です。
目には見えなくてもたくさんの指紋がついているため、そのままにしておくとタッチパネルの反応が鈍くなることもあります。
また近年はコロナウイルスのこともありますので、多数の人が触るタッチパネルは頻繫に拭いておくといいでしょう。
その他消耗品の補充
トナー以外でも付加機能で使用するステープル(ホッチキス)などの補充も欠かさず行って下さい。
理由はトナーと同様で放置していると後から大惨事になってしまう可能性が高いからです。
交換作業に関しては難しいものではないため、事前に社内でやり方をアナウンスしておくことをおすすめします。
それでは次のところでは紙詰まりについて話して行きます。
一番トラブルが起こる『紙詰まり』
コピー機のトラブルで一番多いのが紙詰まりです。
ここでは紙詰まりが起きた場合の対処法と紙詰まりを起こさないための予防についてご紹介します。
紙詰まりが起きた場合
最近のコピー機や複合機は機能が向上し、紙詰まりを起こしている場所をモニターで教えてくれます。
紙詰まりが起きた場合、まずはモニターで紙詰まり箇所の確認をしてください。
次に詰まっている用紙を取り除きますが、注意点があります！
力任せに引き抜くと中で用紙が破け、紙片が機械内部に残ってしまうのです。
そうなってしまうと自己解決できないため、サポートを呼ばないといけない羽目になる。
それを避けるために、冷静に対応をしましょう。
コピー機の内部は紙送りのローラーがあるので、ローラーを動かしながらゆっくり用紙を引き抜いて下さい。
用紙を取り除いたあともエラーが消えない場合は、一度主電源を切って再度立ち上げ直しをお願いします。
ただ印刷中の時はデータが消えてしまうことがあります。
そのためデータを消したくない方や、主電源の入り切りをしてもエラーが消えない方はサポートセンターに連絡をした方が無難です。
紙詰まりを起こさないための予防
紙詰まりが起こる主な原因としては「高温多湿」、「コピー機内部の結露」、「裏紙の使用」が挙げられます。
そんな中、紙詰まりを予防するためには下記3点の対策を行いましょう。
- 用紙カセットに乾燥剤を入れて置く
- 用紙を補充する際はパラパラさせ、紙一枚一枚に空気を含ませる
- 給紙ローラーを清掃する
湿気に弱いことから梅雨の時期には紙詰まりの症状が多発します。
紙は湿気を吸いやすいので、湿気て紙詰まりにならないよう、乾燥させることを心がけましょう。
また給紙ローラーは印刷毎の摩耗や汚れによって不良が起こることがあるので定期的な清掃を行って下さい。
それでは次のところではサポートを呼ぶ際の注意点について話して行きます。
サポートを呼ぶ際のポイント
日頃から自身でメンテナンスを行っていても、残念ながらトラブルが起こってしまうこともあります。
そんな時は保守サービスを受けると良いのですが、ここではサポートを呼ぶ際のポイントをご紹介しますね。
コピー機の症状を正確に伝える
メンテナンススタッフが必要とする情報と症状を正確に伝えてください。
メンテナンススタッフと現場で起きている不具合の情報に相違をなくすことが大事です。
そして充分な保守サービスを受けることがポイントとなります。
保守サービスを受ける時はコピー機のことを知るチャンス
現場に来てくれるメンテナンススタッフは機械のことをよく知っているプロフェショナルです。
せっかく訪問に来てくれるのですから、今起きている不具合の原因や改善策、対処法をその場で教えてもらえるチャンスとなります。
そういったことを聞いておけば、次に同じトラブルが発生しても自分で対応ができますよね。
そうすれば問題解決がすんなり行くこと間違いなしなのでぜひ参考にしてみて下さい。
終わりに
さてここまで、コピー機や複合機のメンテナンス方法について解説をしてきました。
またトラブル対処方法についても説明をしてきましたがいかがだったでしょうか？
コピー機や複合機においてトラブルを引き起こさないためのポイントはずばりメンテナンスです。
問題を最小限に抑えるために、メンテナンスや消耗品の交換対応を覚えておくと良いと思われます。
そのためにも使っているコピー機や複合機に関しては最低でも1週間単位でメンテナンスを行って下さい。
またトナーに関しても切れる直前ではなく、前もってトナー切れを察知して効率の良いコピー機運用を心掛けて頂けたら幸いです。
今回の記事が何かの参考になれば幸いです。
最後まで読んで頂きありがとうございました。
