- はじめに
- 複合機入れ替えのタイミングとは？？
- 入れ替えの際にまずはやること
- インフラ周りの確認が必要
- 搬入経路の確認
- 見積もりをよく確認するべし
- レンタル契約、リース終了手続き
- 搬入、設定で終了
- 終わりに
はじめに
今まで利用していたコピー機や複合機のリース契約を更新するかどうか迷うことがあるかもしれません。
そんな迷ってしまった時の選択肢としてレンタル契約というものがあります。
リース契約が満了になったタイミングでレンタルに乗り換えたい場合、どのような流れで進めれば良いのでしょうか？
今回はその流れについてできるだけわかりやすく解説をしていこうと思います。
2021年12月現在ですが、コピー機や複合機のリース契約よりもレンタルの方が人気があったりします。
その理由はなんといってもコスパの良さやリース契約にはない手軽さがあるからです。
そんなレンタルの利便性も含めてこの記事で色々解説していきますので最後まで読んでみて下さい。
それではまずはじめに入れ替えのタイミングについてです。
複合機入れ替えのタイミングとは？？
まずはじめに利用しているコピー機や複合機のリース期間を確認してみて下さい。
リース契約終了日の半年前くらいから次のコピー機や複合機入れ替えの準備を進めることがベストです。
反対に、コピー機や複合機のリース期間が満了になる前にリース終了手続きを行わないとタイミングによっては再リース料が発生してしまいます。
そのため入れ替えは出来るだけ余裕を持って進めるように心掛けて欲しいです。
その際に大事なことがいくつかあります。
入れ替えの際にまずはやること
希望する複合機の仕様を確認することがとても大事です。
まずは新たに入れ替えるコピー機や複合機について、どれくらいのスペックが必要なのか考える必要があります。
現行のコピー機や複合機と同スペックにするのか？
あらたにオプションを追加してより便利にするのか？
それとも余計な機能を落として価格を下げるのか？
メーカーはどこにするか？シャープ？コニカミノルタ？リコー？富士フィルム？それともOKI？
カウンタキット？トナーキット？
用紙サイズはA3かA4か？モノクロかカラーか？給紙トレイを何段にするか？
ステープルやICカードなどのオプションは必要か？
クライアントPCは何台あるのか？
またはインクジェットかレーザー複合機かによって印刷物の色合いも異なってきます。
そしてもし可能ならばレンタル元にテスト印刷を依頼して色味に問題ないか事前に確認しておくことがベストです。
一番問題なことは、折角新しい複合機をレンタルしたのに『想像していた色合いと違う・・・』となってしまうことです。
これまでレーザー複合機を利用していたけれど、新しい複合機ではインクジェット形式なんてパターンの場合は特にテスト印刷をオススメします。
一方で、FAX回線が何回線あるかなどの確認も必要です。
インフラ周りの確認が必要
新しく導入する複合機が会社内のクライアントPCのOSに対応しているかの確認も必要です。
会社の業務システムの都合上、Windows7などのサポートが終了したOSのパソコンを現役で使用している会社さんもあると思う。
またメーカーやモデルによってはサポートが終了したOSは対応しない(ドライバーがインストールできない)可能性があるため、対応している複合機(プリンター)を別途用意するなどで対応をして下さい。
そんな中、macで複合機を使用したいかどうかによって、必要な構成が変わる場合もあります。
特にmacユーザーの方はメーカーによってはオプションが必要な場合があるので注意をしてみて下さい。
そしてその次に必要なことは搬入経路の確認です。
搬入経路の確認
出入り口から設置場所までの搬入経路の確認は確実に行って下さい。
当然ながらコピー機や複合機の搬入は出入り口から設置場所までプロの業者が運ぶことになります。
ただし、搬入経路が狭すぎてコピー機、複合機が物理的に入らないなんてことになったら元も子もないです。
また同じ複合機メーカーでもモデルが1世代違うとサイズが10センチも20センチも大きくなって搬入路が確保できずに運べないなんてこともある。
さらに、搬入するのにクレーンが必要となり別途料金が発生することもありますので搬入経路の確認は確実に行って下さい。
搬入経路の確認はしましたが、それでも不安な場合はレンタル元に確認することをオススメします。
もしくは希望のモデルの型番でインターネット検索をして仕様一覧の『外寸(外形寸法)』でサイズを確認してみて下さい。
それでは次のところでは見積もりの話をしていきます。
見積もりをよく確認するべし
まずは興味があるレンタル会社にお問い合わせフォームから見積り依頼を行って下さい。
その時の注意点ですが、新たに導入したいコピー機や複合機の希望構成を入力しましょう。
また、前述しましたが以下の内容もレンタル元に伝えることを忘れずに行って下さい。
- ネットワークの設定内容
- FAXの短縮登録とスキャントゥフォルダの設定内容を移行できるか？件数は何件か？
- 搬入経路の最小幅
そんな中、コピー機や複合機の見積りは3社くらいから相見積もりをとるようにしてみて下さい。
そしてレンタル会社から見積もりが来たら、現行の複合機のコストや他社の見積りと比較してみましょう。
ここで比較する際に大事なポイントは下記の通りです。
- リース契約している複合機本体の月額料金は毎月の支払い明細書をチェックする
- カウンタ料金は一枚あたりのコストに月間平均枚数をかけて(さらに最低料金があれば加算する)算出する
- 5年で入れ替えすると仮定して60(ヶ月)のトータルコストを算出する
- トナーなどの消耗品の購入価格も5年間で計算してみる
それでは次のところではいよいよレンタルの契約手続きに入ります。
レンタル契約、リース終了手続き
見積の内容に問題なければいよいよレンタルの契約になりますが、それと同時に現行複合機のリース終了手続きを行います。
先述の通り、リース終了手続きが遅れてしまうと、再リース料が発生してしまいます。
折角新たな気持ちで複合機をレンタル契約したにもかかわらず、現行機の再リース料を支払うなんてことがないようリース終了手続きを忘れずに行って下さい。
またリース物件本体の返却をどうするかは現行機の販売店に確認してみて下さい。
リース物件はリース会社の所有となるため、間違っても勝手に複合機を処分するようなことは避けて下さいね。
搬入、設定
契約手続きが終了したらレンタル元と日程調整の上、いよいよコピー機、複合機の搬入です。
複合機の入れ替えは通常でも半日はかかりますので、業務に支障のない日時を選択しましょう。
当日はコピー機、複合機の搬入設置のあとに必要に応じてFAXの短縮ダイアル登録、FAXトゥフォルダやスキャントゥフォルダの設定を行います。
コピー機、複合機の設定が完了したらトナーカートリッジの交換手順の説明を受けます。
現行の複合機がカウンタキットの場合、最終カウンタを確認しますが、これは現行の複合機を利用した最終月のカウンタ料金を確定させるために必要な手順になります。
そして最後にリース契約した現行のコピー機や複合機を返却して一連の流れは終了となります。
終わりに
ここまでコピー機、複合機をレンタルに乗り変える流れを説明してきましたがいかがでしたでしょうか？
今回ご紹介の通り、コピー機や複合機を新しくするには色々準備や心構えがあります。
こういった準備や心構えを意識しないと、ベストの入れ替えが出来ないことが生じてしまうかもしれません。
そんなような状況に陥らないためにもしっかりとコピー機や複合機のイロハを知識として覚えておいた方が良いです。
そのためにもコピー機や複合機について何でも聞くことが出来る30分無料相談をぜひ利用してみて下さい。
コピー機や複合機のプロがあなたが持っている疑問について何でもお答えをいたします。
最後まで読んで頂きありがとうございました。
