あらゆる業務において、必要な機能を備えた複合機は今後も欠かせない機器だと言えます。
だからこそ、新規事業などで複合機の導入をお考えの方もいらっしゃるかと思います。初めて担当になって、どんなことに注意すれば良いのか分からず悩んでおられるかもしれませんね。
そこで今回は、初めてオフィスに複合機を導入する際に必要な、３つの注意点を解説していきます。
この記事のポイント
- 複合機の導入方法
- 迷わない機種選び
- 費用を安くするには？
注意点１，３つの導入方法について
複合機をオフィスに導入する方法は、大きく分けると３通りあります。
本体の購入、リース契約、レンタル契約。この３つです。
それぞれに特徴がありますので、そのメリットとデメリットをご紹介したいと思います。費用や利用する期間など、目的に合わせて検討してみましょう。
本体の購入
予算に余裕があるのでしたら、複合機本体の購入がおすすめです。
初期費用はかかりますが、後々まで考えるとお得です。当然ながらローンで購入することもできますし、新品または中古機器も選べます。
まずは本体の購入を検討してみましょう。
リース契約
多くの事業所で利用されているのが、複合機のリース契約です。
初期費用がかからず、月額料金を支払うことで最新の複合機を導入することができます。
まとまった予算のない場合は、リース契約を考えてみましょう。
ただし、リースの場合は３～７年と長期の契約設定がされているうえ、中途解約には残債を支払うペナルティもあります。そのため、全体としては購入するより高額になる可能性もあることは覚えておきましょう。
レンタル契約
数日～数年単位での複合機レンタルになります。
業者が所有する、主に中古の機器を借りる契約で、審査も無く手続きが簡単なうえ、その日から利用できる手軽さが魅力と言えます。
デメリットとしては、リースと比較して月額料金は割高になる点です。
とはいえ、短期間の利用であればレンタル契約がベストな選択だと言えるでしょう。
３つの導入方法、メリット＆デメリットのまとめ
本体購入、リース契約、レンタル契約の説明をしてきました。
この項では、それぞれのメリットとデメリットをまとめてみましょう。
メリット
本体購入
①自社の資産になる ②減価償却することで節税効果 ③トータルで安上がり
リース契約
①最新複合機を手ごろな費用で使える ②料金は経費計上できる ③故障やメンテナンスに安心感がある
レンタル契約
①短期利用に最適 ②審査不要で手続きが簡単 ③比較的、管理が容易である
デメリット
本体購入
①高額な初期費用がかかる ②固定資産税が発生する ③処分の際は自己負担
リース契約
①中途解約に残債が発生する ②リース会社に所有権がある ③トータルでは割高になる
レンタル契約
①基本的に中古複合機 ②機種が少ない ③リースと比べて月額料金が割高
注意点２、必要な機能を明確にする
新しく複合機を導入する際、最も迷うポイントが機種選びではありませんか？
メーカー各社から豊富な機種が提供されているので、慣れない人が最適な機器を決めるのはなかなか至難の業です。
まずは自社の業務内容に基づいて、必要な機能を明確にしましょう。
技術革新が進み、最新の複合機には高機能なものが多くなっています。基本的に、そのような機種は高額にならざるを得ません。
不必要な機能を備えた機器を導入するのは費用面でも無駄になってしまいますので、必要な機能だけを正しく見極めることが大切です。
また、機能面を考慮せず価格だけを見て判断するのも避けましょう。業務がキチンと回らないと、それもまた無駄になってしまいます。
業務内容を明確にすれば、必要な機能もおのずと明らかになりますので、オフィスに合った最適な機種を選びましょう。
注意点３，相見積もりを取りましょう
３つ目のポイントは、業者の選定です。
どんな導入方法であっても、費用は見積もりを取ってみないと分からないものです。
全く同じ機器でも業者によって、違う費用となるケースも多々あります。少しでも経費を抑える為に、必ず複数の業者から相見積もりを取ることをおすすめします。
相見積もりはどの業者も想定していますので、何も失礼なことではありません。むしろそれを伝えることで競争原理が働き、よりよいサービスを受けられます。
業者にも伝えたうえで相見積もりを取り、条件を見比べて判断しましょう。
注意点を参考にスムーズな複合機の導入を！
初めて複合機を導入する際のポイントを、３つに分けて解説してきました。
複合機の導入には３通りの方法があり、業務内容を見極めることで必要な機能から機種を絞り込んで、必ず相見積もりを取って最適な業者を判断しましょう。
これから初めてオフィスへの複合機をお考えの方は、ぜひこの記事を参考に失敗のないスムーズな導入をしてください。
それでは最後までお読みいただき、ありがとうございました。
