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『ペーパーレスファックス機能』とは?メリットを2つ解説

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昨今の地球環境や社会情勢を鑑み、またCSR活動の一環としてペーパーレス化を推進されている事業者様も多いかと存じます。

そんな中、複合機に搭載されているペーパーレスファックス機能が各界で注目されています。

こちらの記事ではペーパーレスファックス機能の説明と、そのメリットを2つ挙げて解説させて頂きたいと思います。

事業者様の日頃の業務の一助として、ぜひ最後までお読み頂けるとうれしいです。

  1. 『ペーパーレスファックス機能』とは
  2. 『ペーパーレスファックス機能』2つのメリットを解説
  3. まとめ
  4. お勧め複合機レンタルサービス

この記事のポイント

  • ペーパレス機能とは
  • 利用するメリット

『ペーパーレスファックス機能』とは

複合機におけるペーパーレスファックス機能とは、ファクス受信したデータを用紙にプリントせず、複合機本体にダイレクトに保存できる機能のことです。
送信元の電話番号(相手先)ごとにフォルダに振り分けたり、指定した宛先に転送することも出来ます。用紙に印刷しないので、ペーパーレス化に貢献できますよね。CSR活動を進めている企業にとって価値のある、注目されている機能なんです。

ただ、このペーパーレス機能は標準装備というわけではありません。機種によっては標準装備されてなかったり、そもそも古い機種ですと導入さえ出来ない場合があります。比較的、新しい機能だからなんですね。

すでに複合機をお持ちでしたら、ソフトをインストールすればこのペーパーレス機能を追加できるかもしれません。専門のエンジニアに相談してみましょう。

また、これから新しい複合機の導入をお考えの場合でしたら、このペーパーレス機能が付いているか確認されることを強くお勧めします。

『ペーパーレスファックス機能』2つのメリットを解説

まず挙げられるのは紙の節約ですね。印刷をしないので用紙代とインク代が安く抑えられます。その他にも以下のメリットがあります。

メリット1、業務の効率化

1つ目は業務効率化を図れるというメリットです。

小規模の事業主や商店の場合、IT化が進んでおらずファクスでの受発注も少なくありません。そんな取引先からのファクスをデータとして保存できますので、わざわざ紙の文書をスキャンしたりコピーする必要は無くなります。。

また、データ管理も容易になります。電話番号や顧客ごとにデータをフォルダに振り分けられますので、業務効率は向上するでしょう。
特定の担当者のフォルダを指定して保存したり、メールを設定して転送することも可能です。とても便利で効率的ですよね。

メリット2、ファクス文書の紛失防止

2つ目は、ファクス文書の紛失を防止できるというメリットです。

必要なファクス文書を誤ってシュレッダーにかけてしまったら?たまにはありますよね。でも

ペーパーレスファックス機能が装備された複合機なら、受信したファクスのデータは本体に保存され続けるので安心です。再び印刷すれば良いだけですからね。
ただし、本体に保存されたデータを誤って消したりするなどのリスクは常にあります。バックアップを定期的に行うなど、セキュリティ意識の向上には力を入れたほうが良いでしょう。

『ペーパーレスファックス機能』の有無をチェック!

まとめ

いかがだったでしょうか。

複合機のペーパーレス機能は、紙の節約だけでなく業務の効率化や文書やデータの紛失防止にも役立つ、とても便利な機能だとご理解頂けたかと思います。

これから複合機を新規で導入されたり、入れ替えをご検討中の事業者様は、ぜひペーパーレス機能が装備されている機種をチェックして選んでみましょう。

それでは最後までお読みいただき、ありがとうございました。

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