はじめに
コピー機や複合機の導入を検討する際、耳にする言葉をご存知でしょうか？
それは『保守契約』です。
「聞いたことはあるけどどういった契約なの？」
「保守契約って入っておいたほうがいいの？」
こういった声をよく聞くため、今回の記事ではコピー機や複合機の保守契約について徹底的に解説していきます。
また実際の内容や料金についても詳しく解説していきますので最後まで読んでみて下さい。
それではまずはじめに保守契約について解説をしていきます。
保守契約とは？？
保守契約とは、コピー機や複合機の定期点検や故障した際にメンテナンススタッフが駆け付け、対応してもらえるサービスです。
具体的な保守契約の内容は以下3点になります。
- 定期的なメンテナンス
- 故障時の修理
- トナーなど消耗品の補充
もしも急にコピー機や複合機が壊れてしまってもサービスマンが駆けつけてくれます。
こういったサービスを無償で受けることが出来るため、多くのオフィスで保守契約を結んでいるのです。
それでは保守契約の具体的メリットとはどのようなところでしょうか？
保守契約を結ぶメリット
メンテナンスをしているので故障が発生しづらい
コピー機は精密機械のため、頻繫に不具合が起きる可能性があります。
しかしながら日常的にメンテナンスを行っていれば、安定してお使い頂けることが可能です。
そのようなメンテナンスが出来るポイントとして、保守契約を結んでいるかどうかになります。
故障時すぐに対応してもらえる
前述しましたが、急に機械が壊れても保守契約を結んでいればメンテナンススタッフが駆け付けてくれます。
業務のために使用するコピー機ですから、緊急時メンテナンススタッフに対応してもらえることはとても安心しますね。
もちろんこの故障時の対応については地方都市など遠方でもサポートしてもらえるため大変便利です。
消耗品を購入する手間が省ける
トナーがなくなるタイミングにメンテナンススタッフが来てくれてそれを交換をしてもらえます。
そういったメリットがあるため以下フローの手間が省けます。
- 機械と互換性のあるトナーを探す
- トナーを注文する
- トナーを受け取る
- 自分でトナーを交換する
また使用後のトナーはメンテナンススタッフが回収してくれますので、ゴミの分別に困ることもないため安心です。
それでは次のところで保守契約の種類について解説をしていきます。
保守契約の種類
コピー機や複合機のリース契約や購入をした際に結べる保守契約は主に4種類です。
以下のものはそれぞれ4種類の契約形態比較表となります。
| カウンター契約 | スポット契約 | キットトナー契約 | 年間保守契約 | |
| 定期メンテナンス | 無料 | サービスなし | サービスなし | 販売店により異なる |
| トナーの補充 | 無料 | 有料 | 有料※高額 | 販売店により異なる |
| 修理の技術量 | 無料 | 有料 | 無料 | 無料 |
| メンテナンススタッフ派遣費用 | 無料 | 有料 | 無料 | 無料 |
| 支払い | 毎月 | 依頼毎 | トナー切れ毎 | 年間 |
▼カウンター契約
印刷１枚あたりの単価設定がされているもので、印刷枚数に応じた保守料金を毎月支払い保守サービスが受けられる。
モノクロ印刷よりもカラー印刷のほうが単価が高くなることが特徴です。
▼スポット契約
販売店との定期契約は結びませんが、コピー機の故障時に都度修理サービスをしてもらう契約となります。
ただ厳密には一般的な保守契約から外れていますのでその点は注意が必要です。
▼キットトナー契約
専用のトナーを購入し保守サービスが受けられる契約となり、トナーを使用している期間に限り故障時のサービスを無料で受けられます。
しかしながら、専用のトナーはメーカーや正規代理店からしか購入できません。
もしも量販店などから購入したことがバレてしまうと契約違反となり、罰金等が発生してしまう可能性があるため注意をして下さい。
▼年間保守契約
年間契約の料金を支払い、保守サービスが受けられる契約なのですが、現在はほとんど業界に存在しない契約形態となります。
その理由としてメリットがほとんどなく、業界でもあまり評判は良くない契約形態だからです。
それゆえによっぽどの理由がない限りは、カウンター契約などその他契約形態をおすすめします。
それでは次のところで料金相場について見ていきましょう。
料金の相場について
紹介した4つの保守形態のうち、業界で最も多く契約されているカウンター契約の料金相場をここではご紹介します。
- モノクロ：1枚あたり約2円
- カラー：1枚あたり約13円
リース会社によって料金は異なりますが、印刷速度が早いほど単価も高くなることは覚えておいて下さい。
さて、ここまで保守契約についてご紹介をしてきましたが、ここでは保守契約を結ぶ上での注意点や疑問についてお答えしていきます。
気を付けておきたい注意点
契約を結ぶ上で決め手となるのはやはり料金ではないでしょうか？
でもですね、保守契約の安さだけで契約を決めてしまうと後悔をしてしまうかもしれません。
なぜならば保守契約は形態によって内容に違いがあり、各販売店でサービスの品質が異なってくるからです。
そのため安さにつられて契約をしてしまうとメンテナンススタッフ対応の質が悪かったりします。
また急ぎで修理をしてもらいたいのに、メンテナンスに来る日が数日後になってしまう可能性もあるのです。
いくら安くてもせっかく入る保守契約サービスがこのような感じで質が低くては安心できませんよね。
だから保守契約の内容を決める際は料金だけでなく、サービスの品質など細かい部分まで確認をしてみて下さい。
それでは最後に保守契約のQ&Aについて見ていきたいと思います。
保守契約Q&A
Q『保守契約は必ず契約をしないといけませんか？』
A：リースで新品のコピー機を導入する場合は契約が必須であり、中古のコピー機を購入する場合は任意となります。
Q『後から保守契約を結ぶことは可能ですか？』
一部の中古販売店では契約が可能です。
ただ注意点があり、契約前に機械の点検や部品交換などの準備で別途費用が発生することがあります。
Q『保守契約はいつでも解約ができますか？』
リースでコピー機を導入している場合は、契約満了まで解約は出来ません。
また中古の場合は、販売店との契約内容によって異なりますがいつでも解約できるケースが一般的です。
Q『保守契約の解約の際、感光体ドラムを返さないといけませんか？』
リースでコピー機を導入していれば感光体ドラムを返却する必要があります。
反対に中古で購入していれば購入者に所有権があるため返却は不要です。
終わりに
さてここまで、コピー機や複合機についての保守契約について解説をしてきました。
またコピー機や複合機についての保守契約内容や料金を見てきましたがいかがだったでしょうか？
結論としましては、何かしらの保守契約は結んでおいた方が良いです。
なんと言ってもコピー機や複合機は精密機械で壊れやすく、個人で修理を行おうとすると費用が高額になってしまうからですね。
一方で、保守契約の中でカウンター契約が一番良いような気がします。
ただし、リース契約でのカウンター料金は本体リースとカウンター料金で毎月5万円近くかかってしまうこともある。
それについてはとても高いと思うので、コピー機や複合機レンタルを利用してみたらいかがでしょうか？
レンタルの場合はなんと月々1万円程度が相場となっているため非常にお得です。
詳しくは人気レンタル会社3社をまとめてみましたのでこちらを参考にしてみて下さい。
本日の記事が何かの参考になれば幸いです。
最後まで読んで頂きありがとうございました。
