はじめに
業務用の複合機やコピー機をオフィスに導入する際は、リース、購入、レンタルの3つの方法があります。
「一体どの方法が一番お得なの？」
このように思ってしまい、どの導入方法が良いのか悩んでしまう人も多いと思います。
そう思ってしまう会社のコピー機や複合機管理者（総務担当者）様向けに今回は記事を書かせて頂きました。
業務用の複合機やコピー機のメリットやデメリットを比較しながら解説させていただきます。
今回の記事を読んで頂ければリース契約、直接購入、レンタルどの方法で導入すれば良いかが分かりますので最後まで読んでみて下さい。
それではまずはじめに一括購入についてのメリットについてお話をしていきます。
一括購入のメリットとデメリット
メリット
長い目で見た時支払う料金を抑えることができる
一括購入のメリットとして挙げられるのは、リース代を毎月支払う必要がなく、金利もとられない点です。
長期間コピー機や複合機のリースを利用した場合、支払った総額が購入費用よりも割高になります。
これは車をローンで買うことと同じく、金利が上乗せされるからです。
ただ一括購入の場合は最初にお金をまとめて支払いますので、利息上乗せがないため最低限の料金で購入が可能となります。
資産計上が可能
業務用のコピー機や複合機を購入すれば自己所有物となるため、10万円以上の製品であれば資産として計上できます。
またそのような資産は自分のものなので誰かに転売をしたりなど使い方は自由です。
そのためもしも急なお金が必要になった場合などは、転売をしてしまいその利益を自由に使うことも可能なのです。
デメリット
初期費用が高い
トータルで支払う金額が安くなるとはいえ、最初に支払う金額は100万円以上してしまうこともあります。
そのようなお金を出せる企業は限られてしまうかもしれません。
また業務用のコピー機や複合機が古くなったら買い替えが必要で、その際にもまたお金が必要になってしまいます。
反対にリース契約の場合は、契約更新時に新しい製品に交換することができたりもするのでとても便利です。
中古の購入はリスクが高い
新品のコピー機や複合機に比べて、安い金額で購入できることが中古品購入の強みです。
しかしながら中古の複合機やコピー機の場合は新品よりも故障するリスクが当然高くなります。
それに加えて中古の複合機やコピー機の修理対応費は、新品の場合と比べて割高になってしまう。
また使っている部品自体が製造中止になってしまうリスクもあります。
その結果、製造されてから年月が経過した機種の場合、メーカーに修理を依頼できなかったりするので注意が必要です。
それでは次のところでは業務用コピー機や複合機リース契約のケースです。
リース契約のメリットとデメリット
メリット
初期費用がかからない
前述しましたが、業務用の複合機やコピー機を購入する場合は最初に多額の費用がかかります。
一方で、リース契約の場合は費用負担が毎月の支払いに分散するため初期費用を数万円に抑えることができる。
これに関しては、特にオフィスの開設時や起業時などは嬉しいかもしれません。
またそれ以外の普通のオフィスに関しても、いきなり数百万円の出費は痛いです。
それよりも毎月数万円支払っていくリース契約の方がお財布に優しいと感じるかもしれませんね。
経費として処理が可能
複合機やコピー機のリース料金はそのまま経費として会計処理ができるため、支払った経費は売上から差し引いて節税対策となります。
一方で、購入の場合は複合機やコピー機が資産として扱われるため、減価償却および固定資産税の支払いが発生しまう。
リースの場合は所有権がリース業者に帰属するため資産として扱われない点もメリットだと思います。
トラブル対応が無料
コピー機や複合機のリース契約の場合は、多くの場合カウンター料金というものをリース料金とは別に支払うことになります。
そしてこのカウンター料金を支払っていれば業務用コピー機や複合機のメンテナンス費用が無料です。
そのためもしも機械が壊れてしまっても無償ですぐにサービスマンが来てくれるし、ちょっとしたトラブルでも電話サポートしてくれます。
こういったお得な特典がついていることがリース契約の特徴です。
デメリット
途中解約が出来ない
複合機やコピー機でのリース契約期間は通常5年から7年です。
一度契約をしてしまうと、その間は途中解約が原則できないという決まりになっています。
万が一途中解約をする場合は、リース料金の残りをすべて支払う義務が発生してしまうのです。
そのため契約をする前にしっかりと5年、7年の間コピー機や複合機が必要なのかを検討しなくてはなりません。
審査が厳しい
コピー機や複合機のリース契約を契約する前に事前審査があります。
その審査がとても厳しいのです。
その理由は、5年、7年とその会社が返済能力があるかを確かめなくてはならないからです。
もしもリース契約をした後でその会社が倒産してしまったらリース料金を回収できません。
回収できないとコピー機や複合機の料金を、今度はリース会社がメーカーに支払わなくてはならないのです。
そのようなリスクを避けるためにリース契約をする前の審査が厳しいことを覚えておいて下さい。
それでは次のところではレンタルの場合のメリットとデメリットです。
レンタルのメリットとデメリット
メリット
短期間の契約も可能
レンタル契約とは、レンタル業者が所有しているコピー機や複合機を希望する期間だけ借りることができるサービスです。
つまり5年や７年契約のリース契約とは違い、短期間の契約ができることがレンタルの最大のメリットとなります。
その際にはもちろん中途解約は可能です。
本来ならば1年間借りようとしていたけれどそれが半年になっても問題ありません。
電話一本でレンタル期間の変更が可能なためお得です。
またリース契約では事前審査が厳しかったですが、レンタルの場合は審査自体がないということも特徴となります。
コスパが良い
レンタルの場合はリース契約と比べるとコスパが断然お得です。
- リース契約は月に2万円〜3万円
- レンタル契約は月に1万円程度
リース契約の場合はカウンター料金を含めて大体月に数万円程度の費用がかかってしまいます。
反対にレンタルの場合は製品が中古品ではありますが、月に1万円前後のところが多いためお得です。
また安いところではなんと3000円からレンタルサービスを提供しているところもあるので驚きですよね。
デメリット
最新機種を選べない
対象となる業務用の複合機やコピー機のほとんどが中古品なため新品をレンタルすることは出来ません。
レンタル業者が借りようとしている時点で保有している機種の中から選ぶことになります。
そのため最新の機種を選ぶことは出来ない点はデメリットです。
ただしレンタルされる業務用のコピー機や複合機については最低限のスペックは満たしています。
そのためレンタルのコピー機や複合機を使ったからといって業務に影響が出てしまうことはないのでご安心下さい。
終わりに
さてここまで、業務用のコピー機や複合機はリース、直接購入、レンタルどれがお得なのかを解説してきましたがいかがだったでしょうか？
リース、直接購入、レンタル共にメリットやデメリットはそれぞれあります。
そのためコピー機や複合機を導入しようとしているオフィスがどの点に着目しているかが鍵となってくるはずです。
もしも最新機種にこだわるならば直接購入やリース契約を検討するべきだと思います。
反対に新しさやスペックではなく、使い勝手やコスパを重視したいのならばレンタル契約がお勧めです。
レンタル契約に関しては人気レンタル業者3社をまとめてみましたのでこちらを参考にしてみて下さい。
本日の記事が何かの参考になれば幸いです。
最後まで読んで頂きありがとうございました。
